และวิธีที่คุณสามารถสร้างพวกเขา
คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับหนังสือ Stephen Covey เรื่อง The 7 Habits of Highly Effective People วันนี้ให้ดูที่ 10 นิสัยที่ผู้จัดการโครงการประสบความสำเร็จอย่างสูงร่วมกัน
ฉันเคยเห็นนิสัยเหล่านี้ได้รับการกล่าวถึงซ้ำแล้วซ้ำอีกในการประเมินผลการปฏิบัติงานและในการทบทวนโครงการสิ้นสุดซึ่งลูกค้าทีมหรือผู้สนับสนุนได้เสนอข้อเสนอแนะต่อผู้จัดการโครงการ
คุณไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์ 10 ปีในการส่งมอบทุกครั้ง โดยการเปลี่ยนนิสัยและการแปรงทักษะของคุณคุณจะสามารถเพิ่มโอกาสในการประสบความสำเร็จในโครงการของคุณได้อย่างมาก (และให้เวลาทำงานที่เครียดน้อยลงด้วย)
และไม่เป็นลำดับใด ๆ (นอกเหนือจากหมายเลข 10) มาเริ่มกันเลย!
การใช้ทีมขวา
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จและมีประสิทธิภาพมากที่สุดรู้ถึงความสามารถของสมาชิกในทีม หมายความว่าพวกเขาสามารถจัดสรรการทำงานที่เหมาะสมให้กับคนที่เหมาะสมได้
การใช้ทรัพยากรที่ไม่ถูกต้องในงานอาจนำไปสู่การใช้เวลานานหรือทำไม่ดี ช่วยให้คุณทราบจุดแข็งและจุดอ่อนของบุคคลที่ทำงานร่วมกับคุณเพื่อให้คุณสามารถจัดสรรงานโครงการได้ดีที่สุด
การจัดการปัญหาของโครงการ
ทุกโครงการตีปัญหาเป็นครั้งคราว ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จไม่ปล่อยให้มันเป็นห่วงพวกเขา พวกเขารู้ว่ากระบวนการในการจัดการปัญหาและวิธีที่ดีที่สุดในการจัดการกับปัญหาที่เกิดขึ้น
คุณสามารถทำเช่นนั้นได้เช่นกัน เมื่อคุณทราบวิธีประเมินปัญหาของโครงการแล้วคุณจะพบว่าการจัดการปัญหากลายเป็นเรื่องง่ายที่จะรวมเข้ากับกิจวัตรประจำสัปดาห์ของคุณ ใช้เวลาสักพักเพื่ออ่านรายงานปัญหาของคุณในแต่ละสัปดาห์และคุณจะพบว่าเป็นเรื่องง่ายที่จะจัดการกับปัญหาได้ดี
การรับมือกับการเปลี่ยนแปลง
โครงการมีการออกแบบมาเพื่อเปลี่ยนแปลงสิ่งต่างๆ แต่การเปลี่ยนแปลงแบบนี้เกิดขึ้นกับคนอื่น! เป็นการยากที่จะจัดการกับการเปลี่ยนแปลงที่มุ่งไปที่ทีมงานของโครงการทำให้ตารางงานของโครงการมีรายละเอียดและสร้างงานใหม่และมีการปรับปรุงเอกสารทั้งหมด
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมีขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่พวกเขาทำตาม การทำตามขั้นตอนที่กำหนดไว้ทำให้การกระทำใด ๆ กลายเป็นนิสัยได้ง่ายขึ้นเนื่องจากโครงสร้างและซ้ำซ้อน
ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีลักษณะดังนี้:
- รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
- ประเมินการเปลี่ยนแปลง
- กำหนดจำนวนการทำงานที่จะทำเปลี่ยนแปลง
