การจัดการโครงการเป็นทางเลือกอาชีพที่คุ้มค่าและคุ้มค่า แต่ก็อาจเป็นบทบาทที่ท้าทายได้เช่นกัน
ต่อไปนี้เป็นสิ่งที่ผู้จัดการโครงการใหม่ทุกคนควรตระหนักถึงก่อนที่จะเริ่มต้นบทบาท
การจัดการโครงการไม่เหมือนกับการจัดการโครงการ
การจัดการโครงการมักได้รับการยอมรับว่าเป็นเรื่องเกี่ยวกับการวางแผนงานการจัดงานและทรัพยากรการควบคุมกระบวนการและการส่งมอบวัตถุประสงค์เฉพาะ
ไม่ว่าจะเป็นการเปิดสำนักงานใหม่การเปิดตัวแอปใหม่หรือการสร้างสนามกีฬาโอลิมปิคโครงการต่างๆจะมีจุดเริ่มต้นตรงกลางและจุดเริ่มต้นที่ชัดเจนและมีวัตถุประสงค์ที่ชัดเจน
โปรแกรมต่างกันเล็กน้อย คุณยังคงต้องมีคนจัดงานการจัดการทรัพยากรการทำงานผ่านกระบวนการต่างๆเป็นต้น แต่รายงานไปยังคุณในฐานะผู้จัดการโครงการ มีจำนวนมากน้อยฟ้องออกงานเป็นที่สมบูรณ์ในการวางแผนโครงการ แต่มากขึ้นกลยุทธ์และความสัมพันธ์การสร้างงาน
การจัดการโครงการเป็นเรื่องเกี่ยวกับการรักษาความเปลี่ยนแปลงทั้งทางด้านการเปลี่ยนแปลงให้สามารถส่งมอบคุณค่าให้กับองค์กรได้ตลอดเวลา หากไม่มีใครทำหน้าที่เป็นผู้จัดการโครงการทั้งหมดที่คุณมีก็คือชุดของโครงการที่ส่งมอบในเวลาที่สุ่มและไม่มีรูปแบบที่รวมกัน ผู้จัดการโครงการคือบุคคลที่นำมารวมกันทั้งหมด
มีความไม่แน่นอน ... จัดการกับมัน
โปรแกรมมีความไม่แน่นอนโดยเนื้อแท้ แม้ว่าคุณจะรู้ว่าภาพใหญ่เป็นแค่คำแถลงวิสัยทัศน์เมื่อเริ่มออก
เส้นทางที่แน่นอนในการเดินทางไปถึงที่นั่นและโครงการใดที่จะต้องใช้ในช่วงห้าปีถัดไป ... ดีสิ่งที่คุณต้องทำงานออกไปขณะเดินทาง
คุณจะเริ่มต้นด้วยการวางแผนอย่างละเอียดสำหรับสิ่งที่คุณรู้และสร้างภาพของวิธีการจัดการกับส่วนที่เหลือทั้งหมดขณะที่คุณเข้าใกล้ ขยายขอบเขตการวางแผนและการจัดส่งของคุณไปเรื่อย ๆ จนกว่าคุณจะไม่สามารถดำเนินการต่อไปได้
ปิดกั้นเวลาออกเป็นระยะ ๆ เพื่อวางแผนขั้นตอนถัดไป นอกจากนี้คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้เพื่อให้มั่นใจว่าคุณยังคงดำเนินธุรกิจให้มีคุณค่า
ระวังไฟไหม้
ในขณะที่โครงการอาจจะมีมากกว่าในปีหรือดังนั้นโปรแกรมสามารถยืดและบน งานรื้อถอนอาวุธนิวเคลียร์ที่ไซต์ Sellafield ของสหราชอาณาจักรมีการจัดส่งที่มีผลถึง 2025 ขึ้นไป
