ค้นหาระเบียนที่สำคัญได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย
เวลาที่คุณนึกถึงเอกสารสำคัญของคุณก็คือเวลาที่คุณต้องการ และบางครั้งคุณไม่สามารถหาได้เมื่อต้องการเพราะคุณไม่มีระบบจัดระเบียบและรวมศูนย์สำหรับจัดเก็บเอกสารสำคัญของคุณและ / หรือครั้งสุดท้ายที่คุณต้องการคุณก็โยนมันกลับเข้าไปในทะเลของ เอกสารในสำนักงานที่บ้านของคุณแทนที่จะวางมันกลับไปที่มันเป็นของ
เสียงคุ้นเคยหรือไม่?
ด้วยเอกสารสำคัญทั้งหมดที่กระจายอยู่ทั่วบ้านคุณต้องเสียเวลาและพลังงานจากการค้นหา คุณมีความเสี่ยงที่จะสูญเสียข้อมูลบางส่วนไปด้วย แต่ด้วยขั้นตอนง่ายๆคุณสามารถจัดระเบียบเอกสารกระดาษที่สำคัญได้ภายในหนึ่งชั่วโมงสุดสัปดาห์นี้!
คุณจำเป็นต้องมีตู้เก็บเอกสาร 2 ชั้นขนาดเล็กหรือกล่องแฟ้มแขวนแบบพกพาไฟล์แขวนหลายสี (6 สีที่แตกต่างกัน), โฟลเดอร์ manila ด้านบนที่จัดวางไว้สามชั้นและตู้นิรภัยที่ปลอดภัย (ไม่จำเป็น) หรือคุณอาจซื้อกระดาษประสานและแทรกแท็บขนาดใหญ่ เมื่อคุณได้รับสินค้าแล้วนี่คือหกขั้นตอนที่คุณจะทำตามเพื่อจัดระเบียบเอกสารของคุณ
ขั้นตอนที่หนึ่ง: รวบรวมเอกสารทั้งหมดของคุณ
ก่อนที่คุณจะสามารถจัดระเบียบเอกสารสำคัญทั้งหมดของคุณคุณต้องค้นหาเอกสารเหล่านี้ บางครั้งการพูดนี้ทำได้ง่ายกว่าที่ทำ
ตรวจสอบที่บ้านของคุณเช่นในลิ้นชักและกระดาษซ้อนกันบนโต๊ะหรือโต๊ะของคุณ ตรวจสอบกองกระดาษ cluttering ห้องครัว countertops ของคุณรวมทั้งห้องครัวลิ้นชักและตะกร้า
ดูที่ห้องนอนของคุณแต่งตัวและ nightstand (คุณอาจได้ทิ้งพวกเขามีในเช้าตรู่และลืมเกี่ยวกับพวกเขา) สุดท้ายตรวจสอบกระเป๋าถือหรือกระเป๋าถือของคุณเพื่อหาเอกสารสำคัญที่คุณบังเอิญถืออยู่ (opps)
ขั้นตอนที่สอง: จัดหมวดหมู่เอกสารของคุณ
เอกสารที่สำคัญที่สุดตกอยู่ในหนึ่งในหกหมวดหมู่ต่อไปนี้
จัดเรียงเอกสารทั้งหมดที่รวบรวมไว้ดังต่อไปนี้:
- บันทึกบ้านและทรัพย์สิน - จำนองโฉนดที่ดินโครงการปรับปรุงบ้านและใบเสร็จรับเงินคู่มือและการรับประกันเครื่องใช้ข้อมูลข้อมูลภาษีทรัพย์สินนโยบายการประกันบ้านและคู่มือ
- บันทึกอัตโนมัติ - ชื่อบันทึกการบำรุงรักษานโยบายและข้อมูลการประกันข้อมูลการกู้เงินและบันทึกการชำระเงิน
