วิธีที่ดีที่สุดในการเริ่มต้นจดหมาย
เมื่อตัดสินใจ ว่าควรใช้คำทักทาย ใดคุณควรพิจารณาว่าคุณรู้จักบุคคลนั้นหรือไม่และดีเพียงใด ถ้าคุณเขียนถึงใครบางคนในฐานะที่เป็นมืออาชีพที่คุณรู้จักเป็นเวลาหลายปีแล้วคุณควรใช้เฉพาะชื่อเท่านั้น
มิเช่นนั้นคุณควรใช้ Mr. , Ms. หรือ Dr เป็นคำแนะนำ ทางธุรกิจที่เหมาะสม หากคุณมีข้อสงสัยเกี่ยวกับคำทักทายที่ควรใช้ให้ทำผิดเกี่ยวกับความระมัดระวังและใช้รูปแบบที่เป็นทางการมากขึ้น
อย่าพยายามล่อลวงให้หนังสือของคุณเป็นมืออาชีพด้วยคำทักทายอย่างไม่เป็นทางการเช่น "สวัสดี" "ทักทาย" "สวัสดี" หรือ "อรุณสวัสดิ์" หากคุณไม่ทราบชื่อบุคคลที่ติดต่อ
ในขณะที่รูปแบบการทักทายแบบไม่เป็นทางการเหล่านี้เหมาะสำหรับอีเมลแบบสบาย ๆ กับเพื่อน ๆ หรือแม้แต่อีเมลที่เป็นทางการซึ่งคุณอาจส่งออกไปยังกลุ่มคนในจดหมายมืออาชีพคุณจะต้องใช้คำทักทายส่วนตัวซึ่งเป็นข้อความแรกและ / หรือ นามสกุล ("Dear Mr. Doe") หรือตำแหน่งงาน ("Dear Hiring Manager")
ตัวอย่างคำทักทายจากผู้เชี่ยวชาญ
- เรียน Firstname นามสกุล; เช่น Dear John Doe
- เรียน Mr./Ms นามสกุล; เช่น Dear Mr. Doe หรือ Dear Doe
- เรียน Mr./Ms ชื่อนามสกุล; เช่น Dear John Doe หรือ Dear Ms. Jane Doe
- เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
- ถึงคุณหรือคุณนาย
- ถึงผู้เกี่ยวข้อง
- เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- เรียนชื่อ บริษัท ผู้สรรหา; เช่น Dear ABC Company สรรหา
วิธีค้นหาผู้ติดต่อ
ถ้าเป็นไปได้ให้ใช้ชื่อผู้ติดต่อเมื่อคุณเขียน ทำให้จดหมายของคุณเป็นแบบส่วนตัวมากขึ้นและสร้างความสัมพันธ์กับผู้อ่านได้ทันที
หากคุณไม่มีชื่อผู้ติดต่อคุณสามารถทำวิจัยเพื่อหา คนที่เหมาะสมเพื่อจัดการจดหมายของคุณ ได้
บางครั้งชื่อจะอยู่ในเว็บไซต์ของ บริษัท หรือคุณอาจสามารถหาคนที่เหมาะสมใน LinkedIn ได้ บางทีเพื่อนร่วมงานหรือผู้ติดต่อคนใดคนหนึ่งของคุณอาจรู้ว่าใครเป็นบุคคลที่เหมาะสม นอกจากนี้คุณยังสามารถติดต่อสำนักงานของบุคคลที่ไม่รู้จักซึ่งคุณกำลังเขียนอยู่และขอให้พนักงานต้อนรับรับทราบชื่อด้วยการอธิบายเหตุผลในการโทร ( ตัวอย่าง: "ฉันสมัครงานกับ บริษัท ของคุณคุณสามารถช่วยบอกชื่อการจ้างงานของคุณได้หรือไม่ ผู้จัดการเพื่อให้ฉันรู้ว่าใครจะ ตอบจดหมายปกของฉัน ? ") ไม่ต้องใช้เวลามากเกินไปในการพยายามหาชื่อและความเชื่อมั่นที่จะสื่อความหมายก็คุ้มค่า
บางครั้งแม้จะมีความพยายามที่ดีที่สุดของคุณคุณก็ไม่สามารถหาชื่อที่จะตอบจดหมายของคุณได้ ในกรณีนี้คุณมีทางเลือกมากมายซึ่งทั้งหมดมีความเป็นมืออาชีพและเหมาะสม ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับตำแหน่งที่คุณส่งจดหมายจะดีกว่า (ตัวอย่างเช่นในแผนกทรัพยากรบุคคลของ บริษัท หรือผู้จัดการแผนกที่เกี่ยวข้องกับการสอบถามของคุณ) ด้วยวิธีนี้คุณสามารถเลือกเป็นเป้าหมายได้มากขึ้นเมื่อเลือกคำทักทายของคุณ
เมื่อคุณมีชื่อ แต่ไม่แน่ใจในเพศของบุคคลที่คุณเขียนถึงคุณสามารถยอมรับความฝันได้และใช้ชื่อและนามสกุลเพียงอย่างเดียว
เคล็ดลับในการเขียนและส่งจดหมาย
หลังจากทักทายคุณจะเริ่มต้นบทแรกซึ่งโดยปกติจะเป็นบทแนะนำที่ช่วยให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณคือใครและสิ่งที่คุณกำลังเขียนอยู่ หากคุณมีเพื่อนร่วมงานที่แนะนำคุณให้อ่านคุณควร พูดถึงพวกเขาในเวลา นี้
เนื้อหาของจดหมายของคุณโดยปกติประกอบด้วยวรรคหรือสองข้อความ ที่นี่คุณสามารถอธิบายเกี่ยวกับรูปแบบของจดหมายของคุณได้อย่างละเอียดและให้รายละเอียดการสนับสนุนแก่เรื่องนี้ คุณจะต้องให้ความกระชับและเกี่ยวข้องกับบุคคลและหัวข้อ รอบคอบ แต่อย่าทำซ้ำตัวเองหรือพูดคุยเกี่ยวกับรายละเอียดที่ไม่สำคัญ
ต่อไปคุณจะต้องสรุปจดหมายของคุณ
บทสรุปของคุณควรประกอบด้วยคำขอบคุณสำหรับคนที่มีเวลาและความสนใจ หากคุณวางแผนที่จะติดตามภายหลังคุณสามารถระบุรายละเอียดเกี่ยวกับเวลาและวิธีติดต่อกับเขาได้
เขียนจดหมายมืออาชีพด้วยการปิดบัญชี เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" หากคุณวางแผนที่จะส่งจดหมายทางไปรษณีย์ให้ใส่ลายเซ็นของคุณตามด้วยชื่อที่พิมพ์ หากคุณส่งอีเมลชื่อที่พิมพ์แล้วจะต้องตามด้วยข้อมูลติดต่อของคุณซึ่งคุณสามารถพิมพ์ด้วยตนเองหรือทำโดยอัตโนมัติสำหรับคุณ ต่อไปนี้เป็น วิธีตั้งค่าลายเซ็นอีเมลโดยอัตโนมัติ
บทความที่เกี่ยวข้อง: ผู้ที่เกี่ยวข้องพฤษภาคม | คำแนะนำธุรกิจ | จดหมายตัวอย่างคำทักทาย