ผู้จัดการโครงการจำเป็นต้องปกป้องทีมของตนเองให้พ้นจากความเหนื่อยหน่าย คุณไม่สามารถทำงานที่ความเร็วสูงสุดในระยะเวลาดังกล่าวเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณได้รับการหยุดทำงานอย่างเพียงพอ ควรเป็นระยะเวลาที่เงียบสงบในที่ทำงานน้อยลงและมีเวลาเพียงพอในการออกจากสำนักงานเพื่อพักผ่อน
จัดการการลาป่วยอย่างใกล้ชิดดูรายงานการทำงานล่วงเวลาของคุณและแจ้งเตือนถึงข้อเท็จจริงที่ว่าสวัสดิการของทีมของคุณเป็นสิ่งสำคัญยิ่งหากคุณต้องการลดการขัดสีและทำให้คนที่มีพรสวรรค์ของคุณสามารถใช้ชีวิตในโครงการได้
คุณต้องจัดการก้าว
เมื่อคุณกำลังส่งมอบโปรแกรมที่มีวันที่เสร็จสิ้นการอยู่ไกล ๆ คุณจำเป็นต้องจัดการจังหวะการทำงาน มันยากที่จะช่วยให้โมเมนตัมขึ้นมาเป็นเวลาหลายปีดังนั้นบทบาทของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคือการเล่นตามลำดับความสำคัญและโครงการต่างๆเพื่อให้มีการส่งออกข้อมูลที่วัดได้เป็นประจำ
ผสมผสานความรวดเร็วและความคืบหน้าไปสู่เป้าหมายภาพที่ใหญ่ขึ้น ช่วยให้ทีมเห็นว่าคุณก้าวไปข้างหน้าและมั่นใจได้ว่ามีเรื่องราวความสำเร็จในระยะสั้นที่จะมีส่วนร่วมในการ รักษาแรงจูงใจในระดับสูง ในที่สุดก็ช่วยให้นักลงทุนและทีมผู้บริหารเห็นว่ามีความคืบหน้า
ฝึกทีมของคุณเพื่อความสำเร็จ
โปรแกรมมักจะมอบสิ่งใหม่ ๆ ที่ไม่เหมือนใครหรือเปลี่ยนโฉมให้กับองค์กร หนึ่งในความท้าทายของการทำงานในประเภทของความคิดริเริ่มที่เป็นที่คุณอาจไม่ได้มีทักษะในบ้านเพื่อให้สามารถดำเนินการงานทั้งหมดและโครงการที่จำเป็น
ตกลงและคาดหวัง งานของคุณในฐานะผู้จัดการโครงการคนใหม่คือการทำให้แน่ใจว่าคุณสามารถฝึกอบรมพัฒนาและพัฒนาบุคลากรที่คุณมีเพื่อให้คุณสามารถตอบสนองความต้องการด้านทรัพยากรทั้งหมดได้
อาจมีบางพื้นที่ที่คุณต้องการทรัพยากรบางอย่างในระยะเวลาที่ จำกัด ตัวอย่างเช่นคุณจะไม่ฝึกอบรมพนักงานคนใดคนหนึ่งของคุณในการเป็นผู้ขับขี่รถยกเนื่องจากเป็นทักษะที่คุณต้องการเพียงหนึ่งสัปดาห์เท่านั้น แต่ถ้าคุณเปลี่ยนวิธีการนำเสนอแบบออนไลน์ของ บริษัท คุณมีการจัดการก็อาจจะมีคุณค่าที่จะมีทักษะการพัฒนาเว็บไซต์ในบ้านพร้อมกับความเชี่ยวชาญเกี่ยวกับสื่อสังคมหรือการเพิ่มประสิทธิภาพกลไกค้นหา นี่คือทักษะที่ธุรกิจจะพึ่งพาในระยะยาว
