เก็บโครงการไปข้างหน้า
นอกจากนี้เราจะดูเครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงบางอย่างที่คุณสามารถใช้และวิธีจัดการขอบเขตโครงการได้อย่างไร
ก่อนที่เราจะพูดถึงกระบวนการหรือเครื่องมือต่างๆฉันต้องการพูดคุยเกี่ยวกับแนวโน้มในการเปลี่ยนแปลง
ยอมรับการเปลี่ยนแปลงเกิดขึ้น
การเปลี่ยนแปลงสามารถเกิดขึ้นได้ทุกจุดของ วงจรการจัดการโครงการ
วิธีที่ง่ายที่สุดในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการที่ไม่ปวดหัวคือรู้ว่ามันกำลังจะเกิดขึ้นและวางแผนไว้
มีกลยุทธ์ในการจัดการกับการเปลี่ยนแปลงก่อนที่จะเกิดขึ้นเป็นวิธีที่เร็วที่สุดในการทำให้ทุกคนบนกระดานมีความแตกต่างกัน
ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่มีการกำหนดไว้อย่างชัดเจนคือจุดเริ่มต้นที่ดีที่สุด เป็นเพลย์ลิสต์ของคุณสำหรับสิ่งที่กำลังจะเกิดขึ้นหากมีคนแนะนำว่าโครงการควรทำอะไรที่แตกต่างไปจากสิ่งที่วางแผนไว้และเป็นวิธีที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงความล้มเหลวของโครงการ
ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงมีลักษณะดังนี้:
- รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
- ประเมินการเปลี่ยนแปลงรวมถึงการวางแผนว่าจะทำางานมากแค่ไหน
- จัดเตรียมคำแนะนำเกี่ยวกับว่าจะดำเนินการต่อหรือไม่
- จากนั้นคุณจะได้รับการตัดสินใจจากผู้สนับสนุนโครงการเกี่ยวกับว่าคุณควรจะรวมการเปลี่ยนแปลงหรือไม่
ลองดูที่แต่ละขั้นตอนเหล่านี้ในทางกลับกัน
รับข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง
คุณจะได้รับคำขอให้เปลี่ยนโครงการ คุณสามารถรับข้อมูลได้หลายร้อยรูปแบบ: ในที่ประชุมทางอีเมลล์ทางโทรศัพท์ในทางเดินขณะที่คุณวิ่งออกจากออฟฟิศในช่วงเย็น แต่คุณควรรู้ว่าในชีวิตจริงผู้มีส่วนได้เสียที่สำคัญหลายคนคิดว่าการกรอกเอกสารประเภทนี้เป็นงานของผู้จัดการโครงการ และใน บริษัท ของคุณก็อาจจะมี
ใช้เทมเพลตคำขอเปลี่ยนโครงการ (มากกว่าในหนึ่งนาที) เพื่อจับภาพรายละเอียดทั้งหมดของคำขออย่างไรก็ตามพวกเขามาถึงคุณโดยไม่เป็นทางการ จากนั้นให้เรียกใช้แบบฟอร์มผ่านตัวริเริ่มเพื่อให้คุณรู้ว่าคุณได้สะท้อนถึงสิ่งที่พวกเขาต้องการอย่างถูกต้อง
โปรดจำไว้ว่าการเปลี่ยนแปลงอาจเกี่ยวกับการทำงานออก อย่าคิดเสมอว่าการเปลี่ยนแปลงจะเกี่ยวข้องกับการวางงานเข้ากระบวนการนี้เหมือนกันไม่ว่าคุณจะเพิ่มหรือลดขอบเขตโครงการก็ตาม