- บันทึกสุขภาพ - นโยบายการประกันสุขภาพคู่มือการประกันผลประโยชน์คำอธิบายเกี่ยวกับประโยชน์ทางการแพทย์ค่ารักษาพยาบาลรายการใบสั่งแพทย์ข้อมูลการใช้จ่ายที่ยืดหยุ่นใบเสร็จรับเงินทางการแพทย์คำสั่งทางการแพทย์นโยบายการประกันชีวิต
- บันทึกทางการเงิน - รายการบัญชีธนาคาร, การคืนภาษี, บันทึกการหักภาษี, บันทึกการลงทุน, บันทึกสินเชื่อ, ใบแจ้งยอดบัตรเครดิต
- บันทึกอิเล็กทรอนิกส์ - สัญญาและสัญญาโทรศัพท์มือถือ ใบเสร็จรับเงินการขายและการรับประกันสำหรับคอมพิวเตอร์แล็ปท็อปและ iPads; แผนบริการเคเบิลและอินเทอร์เน็ตและตั๋วเงิน ใบเสร็จรับเงินของเราเตอร์ไร้สายและคู่มือ
- บันทึกส่วนบุคคล - สูติบัตรใบสำคัญการสมรสหย่าใบรับรองการหย่าร้างเอกสารการรักษาความปลอดภัยทางสังคมบันทึกการฉีดวัคซีนหนังสือเดินทางบันทึกการรับราชการทหารเอกสารการรับศีลล้างบาปและยืนยันพินัยกรรมแผนการฝังศพและข้อมูลสถานที่ฝังศพ หากคุณมีสัตว์เลี้ยงคุณสามารถรวมเอกสารสำคัญ ๆ เช่นข้อมูลสัตวแพทย์และวัคซีนในประเภทนี้
ขั้นตอนที่สาม: ค้นหาเอกสารสำคัญของคุณ
เอกสารสำคัญส่วนใหญ่ของคุณสามารถจัดเก็บไว้ในตู้เก็บเอกสารแบบปกติหรือกล่องเก็บแฟ้มแบบพกพาได้ มีบางอย่าง แต่ที่ควรจะเก็บไว้ในตัวเลือกที่ปลอดภัยทนไฟหรือนอกสถานที่เช่นตู้เซฟ
เอกสารที่สำคัญคือเอกสารที่ยากมากหรือใช้เวลานานมากในการทดแทน ข้อมูลเหล่านี้อาจมีข้อมูลส่วนบุคคลที่ละเอียดอ่อนซึ่งอาจถูกบุกรุกในกรณีที่เกิดการบุกรุกหรือโจรกรรม ในกรณีที่บ้านของคุณถูกทำลายโดยไฟไหม้หรือน้ำท่วมที่คุณต้องการเอกสารที่สำคัญเหล่านี้จะยังคงเหมือนเดิม
สำหรับข้อมูลส่วนบุคคลเอกสารต่อไปนี้ถือเป็นข้อมูลสำคัญ: ข้อมูลด้านความปลอดภัยทางสังคมสูติบัตรใบประกันพร้อมกับข้อมูลการติดต่อของตัวแทนการพินัยกรรมโฉนดที่ดินหนังสือเดินทางหนังสือเดินทางและข้อตกลงหรือข้อตกลงใด ๆ ที่ต้องใช้ลายเซ็นต้นฉบับของคุณ
ทำ รายการหลัก ของเอกสารสำคัญทั้งหมดที่คุณใส่ไว้ในที่เก็บของหรือในที่เก็บของนอกสถานที่
ขั้นตอนที่สี่: ทำซ้ำกระเป๋าสตางค์ของคุณ
ส่วนมากของเรามีข้อมูลที่สำคัญในกระเป๋าของเราในแต่ละวัน คุณรู้หรือไม่ว่าทุกอย่างอยู่ในกระเป๋าสตางค์ของคุณ? คุณจะทำอย่างไรถ้ากระเป๋าสตางค์ของคุณสูญหายหรือถูกขโมย?
