และสิ่งที่คุณสามารถทำได้แตกต่างเพื่อให้ทีมงานทำงานได้ดี
แต่มันง่ายที่จะรบกวนพวกเขา และเมื่อสิ่งนี้เกิดขึ้นพวกเขาสามารถเปลี่ยนเป็นคนที่ไม่ต้องการทำอะไรกับโครงการของคุณได้อีกต่อไป
นี่เป็นความเสี่ยงอย่างมากสำหรับ ผู้จัดการโครงการ เพราะคุณต้องการความช่วยเหลือและการสนับสนุนที่จะประสบความสำเร็จ หากไม่มีข้อมูลของพวกเขาคุณอาจไม่สามารถส่งมอบโครงการของคุณได้ นี่คือวิธีที่จะรบกวนผู้มีส่วนได้เสียโครงการของคุณและสิ่งที่คุณควรทำแทน
ความล้มเหลวในการสื่อสาร
การสื่อสารควรมีประมาณ 80% ของสิ่งที่คุณทำในฐานะผู้จัดการโครงการ เมื่อคุณไม่ได้บอกทีมงานซัพพลายเออร์หรือลูกค้าของคุณสิ่งที่เกิดขึ้นพวกเขาก็จะรีบเคือง แย่ลงพวกเขามีแนวโน้มที่จะเติมช่องว่างด้วยคำอธิบายเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นซึ่งอาจจะไม่ถูกต้องและอาจสร้างความเสียหายต่อชื่อเสียงของโครงการอย่างจริงจัง
แทนที่จะรวบรวมรายงานโครงการที่ชัดเจน พบพวกเขาเป็นรายบุคคลและเป็นกลุ่มและแจ้งให้ทราบในทุกขั้นตอน จัดทำแผนการสื่อสารโครงการและดำเนินการวิเคราะห์ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียเพื่อให้คุณสามารถหาคนที่ต้องการฟังว่าพวกเขาต้องการจะได้ยินเมื่อไร
ไม่ขอความคิดเห็น
การสื่อสารเป็นสิ่งหนึ่ง แต่มีแนวโน้มที่จะเกี่ยวกับการอัปเดตสถานะและการติดตามโครงการ คุณต้องทำมากกว่านั้นเพื่อดึงดูดพวกเขาในโครงการ การทำเช่นนี้อาจรบกวนผู้คนเมื่อพวกเขาเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านเนื้อหาในบางพื้นที่และคุณไม่ต้องขอข้อมูลจากสิ่งที่พวกเขามีคุณสมบัติที่จะแสดงความคิดเห็นได้
ผู้จัดการโครงการ สามารถตกอยู่ในกับดักของความเชื่อว่าพวกเขาต้องทำทุกสิ่งทุกอย่างและทำการตัดสินใจทั้งหมดด้วยตัวเอง แต่นั่นไม่ใช่กรณีทั้งหมด
แทนที่จะถามความเห็นเกี่ยวกับวิธีการจัดการกับปัญหาของโครงการตามที่เกิดขึ้น นำมุมมองของพวกเขามาพิจารณา คุณไม่จำเป็นต้องทำในสิ่งที่พวกเขาเสนอ แต่จะช่วยในการสร้างความสัมพันธ์ถ้าคุณฟัง คุณสามารถทำเช่นนี้ผ่านการประชุมโครงการและพร้อมที่จะฟังเมื่อพวกเขามาหาคุณด้วยคำแนะนำ ถ้าเป็นทีมของคุณตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขามีโอกาสเพียงพอที่จะทำให้มุมมองของพวกเขากว้างขึ้น
เชื่อว่าคุณสมบัติของคุณให้อำนาจสูงสุด
การเป็นPMP®ไม่ได้ทำให้คุณเป็นผู้จัดการโครงการที่ดีที่สุดในโลก (แม้ว่าอาจเป็นประโยชน์เล็กน้อยก็ตาม) การถือครองใบรับรองของ PRINCE2® Practitioner หรือ APMP หรือโครงการอื่นใดที่ได้รับการจัดการโครงการจะไม่ทำให้คุณต้องถูกตำหนิ
พูดคุยเกี่ยวกับคุณวุฒิตลอดเวลาและวิธีการทำหนังสือเป็นวิธีที่จะทำให้ผู้มีส่วนได้เสียของคุณลำบาก พวกเขาไม่ต้องการฟังเกี่ยวกับคะแนนที่ยอดเยี่ยมของคุณในการสอบหรือวิธีการที่คุณใช้วิธีการในโครงการของตน ในความเป็นจริงสิ่งที่พวกเขาต้องการก็คือโครงการนี้ดำเนินไปอย่างดี พวกเขาไม่ค่อยสนใจว่าคุณเดินทางมาที่นี่บ่อยแค่ไหน
อย่าคิดว่าเนื่องจากคุณมีคุณสมบัติและรู้วิธีจัดการความเสี่ยงเช่นว่าคุณจะไม่ได้รับผลกระทบจากความเสี่ยงของโครงการ
มันเกิดขึ้นกับสิ่งที่ดีที่สุดของเรา! ดังนั้นคุณจึงควรที่จะถ่อมตนและอุทิศตนเพื่อนำทักษะของคุณไปใช้ประโยชน์ในทางปฏิบัติในขณะที่ไม่เชื่อว่าพวกเขาตั้งคุณไว้เหนือเพื่อนของคุณ