ดำเนินการประเมินการเปลี่ยนแปลง
ดูคำขอเปลี่ยนแปลงโดยละเอียด คุณจะได้รับการประเมินผลกระทบต่อ:
- ตารางเวลา
- เอกสาร
- งานที่ทำจนถึงปัจจุบันและยังคงต้องทำ
- งบ
- มาตรการด้านคุณภาพ
- ขอบเขต
- ความพร้อมใช้งานของทรัพยากร
ตัวอย่างเช่นการเปลี่ยนแปลงซอฟต์แวร์อาจมีการประมาณ 5 วัน
นี้จะไม่เพียง แต่เพิ่ม 5 วันตามกำหนดการเพราะมันจะผลักดันออกงานอื่นและย้ายที่อยู่ในระยะเวลาที่ทรัพยากรที่สำคัญคือในวันหยุด งานนี้ยังต้องย้ายไปอยู่ด้วยดังนั้นการเปลี่ยนแปลงนี้จะทำให้การกำหนดเวลาเพิ่มขึ้น 8 วัน มันจะเสียค่าใช้จ่าย $ 5k และพิเศษ 8 วันผลักดันให้เราเป็นเดือนอื่นด้วยสัญญาซัพพลายเออร์จึงมีค่าใช้จ่ายที่จะต้องพิจารณามีมากเกินไป คุณภาพยังคงเหมือนเดิม แต่มีการเปลี่ยนแปลงขอบเขตเพื่อรวมการเปลี่ยนแปลงใหม่ เอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดจะต้องได้รับการปรับปรุงรวมทั้ง แผนโครงการ และคู่มือการฝึกอบรมที่ได้เริ่มดำเนินการแล้ว
อย่างที่คุณเห็นการเปลี่ยนแปลงง่ายๆใน 5 วันอาจมีผลต่อเนื่องได้หลากหลาย สิ่งสำคัญคือควรทำความเข้าใจเกี่ยวกับเรื่องเหล่านี้ทั้งหมดก่อนที่คุณจะตัดสินใจว่าจะทำการเปลี่ยนแปลงหรือไม่เนื่องจากภาพเต็มรูปแบบสามารถเปลี่ยนผลลัพธ์ได้
จัดเตรียมและนำเสนอคำแนะนำ
ตอนนี้คุณทราบถึงผลกระทบที่อาจเกิดขึ้นจากการเปลี่ยนแปลงที่คุณสามารถให้คำแนะนำได้ว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่
ในบางกรณีก็จะไม่เป็นเพราะประโยชน์รับรู้เป็นไปได้น้อยกว่าค่าใช้จ่าย ในกรณีอื่น ๆ อาจมีประโยชน์เพียงพอที่จะชดเชยค่าใช้จ่ายในการทำงานเพิ่มเติม ในอีกกรณีหนึ่งคุณอาจพบว่าการเปลี่ยนแปลงจะมีผลเสียต่อค่าใช้จ่าย แต่ก็ไม่มีอะไรที่คุณสามารถทำได้เนื่องจากเป็นปัญหาด้านกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามข้อกำหนดหรือด้วยเหตุผลภายในอื่น ๆ เช่นการปรับโครงสร้างองค์กร
รับการตัดสินใจ
สำหรับการเปลี่ยนแปลงเล็กน้อยที่อยู่ในขีด จำกัด การให้สิทธิ์ของคุณคุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะยอมรับการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ด้วยตัวคุณเอง (ด้วยข้อมูลที่ถูกต้องจากทีม) สิ่งใดที่ใหญ่ขึ้นควรได้รับการอนุมัติจากผู้สนับสนุนโครงการหรือคณะกรรมการโครงการ
อย่าลืมกลับไปบอกใครถ้าการเปลี่ยนแปลงของพวกเขาถูกปฏิเสธ คุณต้องการ หลีกเลี่ยงการรบกวนผู้มีส่วนได้เสียโครงการของคุณ ถ้าคุณสามารถ!
เครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลง
มีเครื่องมือการจัดการการเปลี่ยนแปลงมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่อทำให้กระบวนการนี้ง่ายและคล่องตัวขึ้น ฉันอยากแนะนำ:
- รายการตรวจสอบหรือแผนที่กระบวนการที่จะนำผู้คนไปถึงสิ่งที่พวกเขาต้องทำเพื่อปรับปรุงขอบเขตโครงการของคุณ
- แบบฟอร์มการขอเปลี่ยนแปลงเทมเพลต นี่อาจเป็นแบบออนไลน์ผ่านเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ
ลองดูสิ่งที่จะเข้าสู่คำขอเปลี่ยนโครงการต่อไป
อะไรจะกลายเป็นคำขอเปลี่ยนโครงการ
แบบคำขอเปลี่ยนแปลงโครงการควรประกอบด้วย:
- ชื่อของบุคคลที่ขอเปลี่ยนแปลง ('ผู้ร้องขอ')
- ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันเช่นหมายเลขการเปลี่ยนแปลง (คุณสามารถเพิ่มตัวเองได้ในภายหลังเนื่องจากไม่น่าเป็นว่าผู้ใดที่เพิ่มคำขอและใช้แบบฟอร์มจะรู้ว่าจะใส่อะไรลงในช่องนั้น)
- รายละเอียดของการเปลี่ยนแปลงที่เสนอโดยมีรายละเอียดมากพอที่จะสามารถจัดการได้
- หมวดหมู่ของการเปลี่ยนแปลง นึกถึงส่วนนี้ดังนั้นพวกเขาจึงต้องติ๊กกล่อง นี่เป็นสถานที่ที่ดีที่จะต้องทราบว่าการเปลี่ยนแปลงนั้นเกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบหรือการปฏิบัติตามภายในเหมือนกับว่าเป็นไปตามความจริงหรือไม่นั้นคุณสามารถหลีกเลี่ยงขั้นตอนการวางแผนและประเมินผลได้มาก
- 'ทำไม' ของการเปลี่ยนแปลง เหตุผลสำหรับการทำคืออะไร? ทำไมผู้ร้องขอต้องการ?
- ผลกระทบของการเปลี่ยนแปลงต่อองค์ประกอบต่างๆของโครงการรวมทั้งเวลาคุณภาพคุณภาพขอบเขต พวกเขาอาจไม่มีรายละเอียดทั้งหมดดังนั้นคุณอาจต้องทำงานกับพวกเขาในระหว่างขั้นตอนการประเมินการเปลี่ยนแปลงเพื่อเติมช่องว่าง พวกเขาควรจะเสร็จสมบูรณ์เท่าที่จะทำได้ ขั้นต่ำที่คุณกำลังมองหาสำหรับจุดนี้คือเพื่อยืนยันว่าจะเพิ่มลดหรือเปลี่ยนแปลงพารามิเตอร์โครงการที่มีอยู่
ที่ด้านล่างของแบบฟอร์มคำขอเปลี่ยนแปลงจะมีรายละเอียดสำหรับคุณในการกรอกข้อมูลในขณะที่การเปลี่ยนแปลงมีการกล่าวถึงต่อไป แม่แบบของคุณควรมีพื้นที่สำหรับ:
- เปลี่ยนการตัดสินใจ: ยอมรับปฏิเสธหรือเลื่อนการชำระเงิน
- ชื่อบุคคลที่ตัดสินใจ (หรือกลุ่ม) รวมทั้งวันที่มีการตัดสินใจและข้อคิดเห็นเพิ่มเติม
ผู้ที่ทำการร้องขอจะไม่ทราบถึงผลลัพธ์ที่ได้ - ไม่มีใคร - เพื่อให้กล่องเหล่านี้ว่างเปล่าจนกว่ากลุ่มเป้าหมายจะได้พบเพื่อหารือเกี่ยวกับคำแนะนำของคุณและตัดสินใจ
การเปลี่ยนแปลงและการจัดการขอบเขตโครงการ
การจัดการขอบเขตโครงการ เป็นวิธีหลักที่คุณควบคุมสิ่งที่อยู่ในโครงการและสิ่งที่ไม่ได้เป็น เมื่อคุณได้รับการเปลี่ยนแปลงขอบเขตโครงการคุณต้องคำนึงถึงว่าโครงการมีผลต่อโครงการอย่างไร ขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงของคุณช่วยให้คุณทำเช่นนี้และตั้งค่าในบริบทการจัดการการเปลี่ยนแปลงเป็นส่วนเล็ก ๆ ของการจัดการขอบเขต