ทำสำเนาใบอนุญาตขับรถบัตรผู้บริจาคบัตรประกันสุขภาพบัตรสมาชิกเช่นบัตรสะสมไมล์ของร้านขายของชำร้านขายของชำสโมสรคลังสินค้าและที่สำคัญที่สุดคือบัตรเครดิตและเดบิตทั้งหมด (สำเนาด้านหน้าและด้านหลัง) เก็บสำเนาเหล่านี้ไว้กับเอกสารกระดาษอื่น ๆ ที่สำคัญ:
ขั้นตอนที่ห้า: สร้างระบบการจัดเก็บแบบง่าย
ระบบจัดเก็บข้อมูลที่ง่ายยิ่งมีโอกาสที่คุณจะใช้งานได้อย่างสม่ำเสมอ ถ่ายเอกสารสำคัญแต่ละประเภทและกำหนดสีของไฟล์ที่แขวนไว้:
- ประวัติบ้านและทรัพย์สิน
- บันทึกอัตโนมัติ
- บันทึกสุขภาพ
- บันทึกทางการเงิน
- ประวัติอิเล็กทรอนิกส์
- ประวัติส่วนตัว
เพิ่มจำนวนไฟล์แขวนที่เหมาะสมลงในระบบการจัดเก็บสำหรับจำนวนเอกสารที่คุณมีในแต่ละหมวด
ใช้โฟลเดอร์ manila และสร้างโฟลเดอร์สำหรับแต่ละเอกสารในแต่ละหมวดหมู่ วางโฟลเดอร์ไว้ในส่วนไฟล์ที่แขวนสีที่เหมาะสม
หากคุณซื้อเครื่องตรึงวงแหวนสามแท่งและแท็บแทรกขนาดใหญ่ให้ติดป้ายกำกับแท็บที่มีชื่อบันทึกข้างต้นรูกระดาษเจาะเอกสารทั้งหมดและจัดระเบียบ หากเอกสารไม่ควรเจาะรูกระดาษรูเจาะกระดาษและใส่เอกสารในโฟลเดอร์
ตอนนี้ถ้าเอกสารไม่เป็นความจริงคุณอาจจะเป็นช่วงเวลาที่ว่างสำหรับคุณ คุณสามารถสแกนเอกสารทั้งหมดเหล่านี้บันทึกลงในฮาร์ดไดรฟ์แล้วฉีกทิ้งทั้งหมด แต่ใช้ดุลยพินิจของคุณเองเนื่องจากเอกสารบางอย่างถูกทิ้งไว้ให้ดียิ่งขึ้น ใช้วิจารณญาณที่ดีที่สุดของคุณ
การบำรุงรักษาอย่างต่อเนื่อง
ขณะที่เอกสารสำคัญของคุณถูกจัดระเบียบแล้วให้จัดระเบียบไว้ ในแต่ละเดือนเมื่อคุณชำระค่าตั๋วให้ยื่นเอกสารใหม่ในส่วนที่เหมาะสมของระบบการจัดเก็บของคุณ ในเวลาเดียวกันให้มองหาเอกสารใด ๆ ที่คุณนำออกจากระบบในช่วงเดือนที่อาจยังคงอยู่ในระบบจัดเก็บเอกสาร Re-file พวกเขา ทบทวนเอกสารในระบบการจัดเก็บของคุณอย่างน้อยปีละ 2 ครั้งเพื่อดูว่าจะสามารถล้างข้อมูลได้หรือไม่ ช่วงเวลาที่ดีในการปฏิบัติตามคือช่วงปีแรกและปลายปีการศึกษา
ด้วยความพยายามเพียงเล็กน้อยคุณสามารถเก็บเกี่ยวผลประโยชน์ระยะยาวได้ด้วยการจัดเอกสารสำคัญของคุณ
แก้ไขโดย Elizabeth McGrory