ตัดสินใจเกี่ยวกับสิ่งเหล่านี้ที่คุณจำเป็นต้องฝังอยู่ในทีมและควรจะจ้างบุคคลภายนอก จากนั้นให้แน่ใจว่าโปรแกรมของคุณสามารถส่งมอบงานการฝึกอบรมและการรับสมัครงานที่จำเป็นเพื่อให้พร้อมในการจัดการผลงานตามที่โครงการแต่ละโครงการมอบให้
การปกครองมีความซับซ้อนมากขึ้น
ถ้าคุณมาจากเบื้องหลังการบริหารโครงการการกำกับดูแลจะไม่ทำให้คุณประหลาดใจ เป็นวิธีในการจัดโครงสร้างและควบคุมโครงการและโครงสร้างของโปรแกรมเพื่อให้แน่ใจว่าการตัดสินใจเสร็จสิ้นอย่างถูกต้องและมีส่วนเกี่ยวข้องกับคนที่เหมาะสม เป็นเรื่องสำคัญยิ่งสำหรับการสร้างความมั่นใจว่างานมีความคืบหน้าในแบบที่เหมาะกับกรณีทางธุรกิจโดยรวมและช่วยให้ผู้คนมีความรับผิดชอบ
การกำกับดูแลยังเป็นวิธีการที่สำนักงานบริหารโครงการและผู้บริหารระดับสูงสามารถมั่นใจได้ว่าโครงการกำลังดำเนินการเพื่อให้ผลประโยชน์และเป็นแนวทางอย่างเป็นทางการในการปิดโครงการหรือโครงการทั้งหมดหากสามารถแสดงให้เห็นว่าผลประโยชน์เหล่านั้นจะไม่ได้อีกต่อไป ทำได้
การจัดการมีความซับซ้อนในสภาพแวดล้อมของโปรแกรมมากกว่าในสภาพแวดล้อมของโครงการ บอร์ดโครงการ และกลุ่มผู้บังคับบัญชามักมีสมาชิกระดับ exec นี้เป็นที่คาดหวังว่าเป็นผลมาจากโปรแกรมเป็นปกติการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ
โปรแกรมยังมีผลต่อการดำเนินธุรกิจตามกระบวนการปกติและการดำเนินงานประจำวันขององค์กรดังนั้นการลงทุนเป็นสิ่งที่มีนัยสำคัญตามปกติโดยมีผลกระทบจากค่าใช้จ่ายและผลกำไร นอกจากนี้ยังต้องมีการกำกับดูแลที่สูงขึ้นกว่าโครงการทุนอีกด้วย
ปรับปรุงการกำกับดูแลโปรแกรมสำหรับโปรแกรมของคุณโดยมั่นใจว่าคุณมีบุคคลที่เหมาะสมในการตัดสินใจและมีหน้าที่รับผิดชอบที่ชัดเจนสำหรับคนในทีม
การวางแผนเป็นเรื่องยากมาก ...
การวางแผนโครงการเป็นเรื่องยากกว่าการวางแผนโครงการเนื่องจากมีชิ้นส่วนที่เคลื่อนที่มากขึ้น แต่คุณสามารถโต้แย้งว่ามันสนุกมากเกินไป!
