วิธีการตรวจสอบโครงการอย่างเป็นทางการคืออะไร
การตรวจสอบโครงการเป็นการออกกำลังกายอย่างเป็นทางการ
เทียบเท่าทางการมักเรียกว่า peer review นี่คือที่เพื่อนร่วมงานมองข้ามโครงการของคุณและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้องและให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณควรจะใช้เวลาอีกสักหน่อย
การตรวจสอบโครงการเป็นไปอย่างเป็นทางการเนื่องจากพวกเขามักจะมีชุดคำถามที่กำหนดไว้และดำเนินการโดยผู้ที่ทำสิ่งนั้นเป็นประจำ
ใครเป็นผู้ดำเนินการตรวจสอบโครงการ
ผู้ที่ทำโครงการตรวจสอบโครงการของคุณอาจเป็นผู้จัดการโครงการคนอื่น (อาจเป็นคนที่มีประสบการณ์ในการทำงานโครงการ) แต่มีแนวโน้มที่จะเป็นคนจากสำนักงานโครงการที่ดำเนินการตรวจสอบเป็นประจำ
มันเป็นไปได้ที่จะเป็นคนที่คิดว่าตัวเองเป็นกลางดังนั้นจึงจะไม่เป็นผู้จัดการสายงานหรือผู้สนับสนุนโครงการของคุณ อาจเป็นทีมคนขึ้นอยู่กับขนาดของโครงการ
การเตรียมความพร้อมสำหรับการตรวจสอบโครงการ
ประการแรกและสิ่งสำคัญที่ต้องจัดให้มีคือให้สำเนาเอกสารโครงการของคุณให้ผู้สอบบัญชีตรวจสอบ
ถ้าคุณมีผู้ ประสานงานโครงการ ขอให้พวกเขาดึงชุดเอกสาร (โดยเฉพาะอิเล็กทรอนิกส์) คุณควรมีข้อมูลทั้งหมดของคุณเข้าถึงได้โดยง่าย แต่แม้ว่าคุณจะทำขั้นตอนนี้ยังคงใช้เวลาอยู่ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมี แผนโครงการ บันทึกความเสี่ยงบันทึก ข้อมูล งบประมาณ และกำหนดเวลาสำหรับผู้สอบบัญชี
ผู้ที่ต้องการมีส่วนร่วม
นี้ขึ้นอยู่กับชนิดของสิ่งที่ผู้สอบบัญชีต้องการดู คุณเป็นผู้จัดการโครงการจะต้องใช้เวลากับพวกเขา คาดหวังให้สมาชิกในทีมของคุณได้รับเชิญเข้าร่วมสนทนากับผู้สอบบัญชี
โปรดจำไว้ว่ายิ่งพวกเขาใช้เวลาในการทำงานเกี่ยวกับการตรวจสอบมากเท่าใดเวลาในการทำงานโครงการก็น้อยลงเท่านั้นดังนั้นคุณอาจต้องเลื่อนกำหนดการกิจกรรมบางอย่างและทำงานช้ากว่าในช่วงเวลาการตรวจสอบ
ระยะเวลาในการตรวจสอบโครงการ
ไม่มีระยะเวลาคงที่สำหรับการตรวจสอบโครงการ ในโครงการขนาดใหญ่คุณจะพบว่าต้องใช้เวลานานมาก ในโครงการขนาดเล็กผู้สอบบัญชีสามารถทำได้ภายในไม่กี่ชั่วโมง ทันทีที่คุณรู้ว่าโครงการของคุณกำลังจะได้รับการตรวจสอบขอให้ทีมตรวจสอบของคุณระยะเวลาที่พวกเขาคาดหวังการทำงานของพวกเขาเอา
สิ่งที่ตรวจสอบมองหา
หากมีการเรียกการตรวจสอบเนื่องจากความกังวลโดยเฉพาะอย่างเช่นการไม่บรรลุเป้าหมายที่มีคุณภาพคุณควรคาดหวังว่าจะได้สำรวจพื้นที่นั้นอย่างละเอียด การตรวจสอบตามปกติจะมีลักษณะกว้าง ๆ ในส่วนต่างๆของการจัดการโครงการและผลงานที่โครงการกำลังดำเนินการอยู่ จะครอบคลุมเวลาค่าใช้จ่ายและคุณภาพของโครงการและการมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย
วัตถุประสงค์ของการตรวจสอบคือการหาว่าโครงการจะบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่
หากผู้สอบบัญชีรู้สึกว่าจากผลการดำเนินงานในปัจจุบันโครงการจะไม่บรรลุเป้าหมายดังกล่าวเขาหรือเธอจะเสนอคำแนะนำสำหรับการดำเนินการ
ข้อเสนอแนะขึ้นอยู่กับสิ่งที่พบ
คำแนะนำในรายงานของผู้สอบบัญชีจะขึ้นอยู่กับสิ่งที่พวกเขาค้นพบ คาดหวังให้พวกเขามีความรู้สึกดีและพูดได้ง่ายในลักษณะที่จะช่วยให้คุณสามารถปรับตัวได้ง่าย พวกเขาควรจะปฏิบัติ
ผู้สอบบัญชีอาจขอแนะนำว่าโครงการของคุณจะถูกปิดแม้ว่าจะเกิดขึ้นหากพวกเขารู้สึกว่าไม่มีโอกาสที่โครงการใด ๆ จะทำงานจากจุดนี้ต่อไปจะส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กร
ดูการตรวจสอบโครงการของคุณเป็นประสบการณ์ที่ดี ควรให้คำเตือนเบื้องต้นเกี่ยวกับสัญญาณว่าโครงการของคุณมีปัญหาและเป็นโอกาสในการทำงานร่วมกับผู้เชี่ยวชาญที่มีประสบการณ์โครงการ
การใช้คำแนะนำของพวกเขาควรทำให้คุณทีมงานและโครงการของคุณประสบความสำเร็จมากขึ้นและนั่นเป็นสิ่งที่ดีเท่านั้น