- จัดเตรียมคำแนะนำเกี่ยวกับว่าจะดำเนินการต่อหรือไม่
จากนั้นคุณจะได้รับการตัดสินใจจากสปอนเซอร์ของคุณเกี่ยวกับว่าคุณควรรวมการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
หมายเหตุ: คุณสามารถอนุมัติการเปลี่ยนแปลงเล็ก ๆ น้อย ๆ บางส่วนได้ตราบเท่าที่อยู่ในระดับอำนาจและอำนาจของคุณ
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จรู้ว่าการรับมือกับการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนหนึ่งของงานและพวกเขามีแผนจะจัดการกับพวกเขาเมื่อพวกเขาเกิดขึ้น
การจัดการต้นทุนโครงการ
เป็นไปได้สูงว่าโครงการของคุณจะก่อให้เกิดค่าใช้จ่ายแม้ว่าคุณจะไม่สามารถควบคุมกระเป๋าได้อย่างเต็มที่ก็ตาม ความสามารถในการจัดการองค์ประกอบทางการเงินในการควบคุมของคุณต้องเป็นนิสัย
ถ้าคุณไม่เข้าใกล้มันเป็นประจำและเป็นประจำคุณจะพบว่างานนั้นใหญ่โตจนไม่สามารถทำอะไรได้ดี
ผู้จัดการโครงการที่ยอดเยี่ยมให้ความสำคัญกับค่าใช้จ่ายด้วยระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ใช้สำหรับใบแจ้งราคาและการประมาณการ รับนิสัยในการใช้ซอฟต์แวร์จัดทำงบประมาณของคุณ (แม้ว่าจะเป็นเพียงสเปรดชีตก็ตาม)
คุณไม่สามารถจัดการค่าใช้จ่ายโครงการของคุณจนกว่าคุณจะมีแผนในสิ่งที่คุณจะใช้จ่าย อ่านเรื่องนี้เกี่ยวกับ วิธีการสร้างงบประมาณโครงการ เพื่อให้คุณสามารถเริ่มต้นได้
การสร้างทีม
ทีมงานโครงการมักจะไม่ทำงานสำหรับคุณดังนั้นทำไมการสร้างแบบเป็นส่วนหนึ่งของนิสัยของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จ?
เป็นเพราะคุณต้องการให้พวกเขาทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพร่วมกันและคุณจำเป็นต้องมีบุคคลที่เกี่ยวข้องในโครงการได้อย่างรวดเร็วเพื่อมาถึงจุดที่พวกเขาไว้ใจซึ่งกันและกัน คุณได้รับที่ผ่านการสร้างทีมงาน
ระวังสถานการณ์ที่ทีมของคุณล้มละลาย การข่มขู่ เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้
การทำความเข้าใจกระบวนการ
นิสัยที่หกของผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จอย่างสูงคือพวกเขาเข้าใจถึงกระบวนการที่มีอยู่ภายในขอบเขตของการควบคุม
นั่นหมายความว่าพวกเขารู้ว่าต้องทำตามขั้นตอนการทำงานอย่างไร พวกเขาไม่ต้องเสียเวลาพยายามหา วิธีการเขียนธุรกิจ เพราะรู้ว่ามีขั้นตอนในการดำเนินการและสามารถทำตามขั้นตอนได้
ผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดไม่ได้เป็นทาสในการดำเนินการ พวกเขารู้ว่าสิ่งที่ถูกต้องคือทำตามขั้นตอนอย่างไร พวกเขารู้ว่าเมื่อใดที่ควรปรับแต่งเล็กน้อยเพื่อให้งานโดยรวมง่ายขึ้นสำหรับทุกคน ตัวอย่างเช่นการที่จะกำจัดระบบราชการออกจากโครงการขนาดเล็กโดยปรับแต่งกระบวนการตามนั้น