โดยปกติผู้จัดการโครงการที่มีส่วนร่วมในโครงการจะวางแผนโครงการไว้ด้วยกัน จากนั้นทีมผู้บริหารโครงการจะพบปะและอยู่ภายใต้การดูแลของผู้จัดการโครงการ
นี้ง่ายต่อการพูด แต่ไม่ง่ายที่จะทำ ต้องระบุการอ้างอิงระหว่างโครงการและงานโครงการ มันบังคับให้คุณมองไปที่ความต้องการทรัพยากรสำหรับโปรแกรมทั้งหมดและการเล่นกลกิจกรรมรอบเพื่อให้เหมาะกับความพร้อมของคนสำคัญ และไม่ใช่งานที่ต้องทำอีกด้วย
เมื่อแผนโปรแกรมแบบบูรณาการของคุณถูกรวมเข้าด้วยกันคุณสามารถติดตามได้ใน แผนภูมิ Gantt หรือเครื่องมือซอฟต์แวร์อื่น ๆ ในฐานะที่ผู้จัดการโครงการของคุณติดตามโครงการของพวกเขาในแบบเรียลไทม์คุณจะต้องทำการปรับเปลี่ยนแผนของโครงการทำให้ทุกคนทราบถึงการเปลี่ยนแปลงและการสะกดคำว่าสิ่งนี้หมายถึงอะไรสำหรับพื้นที่ของงาน
... แต่คุณไม่จำเป็นต้องวางแผนทุกบรรทัด
ในฐานะผู้จัดการโครงการคุณต้องพึ่งพาผู้จัดการโครงการของคุณในการวางแผนอย่างละเอียด ไม่เป็นประโยชน์หรือเป็นที่น่าพอใจสำหรับคุณที่จะติดตามแผนการด้วยงานหลายพันหลายพันงาน
คุณจำเป็นต้องมีมุมมองที่สูงขึ้นของโครงการซึ่งมีรายละเอียดเพียงพอที่จะแสดงให้คุณเห็นว่ามีอะไรเกิดขึ้นบ้างหรือไม่
วิธีที่ง่ายที่สุดในการทำเช่นนี้คือการใช้แอพพลิเคชันซอฟต์แวร์เฉพาะ (10 โครงการที่ได้รับการพิสูจน์แล้วและเครื่องมือซอฟต์แวร์ของโปรแกรมเป็นจุดเริ่มต้นที่ดี) การพยายามจัดการโปรแกรมหลายล้านดอลลาร์ในสเปรดชีตจะไม่ง่าย
คุณจำเป็นต้องปรับปรุงการมอบหมายของคุณ
อย่างไรก็ตามคุณมีบทบาทที่ดีในการมอบอำนาจให้อยู่ในบทบาทการจัดการโครงการซึ่งหมายความว่าคุณต้องใช้งานได้ดียิ่งขึ้น
ข่าวดีก็คือคุณควรมีทีมงานผู้จัดการโครงการและคุณอาจมี Office Management Program ที่ทุ่มเทเพื่อสนับสนุนการเปลี่ยนแปลงของคุณ
ข่าวร้ายก็คือคุณอาจไม่!
มีงานมากมายที่ต้องทำในโปรแกรมและตั้งค่าเพื่อให้มั่นใจว่าชิ้นส่วนที่เคลื่อนที่ทั้งหมดเคลื่อนที่เข้าด้วยกันในเวลาที่เหมาะสมเป็นความพยายามอย่างมาก คุณไม่สามารถทำมันได้คนเดียวและคุณไม่ควรลอง หาเวลาที่คุณต้องทำในช่วงเริ่มต้นของโครงการและจากนั้นให้แน่ใจว่าคุณมีทีมในการสนับสนุนคุณ
ถ้าคุณไม่มีใครอยู่ใน Office Management Program ของคุณให้ขอคนอื่นไปยังทีมผู้บริหารโปรแกรม มีหลายอย่างที่พวกเขาจะทำ: ใครบางคนใน บทบาทการประสานงานโครงการ จะถูกวางไว้อย่างสมบูรณ์เพื่อให้การประสานงานต้องอยู่ในระดับของโครงการช่วยให้คุณมีส่วนร่วมในงานเชิงกลยุทธ์ได้
อย่ากลัวความขัดแย้ง
มีโปรแกรมมากมายหลายแบบ จากโครงการที่มี ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่ยากลำบาก ถึงกำหนดเวลาที่ไม่สามารถคาดเดาได้ทุกวันจะทำให้คุณมีโอกาสเกิดความขัดแย้ง ระวัง สิ่งที่ขัดขวางการปฏิบัติงานของโครงการ และเตรียมพร้อมที่จะก้าวเข้าสู่เมื่อจำเป็นเพื่อ หลีกเลี่ยงสถานการณ์ความขัดแย้งก่อนที่จะเริ่มต้น
สิ่งใดใน 10 สิ่งเหล่านี้ทำให้คุณประหลาดใจ แบ่งปันความคิดของคุณเกี่ยวกับการจัดการโปรแกรมบนช่องโซเชียลมีเดียที่คุณชื่นชอบ!