คุณสมบัติของคุณควรจะเงียบแทนให้ความมั่นใจในการทำงานให้ดีที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่คุณจะพบว่าหลายคนที่ทำงานในฐานะผู้จัดการโครงการถือใบรับรอง ในความเป็นจริงคนจำนวนมากที่ทำงานในอุตสาหกรรมผู้เชี่ยวชาญถือใบรับรองและสำหรับหลาย ๆ บริษัท ข้อมูลประจำตัวในสาขาความเชี่ยวชาญของคุณไม่ว่าจะเป็นด้านสถาปัตยกรรมการบัญชีหรือการบริหารโครงการเป็นเพียงปัจจัยด้านสุขอนามัยเท่านั้น
อย่าคาดหวังว่าผู้มีส่วนได้เสียของคุณจะประทับใจและอย่าพูดถึงพวกเขาตลอดเวลา แสดงให้เห็นถึงทักษะของคุณในการส่งมอบโครงการให้ดีและแสดงให้เห็นว่าคุณใช้ความรู้ที่ได้เรียนรู้ในห้องเรียนอย่างไร
การเปลี่ยนกำหนด
เมื่อทุกคนได้ลงนามในโครงการและได้ทราบว่าเกิดอะไรขึ้นเมื่อทุกคนสามารถทำงานร่วมกันอย่างกลมกลืนเป็นหนึ่งทีมได้ เมื่อคุณเปลี่ยนกำหนดเวลาและอย่าบอกใครเลยนั่นคือเมื่อผู้คนเริ่มรู้สึกรำคาญ
การเปลี่ยนวันที่มีผลกระทบอย่างมากต่อการทำงานของคนอื่น พวกเขาอาจได้จองเวลาวันหยุดรอบการทำงานที่สำคัญของพวกเขาในโครงการ พวกเขาอาจต้องเติมทรัพยากรในทีมอื่นเนื่องจากจำเป็นต้องมีโครงการในช่วงเวลาหนึ่ง หากคุณเปลี่ยนวันที่โดยไม่เข้าใจพื้นหลังทั้งหมดนี้คุณอาจทำให้โครงการมีความเสี่ยง
ผู้สนับสนุนโครงการของคุณจะเข้าใจว่าคุณไม่สามารถทำตามขั้นตอนที่ตกลงไว้ได้ สิ่งต่างๆเปลี่ยนไป มีรายการใหม่ที่เพิ่มเข้าไปในขอบเขตโครงการหรือสิ่งที่นำออกมา แต่ไม่ใช่งานของคุณที่จะยอมรับการเปลี่ยนแปลงกำหนดเวลาเพียงอย่างเดียว ทำงานกับทีมงานโครงการของคุณเพื่อทำความเข้าใจผลกระทบของการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเสนอทางออกให้กับผู้สนับสนุนโครงการของคุณเพื่ออธิบายเหตุผลที่อยู่เบื้องหลังการเปลี่ยนวันที่
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั้งหมดตระหนักถึงการเปลี่ยนแปลงและผลกระทบเหล่านี้อาจส่งผลต่องานของพวกเขาอย่างไร จากนั้นด้วยการตกลงของทุกคนให้ทำการเปลี่ยนแปลงและอัปเดตเอกสารโครงการของคุณ คุณไม่ควรเพียงแค่ทำการเปลี่ยนแปลงวันที่โดยไม่ต้องแจ้งให้ทีมอื่น ๆ ทราบก่อน
เสียเวลาของพวกเขา
การประชุม! เราทุกคนรักพวกเราใช่มั้ย? พวกเขาควรจะมีประสิทธิภาพมีการจัดการที่ดีและใช้ประโยชน์จากเวลาของทุกคน แต่นั่นไม่ใช่กรณีเสมอไป หลายครั้งผู้มีส่วนได้เสียบ่นว่าพวกเขาเสียเวลาในการประชุม ยังไม่มีวาระการประชุมหรือการตัดสินใจที่พวกเขาคาดหวังว่าจะทำไม่ได้เพราะคนผิดอยู่ในห้อง
นอกจากนี้คุณยังมีโอกาสอื่นที่จะเสียเวลา - ไม่ใช่แค่การประชุมเท่านั้น อย่าทำให้กล่องจดหมายของพวกเขาวุ่นวายโดยการเก็บไว้ในสำเนาอีเมลเมื่อไม่จำเป็นต้องเป็น แต่ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในโครงการก็มีงานทำอีกเช่นกันดังนั้นพวกเขาจึงจำเป็นต้องใช้เวลาอย่างชาญฉลาด ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณมีวาระการประชุม วางแผนให้พวกเขาเชิญคนที่เหมาะสมและตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณติดตามหลังจากนั้น
ส่งเฉพาะอีเมลไปยังบุคคลที่เกี่ยวข้องเท่านั้น ถ้าคุณต้องการให้คนอื่นตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาเข้าใจว่าเหตุใดสิ่งสำคัญสำหรับพวกเขาที่จะต้องตระหนักถึงและหลีกเลี่ยงการตอบกลับทั้งหมดที่คุณจะทำได้ เพียงแค่รู้ตัวว่าคนอื่นไม่ว่างและโครงการของคุณไม่ใช่สิ่งสำคัญที่สุดตลอดเวลา