เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจรูปแบบของจดหมายเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้อ่านและดูเป็นมืออาชีพได้ง่าย การใช้คำทักทายที่เหมาะสมและการปิดการสะกดคำและไวยากรณ์และเสียงที่คุณใช้
นี่คือข้อมูลเกี่ยวกับจดหมายธุรกิจรวมถึงการเลือกแบบอักษรระยะเว้นวรรคการจัดรูปแบบระยะขอบสิ่งที่จะรวมไว้ในแต่ละย่อหน้าวิธีการปิดตัวอักษรและตัวอย่างของรูปแบบที่เหมาะสมสำหรับจดหมายธุรกิจ
อักษรตัวอักษร และระยะห่าง
- กำหนดพื้นที่ให้เหมาะสมกับรูปแบบของตัวอักษรธุรกิจที่คุณเขียนโดยมีช่องว่างระหว่างส่วนหัวคำทักทายแต่ละย่อหน้าการปิดและลายเซ็นของคุณ
- เว้นวรรคตัวอักษรและเว้นวรรคระหว่างแต่ละย่อหน้า เมื่อส่งจดหมายที่พิมพ์แล้วให้เว้นวรรคสองช่องก่อนและหลังลายเซ็นที่เขียนไว้
- แสดงเหตุผลให้กับจดหมายของคุณเพื่อให้ข้อมูลการติดต่อวันที่จดหมายและลายเซ็นของคุณเรียงชิดกันไปทางด้านซ้าย
- ใช้แบบอักษรธรรมดาเช่น Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri หรือ Verdana ตรวจสอบให้แน่ใจว่าขนาดตัวอักษรที่คุณใช้มีขนาดใหญ่พอที่ผู้อ่านของคุณไม่จำเป็นต้องเข้าถึงแว่นตาของพวกเขาขนาดตัวอักษรมาตรฐานสำหรับแบบอักษรเหล่านี้คือ 10 จุดหรือ 12 จุด หากคุณส่งจดหมายธุรกิจไปยังองค์กรที่ระมัดระวังมากคุณควรใช้แบบอักษร Times New Roman แบบ 12 จุดแบบดั้งเดิม อย่าใช้แบบอักษรแฟนซีเช่น Comic Sans หรือแบบอักษรลายมือเช่น Lucida ในการติดต่อทางธุรกิจ
มารยาทในการทำธุรกิจและโทน
- คำนำ : ยังคงเป็นมาตรฐานในการใช้ชื่อของผู้รับ (นายนางนางสาวดร. ศาสตราจารย์ผู้พิพากษา) ก่อนที่จะมีชื่อสกุลในคำกล่าวของการติดต่อทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ (ตัวอย่าง: "นายสมิ ธ ที่รัก") คำว่า "รัก" ควรนำหน้าชื่อผู้รับเสมอ ไม่เพียงใช้ชื่อของพวกเขาด้วยตัวเองตามที่คุณอาจจะทำในการติดต่อแบบสบาย ๆ ในทำนองเดียวกันโปรดหลีกเลี่ยงการติดต่อทางธุรกิจกับช่องเช่น "สวัสดี" "สวัสดี" หรือ "สวัสดีตอนเช้า" - จดหมายธุรกิจควรเริ่มต้นด้วย "เรียน [ชื่อและชื่อผู้รับ]" เว้นแต่คุณจะใช้คำทักทาย "To that who อาจกังวล "(ในกรณีเมื่อคุณไม่ทราบชื่อผู้รับ)
- การปิด : การปิดของคุณต้องผิดพลาดในด้านของพรรค "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอแสดงความนับถือ" "ขอบคุณ" "ขอบคุณสำหรับการพิจารณาของคุณ" "นับถือ" และ "มากด้วยความเคารพ" (นี้มัก ย่อ "V / R" เป็นเรื่องธรรมดาในการติดต่อทางทหาร) อย่าใช้การปิดแบบสบาย ๆ เช่น "ต่อ" "ไชโย" "อย่างจริงใจ" "ขอบคุณ!" "TTYL" หรือ "อบอุ่น"
- การเลือกคำและไวยากรณ์ : แม้ว่าคำที่คุณเลือกสำหรับตัวอักษรธุรกิจไม่ควรเป็นแบบโอ้อวดดอกไม้หรือหรูหราคุณควรหลีกเลี่ยงการใช้คำแสลงคำย่อ / คำย่อ emojis หรือข้อความพูด โดยวิธีใดคุณควรใช้เศษประโยคที่มักใช้เมื่อส่งข้อความ ให้ใช้ประโยคที่สมบูรณ์เพื่อดูปลั๊กอินเครื่องหมายจุลภาค (ในกรณีที่มีประโยคสองประโยคมาด้วยเครื่องหมายคอมม่า) พิสูจน์การสะกดผิดและข้อผิดพลาดทางไวยกรณ์อย่างละเอียด
- กระดาษ : หากคุณกำลังร่างจดหมายทางธุรกิจที่เป็นทางการเพื่อส่งทางไปรษณีย์แทนที่จะเป็นอีเมลเอกสารที่คุณใช้ควรเป็นกระดาษสีขาวมาตรฐานที่มีน้ำหนักเหมาะสม - ห้ามใช้เครื่องเขียนที่มีสีสันหรือมีสีสันที่อาจใช้ ในการตลาด "อีเมลขยะ" เป็นการดีที่จะรวมโลโก้ธุรกิจไว้ที่ด้านบนสุดของกระดาษ
ตัวอย่างเลย์เอาต์ตัวอย่างธุรกิจ
ข้อมูลติดต่อ
ชื่อของคุณ
ที่อยู่ของคุณ
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
ที่อยู่อีเมลของคุณ
(เว้นวรรค)
วันที่
(เว้นวรรค)
ข้อมูลติดต่อ
ชื่อ
หัวข้อ
บริษัท
ที่อยู่
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์
(เว้นวรรค)
คำอวยพร
(เว้นวรรค)
เรียน Mr./Ms นามสกุล:
(เว้นวรรค)
ร่างจดหมายธุรกิจ
ย่อหน้าแรกของจดหมายธุรกิจของคุณควรให้คำแนะนำเกี่ยวกับเหตุผลที่คุณเขียน
(ช่องว่างระหว่างย่อหน้า)
จากนั้นในย่อหน้าต่อไปนี้จะให้ข้อมูลเพิ่มเติมและรายละเอียดเกี่ยวกับคำขอของคุณ
(ช่องว่างระหว่างย่อหน้า)
ย่อหน้าสุดท้ายควรย้ำเหตุผลที่คุณกำลังเขียนและขอขอบคุณผู้อ่านในการตรวจสอบคำขอของคุณ
ปิด:
(เว้นวรรค)
ขอแสดงความนับถือ
(พื้นที่สอง)
ลายเซ็น:
ลายมือเขียน (สำหรับจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์)
(พื้นที่สอง)
พิมพ์ลายเซ็น
ตัวอย่างจดหมายและเคล็ดลับการเขียน
ตัวอย่างจดหมาย
ตัวอย่างจดหมายสำหรับผู้หางานรวมทั้งจดหมายสมัครงานสัมภาษณ์จดหมายขอบคุณตัวอักษรติดตามตัวรับงานและจดหมายปฏิเสธจดหมายลาออกตัวอักษรชื่นชมและตัวอย่างจดหมายสมัครงานที่ยอดเยี่ยมมากขึ้น
จดหมายธุรกิจ
การเขียนจดหมายธุรกิจรูปแบบจดหมายธุรกิจทั่วไปและแม่แบบและตัวอย่างจดหมายธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับการจ้างงาน