บทความนี้จะกล่าวถึงขอบเขตความรู้เกี่ยวกับการจัดการขอบเขตโครงการจากคู่มือการจัดการองค์ความรู้โครงการ (PMBOK® Guide) - ฉบับที่ 5 นี่ไม่ใช่วิธีเดียวในการกำหนดขอบเขตการจัดการโครงการ แต่เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีและเป็นประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับคุณถ้าคุณกำลังทำงานเพื่อรับรองPMP®ของคุณ
กระบวนการบริหารจัดการขอบเขตโครงการ
การจัดการขอบเขตโครงการใน คู่มือPMBOK® ประกอบด้วย 6 ขั้นตอน กระบวนการจัดการขอบเขตโครงการคือ
- วางแผนการจัดการขอบเขต
- รวบรวมข้อกำหนด
- กำหนดขอบเขต
- สร้างโครงสร้างการแบ่งงาน
- ยืนยันขอบเขต
- ขอบเขตการควบคุม
ลองดูที่แต่ละคน
กระบวนการจัดการขอบเขตของแผน
จุดประสงค์ในการทำเช่นนี้คือเพื่อให้คุณได้วางแผนการจัดการขอบเขตเมื่อสิ้นสุดการทำงาน ที่กำหนดวิธีที่คุณจะกำหนด, จัดการ, ตรวจสอบและควบคุมขอบเขตโครงการของคุณ การวางงานไว้ข้างหน้าเพื่อกำหนดสิ่งนี้ช่วยให้คุณสามารถอ้างอิงได้ในภายหลัง คุณอาจพบว่าคุณสามารถใช้แผนการจัดการขอบเขตของโครงการอื่นเป็นจุดเริ่มต้นเนื่องจากกระบวนการจัดการขอบเขตไม่แตกต่างกันไปอย่างมากระหว่างโครงการเมื่อ บริษัท ของคุณประสบความสำเร็จในการทำงาน
ผลของกระบวนการนี้คือแผนการจัดการขอบเขต นี่เป็นส่วนหนึ่งของ แผนการจัดการโครงการ ของคุณและรวมถึง:
- คุณจะจัดทำคำแถลงเกี่ยวกับขอบเขตได้อย่างไร
- คุณจะสร้างโครงสร้างการทำงานแยกย่อย (WBS) จากรายงานขอบเขตได้อย่างไร
- คุณจะยืนยันและอนุมัติ WBS อย่างไร
- วิธีที่คุณจะได้รับการยอมรับอย่างเป็นทางการสำหรับผลงานของโครงการ
- คุณจะจัดการการเปลี่ยนแปลงขอบเขตอย่างไร
เอกสารไม่จำเป็นต้องมีรายละเอียดอย่างเหลือเชื่อหรือเป็นทางการมาก: มันก็จะต้องมีความเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์
กระบวนการรวบรวมความต้องการ
ในขั้นตอนนี้คุณจะได้ทราบว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียต้องการอะไรจากโครงการ เมื่อคุณได้ ระบุแนวคิดใหญ่ของคุณ แล้วคุณจะต้องจัดทำข้อกำหนดและจัดการความคาดหวังของผู้มีส่วนได้เสีย นี่เป็นสิ่งสำคัญเพราะบ่อยครั้งที่สิ่งที่พวกเขาขอไม่เป็นไปตามความเป็นจริงหรือทำได้โดยข้อ จำกัด ของโครงการอื่น ๆ เช่นค่าใช้จ่าย
ผลลัพธ์ของการเก็บรวบรวมความต้องการของคุณคือชุดข้อกำหนดที่ระบุไว้ เรื่องนี้ควรจะครอบคลุมมากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้และโดยปกติจะมีข้อกำหนดหลายอย่างเช่น
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับหน้าที่และไม่ใช้งาน
- ข้อกำหนดของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเช่นข้อกำหนดในการรายงาน
- ข้อกำหนดด้านการสนับสนุนและการฝึกอบรม
- ความต้องการทางธุรกิจ
- ความต้องการของโครงการเช่นระดับการบริการหรือคุณภาพ
นอกจากนี้คุณยังจะบันทึกการอ้างอิงคำจำกัดความและข้อ จำกัด ที่เกี่ยวข้องกับความต้องการโดยเฉพาะ
กำหนดกระบวนการ Scope
นี่คือที่ที่คุณใช้ความต้องการของคุณและเปลี่ยนให้เป็นรายละเอียดของผลิตภัณฑ์หรือบริการที่โครงการของคุณกำลังจะสร้างขึ้น คุณจะจบลงด้วยคำจำกัดความของขอบเขตโครงการซึ่งคุณสามารถอ้างอิงได้ในระหว่างโครงการ จะมีรายการสิ่งที่อยู่ในขอบเขตและสิ่งที่อยู่นอกขอบเขต ที่สำคัญเพราะคนมักจะไม่จดจำสิ่งที่ได้รับการยกเว้นโดยเฉพาะและกลับมาขอให้คุณทำผลงานในพื้นที่เหล่านั้น
การผนวกใด ๆ จะต้องผ่านการควบคุมการเปลี่ยนแปลง
สร้างโครงสร้างของกระบวนการทำงาน
กระบวนการนี้ช่วยให้คุณสามารถเปลี่ยนรายการความต้องการของคุณเป็นวิสัยทัศน์ที่มีโครงสร้างของสิ่งที่คุณต้องทำ งานหลักที่นี่คือการแบ่งงานขนาดใหญ่ออกเป็นชิ้นเล็ก ๆ ที่จัดการได้
ผลของกระบวนการนี้คือ WBS โดยส่วนตัวแล้วฉันไม่ได้ใช้ WBS ในโปรเจคของฉัน แต่อาจเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์มาก ถ้าคุณไม่คิดแบบมองเห็นคุณสามารถบรรลุผลเช่นเดียวกันโดยการสร้างรายการ
ตรวจสอบกระบวนการ Scope
กระบวนการตรวจสอบความถูกต้องไม่เป็นไปตามที่คุณคิดจะทำให้ผู้มีส่วนได้เสียทางธุรกิจสามารถลงชื่อ WBS ของคุณได้ เกี่ยวกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีกระบวนการในการลงชื่อเข้าใช้งานสำหรับการส่งมอบเมื่อถึงเวลาที่กำหนด
คุณควรวางโครงสร้างนี้ไว้เพื่อไม่ให้คุณมีคำถามเกี่ยวกับผู้ที่จะอนุมัติเกณฑ์ที่จะได้รับหรือเกณฑ์ใดที่พวกเขาจะใช้ในการกล่าวว่าเสร็จสิ้น
เมื่อดำเนินการเสร็จสิ้นแล้วคุณจะยอมรับเนื้อหาที่ส่งมอบโดยผู้ที่ต้องการอนุมัติ
กระบวนการควบคุมขอบเขต
กระบวนการ Scope Scope เป็นขั้นตอนสุดท้ายในขอบเขตความรู้เกี่ยวกับขอบเขตการจัดการโครงการ เกี่ยวข้องกับการตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการควบคุมการเปลี่ยนแปลงที่มีประสิทธิภาพหากขอบเขตต้องมีการเปลี่ยนแปลง นอกจากนี้ยังครอบคลุมการติดตามโครงการของคุณด้วยหมวก "ขอบเขต" เพื่อตรวจสอบว่าจะส่งมอบสิ่งที่คุณคิดว่าจะทำ
6 ขั้นตอนเหล่านี้ประกอบขึ้นด้วยความรู้ในการจัดการขอบเขตโครงการใน PMBOK® Guide -Fifth Edition