จัดทำทะเบียนความเสี่ยงโครงการที่ทุกคนสามารถใช้ได้ง่าย
คุณเคยเห็นการลงทะเบียนความเสี่ยงในระบบการจัดเก็บข้อมูลบ่อยแค่ไหน? พวกเขาถูกสร้างขึ้นเมื่อเริ่มโครงการแล้วพวกเขาก็ถูกลืมไปอย่างรวดเร็วกลายเป็นล้าสมัย
เราทุกคนรู้ดีว่าการจัดการความเสี่ยงที่ดีต้องมีการระบุความเสี่ยงใหม่อย่างสม่ำเสมอตลอดจนการทบทวนความเสี่ยงที่มีอยู่และกิจกรรมการวางแผนลดผลกระทบ ดังนั้นเราจะทำให้เรื่องนี้มีโอกาสเกิดขึ้นได้อย่างไร?
01 การออกแบบการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ดี
วิธีหนึ่งในการส่งเสริมการมีส่วนร่วมในการบริหารความเสี่ยงคือการออกแบบการลงทะเบียนความเสี่ยงที่ดี บันทึกที่ได้รับการออกแบบมาอย่างดีจะแจ้งระดับความเสี่ยงโดยรวมของโครงการแก่คุณและสมาชิกในทีมโครงการได้อย่างรวดเร็ว
ควรให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงรายละเอียดเกี่ยวกับความเสี่ยงของแต่ละบุคคลได้ง่ายขึ้นเมื่อจำเป็นต้องใช้ ซึ่งในทางกลับกันควรกระตุ้นให้ทุกคนคิดในแง่ของความเสี่ยงที่เกิดขึ้นใหม่เมื่อเกิดขึ้นและติดตามและดำเนินการเพื่อลดความเสี่ยงที่มีอยู่
02 รวมฟิลด์ที่ถูกต้อง
อย่างน้อยที่สุดการลงทะเบียนความเสี่ยงของคุณควรรวมถึง:
- ตัวระบุที่ไม่ซ้ำกันสำหรับแต่ละความเสี่ยง
- คำอธิบายเกี่ยวกับความเสี่ยงรวมถึงเหตุเหตุการณ์ความเสี่ยงและผลกระทบเช่น "เนื่องจากมีฝนตกหนักมีภัยคุกคามจากทุ่งนาท่วมซึ่งอาจทำให้พืชผลเสียหาย"
- การตอบสนองต่อความเสี่ยง
- เจ้าของความเสี่ยง
03 มาตรการเพิ่มเติม
คุณอาจต้องการรวมมาตรการเชิงปริมาณของความน่าจะเป็นผลกระทบและความเสี่ยงโดยรวมและค่าที่เหลือตามการลดความเสี่ยงสำหรับโครงการที่มีความเสี่ยง
ตัวเลขและฟิลด์ที่คำนวณโดยอัตโนมัติจะมีประโยชน์หากคุณกำลังใช้เทคนิคการประเมินความเสี่ยงเช่นวิธีมอนติคาร์โลหรือมูลค่าทางการเงินที่คาดหวังไว้ เขตข้อมูลที่เป็นประโยชน์อื่น ๆ ได้แก่ วันที่สำคัญประเภทความเสี่ยงประเภทการตอบสนองต่อความเสี่ยงความใกล้ชิดค่าใช้จ่ายในการบรรเทาผลกระทบและสถานะ
ไม่ จำกัด จำนวนฟิลด์ที่คุณสามารถรวมได้ แต่ควรแสดงเฉพาะช่องสำคัญในมุมมองรายการของความเสี่ยงทั้งหมด มิเช่นนั้นมุมมองรายการอาจล้นมือมีรายละเอียดมากเกินไป ผู้ชมจะถูกนำไปสู่มุมมองรายละเอียดซึ่งจะแสดงฟิลด์ทั้งหมดสำหรับความเสี่ยงโดยเฉพาะเมื่อคลิกที่รายการความเสี่ยงในมุมมองรายการ
04 ตัวเลือกอื่น
คุณอาจต้องการสร้างฐานข้อมูลการลงทะเบียนความเสี่ยงสำหรับแต่ละโครงการด้วยเพื่อให้คุณไม่ จำกัด เฉพาะเขตข้อมูลมาตรฐาน แม้ว่าสเปรดชีตจะช่วยคุณติดตามโครงการโดยเฉพาะโครงการที่มีขนาดเล็กกว่า แต่ฐานข้อมูลที่แท้จริงอาจดีกว่าเช่นที่คุณสามารถสร้างได้ใน Kahootz หรือ Podio พวกเขาทำให้ง่ายต่อการเพิ่มเอกสารและข้อความจำนวนมากเมื่อจำเป็น
ไฟจราจร 05 ดวง
เป็นการยากที่จะเอาชนะระบบไฟจราจรเพื่อให้เห็นภาพได้ ผู้ใช้เข้าใจอย่างสังหรณ์ใจว่าสีแดงหมายถึงความเสี่ยงสูงอำพันหมายถึงความเสี่ยงปานกลางและสีเขียวมีความเสี่ยงต่ำ ช่วยให้ผู้อ่านเข้าใจถึงความเข้าใจได้อย่างรวดเร็ว
06 คุณลักษณะด้านความปลอดภัย
คุณอาจต้องการสนับสนุนการมีส่วนร่วมโดยการอนุญาตให้สมาชิกในทีมโครงการทั้งหมดและอาจมีผู้มีส่วนได้ส่วนเสียบางรายเพื่อดูทะเบียนความเสี่ยง คุณควรตั้งสิทธิการเข้าถึงของผู้ใช้สำหรับการลงทะเบียนของคุณอย่างไรก็ตามเฉพาะบทบาทของโครงการบางอย่างเช่น Project Manager , Project Support หรือ Risk Owners เท่านั้นที่สามารถแก้ไขได้ คุณสามารถสร้างเส้นทางการตรวจสอบว่าใครเปลี่ยนแปลงอะไรบ้างและเมื่อไหร่
สรุปความเสี่ยง
สมาชิกในทีมโครงการอาวุโสและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่นคณะกรรมการโครงการและผู้บริหารของ บริษัท / โปรแกรมอาจไม่มีเวลาในการแยกแยะมุมมองรายการของความเสี่ยงทั้งหมด สำหรับข้อมูลเหล่านี้โปรไฟล์ความเสี่ยงโดยสรุปจะแสดงภาพความเสี่ยงโดยรวมที่นำเสนอโดยโครงการได้อย่างรวดเร็ว มันแสดงให้เห็นถึงจำนวนของความเสี่ยงในแต่ละระดับความน่าจะเป็นและผลกระทบ
08 มันเกี่ยวกับการสื่อสาร
โปรดจำไว้ว่านี่ไม่ใช่แค่การระบุความเสี่ยงและการดำเนินการบรรเทาผลกระทบเมื่อคุณออกแบบการลงทะเบียนความเสี่ยงของโครงการ เป้าหมายคือการสื่อสารและการมีส่วนร่วมกับเพื่อนร่วมงานของคุณในการบริหารความเสี่ยง การออกแบบของคุณควรสะท้อนถึงจุดมุ่งหมายนี้ด้วยมุมมองที่ต่างกันสำหรับผู้ชมที่แตกต่างกัน การลงทะเบียนความเสี่ยงที่ได้รับการออกแบบมาเป็นอย่างดีสามารถปรับปรุงการบริหารความเสี่ยงในโครงการของคุณด้วยวิธีนี้