หลีกเลี่ยงการซ่อนอยู่หลังคอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ของคุณในสถานการณ์เหล่านี้
ในความเป็นจริงในบางสถานการณ์คุณควรหลีกเลี่ยง แน่นอนว่ามันง่ายที่จะซ่อนอยู่หลังคอมพิวเตอร์ของคุณและพูดในสิ่งที่คุณต้องการพูดผ่านทางแป้นพิมพ์ แต่บางครั้งคุณต้องก้าวเข้าสู่โลกและใช้เสียงของคุณ
ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์สามข้อที่จะดีกว่าถ้าคุณไม่ได้ส่ง
หลีกเลี่ยงการกดปุ่มส่งเพื่อแก้ไขความขัดแย้ง
เราทุกคนเป็นส่วนหนึ่งของอีเมลหรือสตริงข้อความระหว่างทั้งสองฝ่ายพยายามแก้ไขปัญหา บางครั้งคุณอาจเป็นหนึ่งในสองผู้เข้าร่วมหลักหรือบางทีคุณอาจเป็นเพียงแค่หนึ่งในหลายคนที่รู้สึกว่าจำเป็นต้องมีคุณ
ด้วยอีเมลทุกฉบับหรือข้อความตอบกลับปัญหาจะเพิ่มขึ้น ในท้ายที่สุดแล้วสิ่งที่อาจเป็นประเด็นเล็ก ๆ ได้กลายเป็นประเด็นที่ใหญ่กว่ามาก ซึ่งมักทำให้เกิดการพบปะกันแบบเห็นหน้ากันระหว่างทั้งสองฝ่ายรวมทั้งหัวหน้างานหรือผู้จัดการเพื่อแก้ไขปัญหาความขัดแย้ง
แทนที่จะใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อแก้ไขความขัดแย้งให้โทรหาบุคคลนั้นหรือนัดหมายการประชุมแบบตัวต่อตัว หากคุณเป็นผู้รับอีเมลหรือข้อความจากคนอื่นที่พยายามแก้ไขปัญหาให้ต่อต้านการล่อลวงเพื่อตอบกลับทางอีเมล รับโทรศัพท์หรือเดินเข้าไปในสำนักงานของบุคคลอื่นและพูดว่า "ฉันได้รับอีเมลของคุณและคิดว่าอาจดีกว่าถ้าเราพูดถึงสถานการณ์นี้แบบตัวต่อตัวแทนที่จะเป็นอีเมล
คุณพูดถึงเรื่องนี้กี่นาทีหรือไม่? "
ถ้าอีเมลเป็นตัวเลือกเดียวของคุณอย่าคัดลอกคนอื่นมาด้วย การดำเนินการดังกล่าวจะเพิ่มขึ้นอย่างมาก หากคุณใช้งานอีเมลดังกล่าวเสร็จสิ้นอย่าตอบ "ตอบทั้งหมด" เพียงแค่ตอบกลับเฉพาะบุคคลที่ส่งอีเมลเท่านั้น ถ้าคุณตอบ "ตอบทั้งหมด" คำตอบของคุณควรพูดว่า "ฉันขอขอบคุณที่คุณนำสถานการณ์นี้มาให้ความสนใจ
ฉันจะโทรหาคุณในเวลาเพียงไม่กี่นาทีเพื่อพูดคุย "นี่จะเตือนทุกคนที่ได้รับการคัดลอกว่าคุณกำลังดูแลสถานการณ์แบบตัวต่อตัว
หลีกเลี่ยงการโดนส่งเมื่อคุณอารมณ์เสีย
คุณเคยรู้สึกผิดหวังกับบางสิ่งบางอย่างหรือไม่และได้ใช้อีเมลขยะเพียงเพื่อรู้สึกเสียใจในทันที? หรือบางทีคุณอาจเคยได้รับอีเมลหรือข้อความดังกล่าว
