บทบาทของผู้จัดการโครงการ
ผู้จัดการโครงการ ...
พัฒนาความคิดที่ยิ่งใหญ่
งานแรกของผู้จัดการโครงการคือการพัฒนาความคิดที่ยิ่งใหญ่ มันไม่ได้เป็นเช่นนี้เสมอไป ไม่นานที่ผ่านมาผู้จัดการโครงการคาดว่าจะได้รับความคิดที่เต็มเปี่ยมอาจเป็นกรณีธุรกิจที่เต็มรูปแบบและเปลี่ยนที่เป็นโครงการที่สามารถดำเนินการได้
วันนี้บทบาทของผู้จัดการโครงการมีวิวัฒนาการค่อนข้างมากและคุณมีแนวโน้มที่จะพบว่าตัวเองมีส่วนร่วมตั้งแต่ก่อนหน้านี้และก่อนหน้านี้ในโครงการก่อนที่โครงการจะกลายเป็น 'โครงการ'
คุณจะร่วมงานกับผู้สนับสนุนโครงการเพื่อสร้างความคิดที่จะสร้างภาพเริ่มต้นของโครงการและพิจารณาว่าเป็นไปได้หรือไม่
ร่วมทีม
ถ้าความคิดที่ยิ่งใหญ่ของคุณเป็นไปได้จากนั้นขั้นตอนต่อไปของคุณคือการรวมทีมงานที่สามารถทำงานได้เพื่อเปลี่ยนแนวคิดดังกล่าวให้เป็นจริง คุณจะต้องมีผู้คนจำนวนมากที่สามารถบรรลุ บทบาท ต่างๆ ในทีมงานโครงการ ได้
คุณต้องการผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาในแต่ละพื้นที่ทำงาน แต่คุณจะต้องพิจารณาถึงความพร้อมใช้งาน ผู้จัดการโครงการไม่สามารถรับพนักงานที่พวกเขาต้องการในทีมเพราะผู้เชี่ยวชาญเหล่านั้นยุ่งเกี่ยวกับโครงการอื่น ๆ ถ้าคุณไม่สามารถรอให้พวกเขาพร้อมให้บริการได้คุณจะต้องทำงานกับคนที่พร้อมให้บริการ
คุณไม่จำเป็นต้องมีส่วนร่วมกับทีมตลอดเวลา ผู้เชี่ยวชาญบางคนเช่นทนายความหรือเจ้าหน้าที่ด้านข่าวจะต้องเข้าร่วมทีมในจุดที่เกี่ยวข้อง ส่วนหนึ่งของทักษะในการจัดการโครงการและการจัดการทรัพยากรคือการทำให้แน่ใจว่าคุณได้แจ้งให้พวกเขาทราบว่าภารกิจของพวกเขากำลังเกิดขึ้นและนำพาพวกเขาให้ทันกับโครงการเมื่อความเชี่ยวชาญของพวกเขาเป็นสิ่งจำเป็น
การจัดสิ่งที่จะเกิดขึ้น
ในระหว่างการเริ่มต้นโครงการและขั้นตอนการเริ่มต้นในช่วงต้นคุณจะได้ร่วมงานกับทีมของคุณเพื่อกำหนดสิ่งที่ต้องทำ ที่เกี่ยวข้องกับการกำหนดความหมายที่ชัดเจนสำหรับการทำงานและทำให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจวัตถุประสงค์
เป็นประโยชน์มากที่จะกล่าวถึงสิ่งเหล่านี้ในแง่ของมูลค่าทางธุรกิจหรือประโยชน์ต่างๆกล่าวอีกนัยหนึ่งคืออธิบายว่าเหตุใดคุณจึงต้องลงมือทำงานชิ้นใหม่นี้
นำทีม
ตอนนี้คุณได้รวบรวมทีมของคุณและทุกคนก็รู้ว่าคุณต้องทำอะไรร่วมกันเป็นหน้าที่ของผู้จัดการโครงการเพื่อให้มั่นใจว่าทีมงานทั้งหมดทำงานร่วมกันเพื่อให้บรรลุเป้าหมายดังกล่าว
มันยากกว่าเสียง! ประสบความสำเร็จในการเป็นผู้นำทีมหมายถึงการเจรจาต่อรองความท้าทายของความขัดแย้งความขัดแย้งและการสื่อสารตลอดเวลา คุณต้องกระตุ้นให้ทีมงานของคุณทำงานได้ดีแม้ว่าเวลาจะยาก นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมการให้คำปรึกษาและการพัฒนาคนที่ทำงานในโครงการแม้ว่าจะไม่ได้ทำงานให้กับคุณโดยตรง ค่าใช้จ่ายมักลืมเกี่ยวกับโครงการ แต่จำไว้ว่าคนทำงานได้ดีขึ้นหากพวกเขารู้สึกว่าพวกเขาได้รับการเคารพและสนับสนุนให้ทำงานได้ดีที่สุด หากคุณสามารถทำให้โครงการของคุณเป็นสถานที่ที่ผู้คนเติบโตและพัฒนาทักษะใหม่ ๆ คนจะต้องการทำงานร่วมกับคุณ
