บทความนี้จะกล่าวถึงพื้นที่ความรู้เกี่ยวกับการจัดการเวลาของโครงการจากคู่มือการจัดการองค์ความรู้โครงการ (PMBOK® Guide) - ฉบับที่ 5 มีวิธีอื่นในการดูการจัดตารางโครงการ แต่ถ้าคุณกำลังทำงานต่อการรับรองPMP®ของคุณ PMBOK® Guide จะเป็นแนวทางที่คุณจะปฏิบัติตามและเป็นแนวทางที่ดีสำหรับผู้จัดการโครงการด้วยเช่นกัน
กระบวนการบริหารจัดการโครงการ
การจัดการเวลาโครงการใน คู่มือPMBOK® ประกอบด้วย 7 ขั้นตอน กระบวนการบริหารเวลาของโครงการคือ:
- วางแผนการจัดการตารางเวลา
- กำหนดกิจกรรม
- กิจกรรมลำดับ
- ประมาณการแหล่งข้อมูลกิจกรรม
- ประมาณการระยะเวลาของกิจกรรม
- พัฒนาตารางเวลา
- ควบคุมตารางเวลา
ลองมาดูลึกลงไปในแต่ละ
วางแผนกระบวนการจัดการตาราง
ขั้นตอนนี้คือที่คุณกำหนดนโยบายขั้นตอนและเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับการจัดการกำหนดการโครงการของคุณจากแผนแรกการพัฒนาอย่างต่อเนื่องการดำเนินการและการควบคุมตารางเวลา
ผลลัพธ์ของการวางแผนนี้คือการจัดทำแผนการจัดการตารางเวลา อย่างไรก็ตามในชีวิตจริงคุณอาจจะไม่มีแผนแยกต่างหากในการจัดการตารางเวลาของคุณ สิ่งที่คุณทำงานที่นี่จะสิ้นสุดในแผนการจัดการโครงการของคุณ (ดู วิธีการเขียนแผนการจัดการโครงการที่นี่ ) และนั่นก็เพียงพอแล้ว
กำหนดกระบวนการทำงาน
กระบวนการนี้จะระบุและจัดทำเอกสารสิ่งที่คุณต้องทำเพื่อสร้างผลงานของโครงการ กล่าวคือจะระบุภารกิจของโครงการ คุณจะใช้คำชี้แจงขอบเขตที่คุณรวบรวมไว้ในระหว่าง กิจกรรมการจัดการขอบเขต เพื่อช่วยคุณแบ่งงานออกเป็นงานเฉพาะกิจ
ผลผลิตหลักของการทำงานผ่านนี้คือคุณจะจบลงด้วยรายการที่ระบุของงานโครงการ นี่เป็นประโยชน์เนื่องจากเป็นข้อมูลหลักในกระบวนการถัดไป
กระบวนการกิจกรรมลำดับ
ใช้รายการงานของคุณตอนนี้คุณต้องใส่ไว้ในลำดับที่ถูกต้อง ในตอนท้ายของกระบวนการนี้คุณจะมีมุมมองเกี่ยวกับความสัมพันธ์ระหว่างงานโครงการ กระบวนการนี้ช่วยให้โครงการของคุณทำงานได้ถูกต้องเพื่อให้คุณสามารถใช้ทรัพยากรของโครงการได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งมอบให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้
PMBOK® Guide พูดถึงการสร้างแผนผังเครือข่ายเป็นผลลัพธ์ของกระบวนการนี้ แต่ที่ไม่ค่อยจำเป็นและแน่นอนไม่มีอะไรที่คุณต้องทำด้วยมือ หากคุณต้องการทำแผนภาพเครือข่ายด้วยเหตุผลบางประการจากนั้นใช้ซอฟต์แวร์การจัดการโครงการของคุณเพื่อดำเนินการ อย่างไรก็ตามแม้ว่ารายการที่อ้างอิงและการเริ่มต้นและวันที่สิ้นสุดสำหรับงานจะเป็นไปในทางที่ดีและใช้เวลาน้อยมาก
ประเมินกระบวนการทรัพยากรกิจกรรม
เมื่อคุณรู้ว่าคุณจะทำอะไรขั้นตอนต่อไปคือการหาสิ่งที่ทรัพยากรที่คุณต้องการเพื่อให้บรรลุสิ่งนั้น กระบวนการทรัพยากรกิจกรรมโดยประมาณช่วยได้ด้วย ในขั้นตอนนี้คุณจะได้ทราบถึงทรัพยากรมนุษย์อุปกรณ์และอุปกรณ์ที่คุณต้องการรวมทั้งปริมาณที่คุณต้องการด้วย
ประมาณกระบวนการกิจกรรมที่น่าสนใจ
ขั้นตอนนี้คือที่ทำงานอย่างหนักในการคำนวณระยะเวลาที่แต่ละงานจะเกิดขึ้น ระหว่างขั้นตอนนี้คุณจะหาว่าจะใช้เวลานานแค่ไหนในการทำกิจกรรมแต่ละอย่างโดยใช้แหล่งข้อมูลที่คุณระบุ
อย่าลืมคำนึงถึงความพร้อมใช้งานของทรัพยากรและวันหยุดด้วยระยะเวลากิจกรรมของคุณ เพียงเพราะงานใช้เวลาเพียง 8 ชั่วโมงไม่ได้หมายความว่าจะเสร็จสิ้นในตอนเช้า
พัฒนากระบวนการจัดตารางเวลา
สุดท้ายคุณสามารถรวบรวมตารางงานโครงการของคุณได้แล้ว ด้วยข้อมูลทั้งหมดที่รวบรวมจากกระบวนการข้างต้นควรเป็นเรื่องง่าย
การพัฒนาตารางเวลาเป็นหนึ่งในกระบวนการที่ซับซ้อนมากขึ้นในPMBOK® Guide มี 13 ข้อมูล (ทุกอย่างเหนือกว่าความเสี่ยงขอบเขตและองค์ประกอบที่เกี่ยวข้องกับบริบทของโครงการ) กำหนดการเองเป็นเพียงหนึ่งในผลลัพธ์ แต่คนอื่น ๆ (ในมุมมองของฉัน) มีความสำคัญน้อยกว่า
หลังจากทั้งหมดคุณได้ผ่านทั้งหมดนี้เพื่อกำหนดตารางเวลาซึ่งเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับการจัดการประสิทธิภาพของโครงการของคุณ
กำหนดการของคุณไม่จำเป็นต้องเป็นแผนภูมิของ Gantt ต่อไปนี้เป็น ทางเลือก 5 ประการสำหรับ แผนภูมิ Gantt ที่ คุณจะต้องพิจารณา
ควบคุมกระบวนการกำหนดการ
ขั้นตอนสุดท้ายของกระบวนการควบคุมจะช่วยให้คุณมีเครื่องมือที่จำเป็นในการเฝ้าติดตามและอัปเดตกำหนดการโครงการของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีการจัดการการเปลี่ยนแปลงอย่างเหมาะสมและคุณสามารถควบคุมเวลาของโครงการได้
การจัดเตรียมตารางงานของโครงการและการติดตามงานเป็นส่วนใหญ่ของงาน แต่ก็คุ้มค่าที่จะรู้ว่าคุณมีกำหนดการที่คุณมั่นใจได้