หลังจากสถานการณ์หรือการปฏิสัมพันธ์ ที่ไม่พอใจสิ่งที่เราต้องการก็คือช่วงเวลาที่เย็นลง อีเมลและการส่งข้อความไม่ได้ให้ความสำคัญกับเรื่องนี้ เป็นแบบทันทีโดยการออกแบบ เมื่อคุณสงบลงโทรหรือไปที่บุคคลเพื่อพูดคุยถึงสถานการณ์ ถ้าคุณอยู่ในจุดสิ้นสุดการรับอีเมลที่ไม่สุภาพให้หลีกเลี่ยงการตอบกลับ ให้เวลาสงบลงแล้วโทรหาบุคคลนั้นและขอให้คุยกันแบบเห็นหน้ากัน
ในอนาคตตัดสินใจล่วงหน้าว่าคุณจะไม่ใช้อีเมลหรือข้อความเมื่อคุณอารมณ์เสีย ทำให้เป็นข้อตกลงที่ไม่สามารถเจรจาต่อรองได้ด้วยตัวคุณเอง
ถ้าคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องเขียนอะไรบางอย่างเมื่อรู้สึกไม่สบายใจให้เขียนข้อความ อย่าป้อนลงในอีเมลแม้ว่าคุณจะไม่ได้ตั้งใจจะส่งข้อความก็ตาม คุณจะไม่เป็นคนแรกที่ตั้งใจส่ง "ส่ง" แทนปุ่ม "บันทึก"
หลีกเลี่ยงการกดปุ่มส่งเพื่อส่งข่าวร้าย
ไม่มีใครชอบที่จะรับข่าวร้ายและได้รับผ่านทางอีเมลหรือข้อความที่สามารถเพิ่มเกลือไปที่แผล
คุณเคยส่งอีเมลถึงลูกค้าเพื่อบอกให้ทราบว่าคำสั่งซื้อของพวกเขาล่าช้าหรือไม่? หรือ messaged เพื่อนเพื่อให้เธอรู้ว่าคุณไม่สามารถเข้าร่วมงานเลี้ยงวันเกิดของเธอ? หรือวิธีการส่งอีเมลเจ้านายของคุณเพื่อเตือนให้ทราบว่าคุณยังไม่เสร็จสิ้นโครงการและจะพลาดกำหนดเวลาของคุณ
หากคำตอบของคำถามเหล่านี้คือใช่ให้หยุดใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อสื่อสารข่าวร้าย การใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อสื่อสารกับข่าวร้ายสามารถส่งข้อความที่คุณไม่สนใจหรือว่าปัญหาไม่สำคัญพอที่จะรับประกันความสนใจส่วนตัวของคุณ เมื่อคุณใช้อีเมลหรือข้อความเพื่อสื่อสารข่าวร้ายคุณจะไม่สามารถตัดสินปฏิกิริยาของบุคคลได้ คนส่วนใหญ่จะผิดหวังหรืออารมณ์เสีย หากคุณไม่ได้รับข่าวด้วยตัวเองความรู้สึกผิดหวังของพวกเขาอาจส่งผลให้สถานการณ์เลวร้ายยิ่งขึ้น
สุดท้ายเมื่อคุณใช้อีเมลหรือข้อความในสถานการณ์นี้คุณจะขี้ขลาด ลูกค้าเพื่อนร่วมงานผู้บังคับบัญชาและเพื่อน ๆ ชื่นชมผู้ที่มีความกล้าที่จะสื่อสารข่าวร้ายด้วยตัวเอง
หากคุณไม่แน่ใจว่าข้อความของคุณมีคุณสมบัติเป็นข่าวร้ายถามตัวเองว่า "ฉันต้องการรับอีเมลหรือข้อความประเภทนี้หรือฉันต้องการสื่อสารด้วยตัวเอง" จากนั้นทำตาม
แม้ว่าจะไม่มีข้อสงสัยใด ๆ ว่าอีเมลหรือข้อความเป็นวิธีการสื่อสารที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพไม่ใช่เรื่องที่เหมาะสมเสมอไป ทำตามคำแนะนำข้างต้นและหลีกเลี่ยงการใช้อีเมลหรือข้อความเมื่อไม่เหมาะสมที่จะทำเช่นนั้น