ทีมชั้นนำยังเกี่ยวข้องกับการตั้งค่าและจัดการความร่วมมือในทีม ซึ่งอาจเป็นผ่านเครื่องมือการจัดการโครงการออนไลน์หรือการประชุมทีมงานแบบเห็นหน้าหรือสิ่งที่อยู่ระหว่าง การทำงานร่วมกันและสร้างความรู้สึกของ "ทีม" จะช่วยให้ทรัพยากรของโครงการของคุณสามารถรับมือกับความขัดแย้งได้หรือเวลาที่ยากลำบากในโครงการเช่นกำหนดเวลาที่จะต้องดำเนินการต่อ
การจัดการเงิน
โครงการค่าใช้จ่ายเงินและความสามารถในการ ใส่งบประมาณโครงการ เป็นทักษะสำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการ อย่างไรก็ตามบทบาทของคุณไม่ได้จบลงที่นั่น คุณต้องสามารถจัดการเงินและควบคุมค่าใช้จ่ายของโครงการได้
คุณสามารถทำได้โดย:
- การพัฒนาประมาณการที่ครอบคลุมงานทั้งหมดของโครงการและทรัพยากรที่จำเป็น
- การทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญเรื่องของคุณเพื่อให้แน่ใจว่าสิ่งเหล่านี้ครอบคลุมและครบถ้วน
- ใช้ค่าประมาณของคุณเพื่อสร้างงบประมาณโครงการ
- ใช้งบประมาณของคุณเพื่ออธิบายให้ผู้สนับสนุนโครงการทราบและมีความชัดเจนว่าโครงการจะมีต้นทุนเท่าไร
จากนั้นตลอดทั้งโครงการคุณสามารถจัดการค่าใช้จ่ายของคุณผ่านการควบคุมต้นทุนที่ถูกต้อง นี้เกี่ยวข้องกับการเปรียบเทียบสิ่งที่คุณกำลังใช้จ่ายในชีวิตจริงเพื่อประมาณการและงบประมาณโครงการที่คุณใส่กัน หวังว่าพวกเขาจะไม่ไกลเกินไป แต่ถ้าคุณสังเกตเห็นแนวโน้มการใช้จ่ายค่าประมาณมากเกินไปหรือไม่ถูกต้องคุณก็จะเร็วพอที่จะแก้ไขได้ด้วยความโชคดี คุณสามารถแก้ไขสิ่งที่คุณสังเกตได้เท่านั้นดังนั้นการควบคุมค่าใช้จ่ายที่ดีเป็นสิ่งสำคัญ
เคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญ: การควบคุมค่าใช้จ่ายที่ดีเกี่ยวข้องมากกว่าการติดตามการใช้จ่าย นอกจากนี้คุณยังต้องตรวจสอบปริมาณงานที่ทำในโครงการ เป็นการผสมผสานกันของเงินและงานที่เสร็จสมบูรณ์ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถดูว่าโครงการมีการใช้จ่ายเกินกว่าความหมายหรือไม่
การตัดสินใจ
เราจะได้รับสิ่งหนึ่งอย่างตรงไปตรงมา: ในขณะที่สปอนเซอร์โครงการมีไว้สำหรับการตัดสินใจที่ใหญ่โตคุณเป็นผู้จัดการโครงการและมีส่วนรับผิดชอบต่อการตัดสินใจส่วนใหญ่ในโครงการ แม้แต่คนใหญ่ แม้ว่าคุณจะไม่ได้ตัดสินใจคุณจะวางคำแนะนำสำหรับการตัดสินใจที่คุณคิดว่าผู้ให้การสนับสนุนควรใช้เนื่องจากคุณมีรายละเอียดทั้งหมดและใช้เวลาหลายปีในการพิจารณาและอาจไม่มีความสามารถในการทำ ที่.