(PMBOK® Guide) - ฉบับที่ 5 จะครอบคลุมถึงการจัดการการเปลี่ยนแปลงโครงการเนื่องจากไม่ได้ใช้งานง่ายอย่างที่คุณคิด คู่มือPMBOK® ประกอบด้วยกระบวนการที่เรียกว่า 'ขอบเขตการควบคุม' ในส่วนการจัดการขอบเขตโครงการและนี่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีสำหรับการเริ่มต้น อย่างไรก็ตามขั้นตอนการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการต้องได้รับการจัดการอย่างบูรณาการมากขึ้นและสะท้อนให้เห็นในข้อความ ผู้ใช้ คู่มือPMBOK® Guide ควรอ้างอิงถึงกระบวนการควบคุมการเปลี่ยนแปลงแบบบูรณาการ (Integrated Integrated Control Control) เนื่องจากจะกำหนดวิธีเชื่อมโยงทุกอย่างเข้าด้วยกัน
เพื่อวัตถุประสงค์ในการเป็น PMP คุณจำเป็นต้องเข้าใจว่า คู่มือPMBOK® ครอบคลุมการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างไรเนื่องจากคุณจะได้รับการตรวจสอบ อย่างไรก็ตามคุณควรระลึกไว้เสมอว่ากระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงที่คุณใช้จริงในโครงการของคุณต้องมีการบูรณาการปฏิบัติง่ายและเป็นประโยชน์
5 วิธีในการช่วยทีมงานของคุณผ่านกระบวนการเปลี่ยนแปลง
ทีมงานโครงการของคุณมีส่วนสำคัญต่อความสำเร็จของโครงการดังนั้นจึงช่วยให้พวกเขามีส่วนร่วมในการจัดการการเปลี่ยนแปลงในโครงการของคุณ
ต่อไปนี้เป็น 5 วิธีที่คุณสามารถช่วยพวกเขาได้อย่างรวดเร็วพบกับกระบวนการจัดการโครงการเปลี่ยนแปลง
1. พูดคุยเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง ให้พวกเขารู้ว่าการเปลี่ยนแปลงโครงการเป็นเรื่องปกติและพวกเขาควรคาดหวัง
2. แชร์กระบวนการ ด้านบนเราได้พูดถึงกระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลงแล้ว แต่นี่ไม่ใช่เรื่องธรรมดาสำหรับทุกคน สมาชิกในทีมของคุณจะไม่ทราบว่าจะทำอย่างไรและสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาเว้นแต่คุณจะบอกพวกเขา ตั้งค่าการบรรยายสรุปเพื่อดำเนินการกับพวกเขาและแจ้งให้ทราบว่าบทบาทของพวกเขาจะเป็นอย่างไร
3. ทำให้ง่าย เมื่อโครงการผ่านการเปลี่ยนแปลงขอบเขตอาจทำให้สับสนได้มาก ตารางเวลาไม่ถูกต้องงบประมาณอาจแตกต่างกันความต้องการแตกต่างกันอย่างแน่นอน ทีมงานสามารถค้นพบการเปลี่ยนแปลงที่ทำให้ไม่สงบได้โดยเฉพาะอย่างยิ่งใหญ่หรืออย่างใดอย่างหนึ่งที่ทำให้การตัดสินใจที่พวกเขาเคยคิดมาก่อนหน้านี้ถูกตั้งขึ้นโดยหิน (ใช่แล้วจะเกิดอะไรขึ้น) ทำให้กระบวนการเป็นไปอย่างง่ายดายสำหรับพวกเขา
4. มาที่นี่เพื่อช่วย วิธีการใหม่ในการทำงานต้องใช้เวลาในการเข้านอนหากคุณเคยเปลี่ยนแปลงการเปลี่ยนแปลงโครงการในลักษณะเป็นทางการ (หรือไม่เลย) การเปลี่ยนแปลงกระบวนการอย่างเป็นทางการอาจใช้เวลาสักครู่เพื่อให้กลายเป็น 'วิธีที่เราทำสิ่งต่างๆรอบ ๆ ตัวที่นี่ ' บอกทีมว่าคุณอยู่ที่นั่นเพื่อช่วยให้พวกเขาหากพวกเขาต้องการที่จะดำเนินการบางอย่างที่ผ่านมาคุณ
5. อย่ากลัวที่จะบอกว่าไม่มี การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไม่ได้เป็นข้อเสนอที่สมเหตุสมผล ให้ทีมงานของคุณทราบว่าถ้าพวกเขารู้สึกอย่างหนักเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงไม่ใช่สิ่งที่ถูกต้องสำหรับโครงการในขณะนี้ว่าคุณจะยืนโดยพวกเขาในการสนทนากับผู้ร้องขอการเปลี่ยนแปลง
การไม่จัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างมีประสิทธิภาพเป็นวิธีหนึ่งที่ ทำให้โครงการของคุณตก ไปได้ อาวุธที่มีข้อมูลนี้คุณสามารถเริ่มจัดการกับการเปลี่ยนแปลงโครงการได้อย่างคล่องตัว