การอัพเดตตารางเวลา
ตารางงานโครงการไม่ควรปล่อยให้เป็นไปตามโอกาสและผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดจะเป็นนิสัยในการตรวจสอบตารางเวลาอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้ถูกต้องและอัปเดตอย่างสม่ำเสมอ
มีหลายวิธีในการติดตามความคืบหน้าของโครงการ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดคือคุณทำมัน! หากคุณกำลังดิ้นรนเพื่อสร้างนิสัยนี้ด้วยตัวคุณเองให้จองการประชุมสั้น ๆ ในสมุดบันทึกประจำวันของคุณกับตัวเองและกำหนดเวลาสัปดาห์ละครั้ง ใช้เวลาเดียวกันในแต่ละสัปดาห์และใช้เวลา 30 นาทีเพื่อตรวจสอบว่าคุณอยู่ที่ไหนและสถานที่ที่คุณต้องการ ทำการแก้ไขที่จำเป็นบอกทีมงานและดำเนินโครงการต่อไป
หมายเหตุ: หากการเปลี่ยนแปลงกำหนดการของคุณมีผลกระทบต่อวันที่สิ้นสุดของโครงการหรือในวันที่จัดส่งสำหรับ เหตุการณ์สำคัญ ๆ ให้พูดคุยกับสปอนเซอร์ของคุณ คุณไม่ควรเปลี่ยนหลักการพื้นฐานของแผนขั้นพื้นฐานของคุณโดยไม่ผ่านขั้นตอนการอนุมัติอย่างเป็นทางการ
การจัดการความเสี่ยงโครงการ
รู้ว่า สิ่งที่จะรวมอยู่ในการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณ เป็นสิ่งหนึ่ง แต่โดยปกติการทบทวนและการทำหน้าที่ในความเสี่ยงที่เพิ่มขึ้นนั้นแตกต่างออกไป
ไม่เพียงพอที่จะใช้จุดเริ่มต้นของโครงการเพื่อระบุความเสี่ยงและไม่คิดถึงเรื่องนี้อีก การบริหารความเสี่ยงจำเป็นต้องเป็นส่วนหนึ่งของนิสัยการใช้งานโครงการของคุณเพราะหากไม่มีสิ่งใดก็ตามคุณจะพบว่าความเสี่ยงนั้นกลายเป็นปัญหาและสร้างปัญหาให้กับคุณ
เป็นอีกหนึ่งพื้นที่ที่กระบวนการมาตรฐานและการจองช่องปกติเพื่อทำการตรวจสอบความเสี่ยงสามารถช่วยได้ คุณสามารถรวมเป็นส่วนหนึ่งของการประชุมทีม ทำเป็นนิสัยที่จะทบทวนความเสี่ยงของคุณกับทีมปิดสิ่งที่ไม่เป็นภัยคุกคามอีกต่อไปและวางแผนการดำเนินการสำหรับผู้ที่คุณต้องการลด
เวลาติดตาม
ผู้จัดการโครงการรู้มากเกี่ยวกับ การจัดการเวลาโครงการ แต่มีแนวโน้มที่จะอยู่ในขอบเขตของการตั้งเวลาและการวางแผน สิ่งที่เรากำลังพูดถึงคือการติดตามเวลาเป็นประจำทุกวัน เรากำลังพูดถึง timesheets
ทีมงานโครงการมักไม่ค่อยกระตือรือร้นที่จะใช้ timesheets หากยังไม่เคยทำมาก่อน เครื่องมือซอฟต์แวร์การจัดการโครงการจำนวนมากมีการติดตามเวลาในผลิตภัณฑ์ ที่สามารถทำให้ง่ายต่อการแนะนำการเปลี่ยนไปใช้การติดตามเวลาในฐานะทีมงาน