ดึงดูดผู้มีส่วนได้เสีย
ไม่นานที่ผ่านมาวรรณกรรมการบริหารโครงการได้พูดถึง 'การจัดการผู้มีส่วนได้เสีย' วันนี้ได้รับการยอมรับว่าคุณไม่สามารถ "จัดการ" ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียได้ มันดูไร้สาระและดูถูกเล็กน้อยเพื่อแนะนำให้เราพูดถึง "การมีส่วนร่วม" กับพวกเขาแทน
ในทางปฏิบัติเครื่องมือที่เกี่ยวข้องไม่ได้เปลี่ยนไป - เป็นเพียงสำนวนและทัศนคติที่ต่างกัน คุณยังคงวางแผนว่าใครเป็นผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการนี้และพวกเขามีอิทธิพลหรือมีอิทธิพลอย่างยิ่งต่องานที่คุณทำอยู่หรือไม่ พัฒนาแผนการสื่อสารและนำไปปฏิบัติ
การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหมายถึงการทำงานกับคนที่ได้รับผลกระทบจากโครงการเพื่อให้มั่นใจว่าพวกเขาเข้าใจถึงการเปลี่ยนแปลงที่จะเกิดขึ้น
อ่านต่อไป: การ จัดการกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก (เพราะทุกคนไม่ใช่เรื่องง่ายที่จะทำงานด้วย)
ส่งมอบเป้าหมายของโครงการ
คุณจะทำเช่นนี้ด้วยการมีส่วนร่วมของทีมของคุณและเป็นสิ่งที่งานทั้งหมดได้รับจนถึงปัจจุบัน
ความสามารถในการให้บริการได้อย่างมีประสิทธิภาพในสิ่งที่คุณสัญญาต้องอาศัยความชัดเจนเกี่ยวกับสิ่งที่ควรจะเป็น คุณจะต้องระบุถึงปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญและมาตรการที่จะนำมาใช้เพื่อประเมินว่าคุณประสบความสำเร็จในสิ่งที่คุณกำหนดไว้หรือไม่
ควรระบุไว้ใน กรณีธุรกิจ หรือเอกสารการริเริ่มโครงการของโครงการ (หรือทั้งสองอย่างเพื่อให้รายละเอียดแตกต่างกันไป) ดังนั้นมันควรจะค่อนข้างตรงไปตรงมาเพื่อดูว่าเป้าหมายเหล่านั้นมีอะไรบ้าง - มันง่ายน้อยลงเพื่อให้แน่ใจว่าคุณกำลังส่งมอบให้
การวางแผนที่ดีความเป็นผู้นำที่แข็งแกร่งและความสามารถในการมองเห็นภาพรวมทั้งรายละเอียดจะช่วยได้อย่างมาก
จัดการการถ่ายทอดสด
การบรรลุเป้าหมายของโครงการไม่ใช่การสิ้นสุดบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ สิ่งที่สำคัญที่สุดเมื่อสิ้นสุดระยะการดำเนินงานคือเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้มอบอำนาจที่ชัดเจนและสมบูรณ์แก่ทีมงานที่กำลังจะจัดการโครงการให้ก้าวไปข้างหน้า
การส่งมอบที่ดีหมายความว่าคุณสามารถทำขั้นตอนกลับได้ คุณจะไม่ได้เป็นคน "ไปที่" ต่อโครงการอีกต่อไปและคุณจะสามารถไปยังโครงการถัดไปของคุณได้โดยรู้ว่าทีมงานธุรกิจสามารถทำสิ่งที่ดีที่สุดในสิ่งที่คุณได้มอบให้กับพวกเขาได้
แบ่งปันความรู้
"บทเรียนที่ได้เรียนรู้" คือวิธีการที่เราอธิบายถึงสิ่งที่ได้เรียนรู้ผ่านโครงการที่สามารถใช้กับโครงการริเริ่มอื่น ๆ ได้ในอนาคต ผู้จัดการโครงการควรจัดประชุมบทเรียนที่ท้ายโครงการ ช่วยให้ทีมเติบโตและรักษาความรู้ขององค์กร กล่าวอีกนัยหนึ่งก็จะทำให้ บริษัท ผิดพลาดอีกครั้ง
นั่นคือสิ่งที่ผู้จัดการโครงการทำทุกวัน รายการสิ่งที่ต้องทำจริงๆของคุณอาจแตกต่างจากรายการนี้เล็กน้อย แต่งานทั้งหมดที่มีอยู่จะช่วยสนับสนุนองค์ประกอบเหล่านี้ในการเป็นผู้จัดการโครงการ เป็นงานที่หลากหลายและท้าทาย แต่ก็ยังแตกต่างกันไปและเป็นทางเลือกในการทำงานที่ยอดเยี่ยม!