คณะกรรมการโครงการและคณะทำงานสนับสนุนโครงการของคุณอย่างไร
เริ่มต้นด้วยการบอกว่าคณะกรรมการโครงการเป็นส่วนสำคัญของโครงสร้างองค์กรของโครงการ ถ้าคุณไม่มีอยู่คุณควรพูดคุยกับผู้จัดการของคุณเกี่ยวกับการตั้งค่า
คณะกรรมการโครงการเป็นประธานโดยผู้สนับสนุนโครงการโดยทั่วไปจะมีผู้มีส่วนได้เสียอาวุโสหลายคนรวมทั้ง ผู้จัดการโครงการ
โดยทั่วไปมีคณะกรรมการมี 3-5 คน พวกเขาเป็นผู้มีส่วนได้เสียทุกโครงการที่สำคัญและผู้ที่มีความสามารถในการทำสิ่งต่างๆให้กับโครงการ
บรรทัดล่าง: เป็นกลุ่มคนที่ตอบสนองเพื่อช่วยในการดูแลโครงการและทำให้มันก้าวไปข้างหน้าในทิศทางที่ถูกต้อง
บอร์ดโครงการจะถูกจัดตั้งขึ้นเมื่อเริ่มต้น วงจรชีวิต ของ โครงการ และดำเนินการตลอดโครงการจนกว่าจะปิด ลองมาดูบทบาทสำคัญ 4 ประการของคณะกรรมการโครงการ
คณะกรรมการโครงการให้การกำกับดูแล
ประการแรกคณะกรรมการโครงการให้การกำกับดูแลที่สำคัญ พวกเขาให้แน่ใจว่านโยบายจะยึดมั่นในระดับองค์กรและพอร์ตโฟลิโอหรือระดับโปรแกรม พวกเขาให้ความสำคัญกับสิ่งที่ทีมงานของโครงการกำลังดำเนินการอยู่ พวกเขาพร้อมกับผู้สนับสนุนโครงการมีความรับผิดชอบในการส่งมอบโครงการที่ประสบความสำเร็จและบทบาทการกำกับดูแลนี้จะทำให้ทีมงานของโครงการมีบทบาทในด้านจริยธรรมและภายในขอบเขตที่ยอมรับได้ของ บริษัท
พวกเขาทำเช่นนี้โดยถามผู้จัดการโครงการและให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุน
คณะกรรมการโครงการให้ทิศทาง
มักมีการตัดสินใจที่จะทำโครงการและบางส่วนของเหล่านั้นจะตกอยู่นอกขอบเขตของผู้จัดการโครงการ เมื่อผู้จัดการโครงการไม่สามารถตัดสินใจและเป็นสิ่งที่ควรจะพูดคุยกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียมากกว่าผู้สนับสนุน แต่จะไปที่คณะกรรมการโครงการ
บทบาทของพวกเขาคือการทำให้โครงการมีความแน่นอนโดยการให้ทิศทางที่เหมาะสมกับทีม พวกเขามีส่วนร่วมในการกำหนดวิสัยทัศน์ในช่วงเริ่มต้นของโครงการและรักษาโครงการไว้อย่างต่อเนื่อง
คณะกรรมการโครงการตัดสินใจ
คณะกรรมการโครงการเป็นหน่วยการตัดสินใจหลัก บทบาทของพวกเขาคือการตัดสินใจที่จะทำให้โครงการก้าวไปข้างหน้าโดยการเลิกบล็อกปัญหาและช่วยให้ผู้จัดการโครงการมองเห็นเส้นทางที่ชัดเจนในการประสบความสำเร็จ
ผู้จัดการโครงการจะให้คำแนะนำแก่คณะกรรมการโครงการ ซึ่งอาจรวมถึงคำแนะนำเพื่อระบุที่อยู่:
- ความเสี่ยงเช่นแผนบรรเทาผลกระทบเพื่อแก้ไขปัญหาความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
- ประเด็น
- ปัญหาการจัดหาทรัพยากรเช่นไม่ได้มี สมาชิกทีมที่เหมาะสม
- กำหนดการล่าช้า
- การใช้จ่ายเกินงบประมาณ
คณะกรรมการโครงการไม่จำเป็นต้องทำตามคำแนะนำของผู้จัดการโครงการ เป็นกลุ่มพวกเขาสามารถมากับคำแนะนำอื่น ๆ สำหรับทางไปข้างหน้าและบ่อยครั้งที่พวกเขาทำ บ่อยครั้งที่พวกเขามีภาพที่ใหญ่ขึ้นมุมมองขององค์กรเกี่ยวกับสภาพแวดล้อมของโครงการมากกว่าผู้จัดการโครงการทำให้พวกเขาสามารถมองเห็นเส้นทางอื่น ๆ และเลือกเส้นทางที่ดีที่สุดในเวลานั้นได้
คณะกรรมการบริหารอนุมัติการใช้จ่าย
สุดท้ายคณะกรรมการโครงการอนุมัติงบประมาณโดยรวม
ใบสั่งซื้อหรืองบประมาณแต่ละรายการได้รับการจัดการตามปกติโดยผู้จัดการโครงการ: คุณไม่จำเป็นต้องไปที่คณะกรรมการโครงการของคุณเพื่อรับใบแจ้งหนี้ทุกฉบับที่ลงนามเพื่อรับการชำระเงิน
อย่างไรก็ตามในระดับโครงการโดยรวมคณะกรรมการโครงการจะมีบทบาทในการอนุมัติวิธีที่คุณจะใช้จ่ายเงิน (แผนการงบประมาณของคุณ) และติดตามการใช้จ่ายอย่างต่อเนื่องเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการกำลังดำเนินการอยู่
นอกจากนี้คุณยังจำเป็นต้องวาดในคณะกรรมการโครงการเมื่อดูเหมือนว่าคุณจำเป็นต้องใช้จ่ายเงินสำรองหรือสำรองการจัดการ พวกเขาสามารถอนุมัติการใช้จ่ายเกินและช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถเข้าถึงเงินทุนเพิ่มเติมได้ซึ่งอาจเป็นเหตุผลได้
โดยรวมคณะกรรมการโครงการจะให้การกำกับดูแลและการพวงมาลัยพาวดีสำหรับทีมงานโครงการ ทิศทางและคำแนะนำของพวกเขาช่วยให้ผู้จัดการโครงการเป็นผู้ชี้นำโครงการให้อยู่ในทิศทางที่ถูกต้องและพวกเขาก็สามารถเข้าร่วมได้อย่างดีเยี่ยมเพื่อช่วยในการดำเนินการและช่วยในเรื่องที่เกิดขึ้น