ไม่ว่าคุณจะติดตามเวลาของทีมหรือไม่ (ซึ่งเป็นที่แนะนำ) สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าเวลาของคุณเป็นอย่างไรในหนึ่งวัน คุณควรจะทำให้มันเป็นนิสัยที่จะเก็บบันทึกของวิธีการที่คุณใช้เวลาของคุณ จะช่วยให้คุณเข้าใจว่าคุณกำลังใช้เวลากับงานโครงการที่มีความสำคัญสูงสุดหรือไม่ คุณอาจคิดว่าคุณเป็น แต่คุณ? Timesheets หรือการบันทึกเวลาในรูปแบบบางอย่างจะช่วยแม้ว่าจะเป็นเพียงบันทึกรายชั่วโมงบน notepad
การนำเสนอการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ
สุดท้ายนิสัยที่ทำให้ผู้จัดการโครงการประสบความสำเร็จมากที่สุดก็คือความสามารถในการถือเอาผลงานของโครงการออกสู่ผลลัพธ์ทางธุรกิจ โครงการของคุณได้รับการออกแบบมาเพื่อให้ได้สิ่งที่น่าอัศจรรย์สำหรับ บริษัท และคุณได้ทำอย่างนั้น ยิ่งใหญ่
แต่ถ้าผู้ใช้ไม่ได้ใช้ผลิตภัณฑ์หรือซอฟต์แวร์ของคุณอย่างรวดเร็วล้าสมัยหรือลูกค้าจะไม่ประหลาดใจในขณะที่คุณเป็นแล้วโครงการของคุณได้รับการเสียเวลา
ทีมงานที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดของโครงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขารู้ว่าผลลัพธ์ทางธุรกิจที่พวกเขากำลังมุ่งมั่น พวกเขาสร้างโซลูชันที่ช่วยให้การเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจเป็นไปอย่างยั่งยืน สิ่งที่พวกเขามอบเมื่อโครงการสิ้นสุดลงจะใช้อย่างสมบูรณ์และนำไปใช้โดยลูกค้าทั้งหมด มันประสบความสำเร็จเพราะได้รับการสร้างขึ้นเพื่อจะประสบความสำเร็จตั้งแต่เริ่มต้น
การทำความเข้าใจวัตถุประสงค์ทางธุรกิจเป็นเกณฑ์สำคัญสำหรับผู้จัดการโครงการที่ต้องการสร้างผลกระทบต่อลูกค้าและผู้มีส่วนได้เสีย ถ้าคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าคุณได้มอบสิ่งที่มีคุณค่าแล้วคุณจะสามารถแสดงให้เห็นถึงผลกระทบที่คุณมีและความคุ้มค่าที่คุณนำเสนอให้กับ บริษัท ได้อย่างง่ายดาย
ทำให้คุณมีนิสัยในการถามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียว่ามีค่าทางธุรกิจตามที่คาดหวังและวิธีที่พวกเขาต้องการใช้สิ่งที่โครงการของคุณมอบให้พวกเขา พูดคุยกับพวกเขาว่าพวกเขากำหนดความสำเร็จอย่างไร คุณสามารถสร้างสิ่งนี้ให้กลายเป็นกระบวนการที่ทำซ้ำได้ในตอนเริ่มต้นของทุกโครงการ
กี่นิสัยเพื่อความสำเร็จคุณมี?
หลังจากอ่านรายชื่อแล้วคุณมีนิสัยเหล่านี้กี่ตัว? อาจมีบางอย่างในที่นี้ที่คุณทำในวันนี้และคนอื่น ๆ ที่คุณรู้ว่าคุณควรพยายามอย่างมากในการทำอย่างสม่ำเสมอ ข่าวดีก็คือการสร้างนิสัยใหม่เป็นเรื่องง่ายนักถ้าคุณมุ่งมั่นที่จะทำมัน เร็ว ๆ นี้สิ่งเหล่านี้จะเป็นลักษณะที่สองและคุณจะเป็นอย่างดีในการเป็นหนึ่งในผู้จัดการโครงการที่ประสบความสำเร็จมากที่สุดใน บริษัท ของคุณ
คนที่คุณจะเริ่มต้นทำงานและสร้างเป็นกิจวัตรประจำสัปดาห์ของคุณหรือไม่
อ่านเพิ่มเติม
ผมขอแนะนำให้อ่าน The Power of Habit โดย Charles Duhig