สร้าง RFP ที่จะได้ผลลัพธ์
บางครั้งเรียกว่า RFP หรือ RFQ สำหรับ "คำขอใบเสนอราคา" เป็นเอกสารที่ บริษัท ออกเมื่อต้องการซื้อผลิตภัณฑ์และต้องการกำหนดข้อกำหนดให้กับประชาชน โดยปกติจะเป็นกรณีที่หลาย บริษัท เสนอราคาในการทำงานหรืองานและขอเชิญชวนให้มีการแข่งขันมากขึ้น แต่ความพยายามของคุณอาจทำให้เกิดการเสนอราคาที่เสียเวลาของคุณหรือแย่ลงไม่มีการเสนอราคาใด ๆ เลยหากคุณไม่ได้เตรียม RFP ไว้อย่างถูกต้อง
นี่คือวิธีที่จะทำให้เรื่องนี้ประสบความสำเร็จได้ดีที่สุด
นี่คือสิ่งที่คุณต้องการ
เวลาที่กำหนด: มักใช้เวลาหลายวัน
นี่คือวิธี:
- ทำการบ้านของคุณ: หาสิ่งที่คุณต้องการสิ่งที่คุณต้องการและสิ่งที่เป็นไปได้ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียน RFP อย่าออก RFP สำหรับเครื่องที่สามารถผลิตได้ 1,500 วิดเจ็ตต่อชั่วโมงหากคุณไม่เคยขายสินค้าเกิน 25 ครั้งต่อเดือน ไม่มีประเด็นใดในการออก RFP สำหรับรถที่บินได้เมื่อผู้ส่งสารสามารถติดต่อผ่านได้อย่างรวดเร็วบนจักรยาน
- แยกแยะระหว่างความต้องการและความต้องการของคุณ: หากคุณต้องการซื้อแอปพลิเคชันที่สามารถส่งภาพระหว่างสำนักงานใหญ่และรถตู้ของคุณได้ที่ไซต์งานคุณอาจระบุจำนวนภาพที่คุณต้องการต่อวินาทีขนาดภาพสูงสุดที่คุณต้องการและ ความละเอียดที่จำเป็น แน่นอนว่ามันอาจจะดีที่มีภาพเหล่านั้นในสี แต่ที่จำเป็นจริงๆ? ถ้าคุณต้องการจริงๆเฉพาะเจาะจงใช้คำเช่น "จะ" "จะ" และ "ต้อง" นี่แสดงว่านี่เป็นข้อกำหนด ข้อมูลจำเพาะที่เป็นเพียง "ความต้องการ" ควรระบุด้วยคำต่างๆเช่น "อาจ" "สามารถ" และ "เป็นตัวเลือก"
- ตัดสินใจว่าผู้ชนะจะมีลักษณะ ดังนี้: ข้อเสนอที่คุณได้รับเพื่อตอบสนองต่อ RFP ของคุณจะแตกต่างกัน บริษัท ตอบแต่ละ บริษัท จะมีจุดแข็งและจุดอ่อนที่แตกต่างกัน บางคนจะมุ่งเน้นไปที่ต้นทุนต่ำสุด คนอื่น ๆ จะมุ่งมั่นใน คุณภาพที่ดีที่สุด อย่างไรก็ตามคนอื่น ๆ จะเสนอชุดคุณลักษณะที่สมบูรณ์แบบ ตัดสินใจเลือกสิ่งที่คุณกำลังมองหา - ต้นทุนต่ำสุดการจัดส่งที่เร็วที่สุดหรือการรวมกันของทั้งสองอย่าง
- จัดระเบียบเอกสาร : สิ่งที่คุณ เขียนเพื่อทำธุรกิจ ควรได้รับการจัดการที่ดีและควรมีการจัดระเบียบ เค้าร่างเป็นสถานที่ที่ดีในการเริ่มต้น อย่างน้อยคุณจะต้องมีส่วนสำหรับการแนะนำข้อกำหนดข้อกำหนดเกณฑ์การเลือกลำดับเวลาและกระบวนการ หลายส่วนเหล่านี้จะมีส่วนย่อย
- เขียนบทนำ : นี่คือที่ที่คุณจะอธิบายให้ผู้เสนอราคาทราบว่าทำไมคุณจึงเผยแพร่ RFP และสิ่งที่คุณหวังจะบรรลุโดยการทำเช่นนั้น บทนำอาจรวมถึงสรุปประเด็นสำคัญจากส่วนอื่น ๆ รวมทั้งวันครบกำหนด การแนะนำ RFP สำหรับระบบส่งภาพอาจอ่านได้ดังนี้: "บริษัท XYZ ขอข้อเสนอสำหรับระบบความน่าเชื่อถือและใช้งานง่ายที่มีความน่าเชื่อถือสูงสามารถส่งภาพจากสำนักงานใหญ่ไปยังตู้จดหมายได้ทุกที่ในเขตนครหลวงการเสนอราคาที่ตอบสนอง ต้องได้รับภายในวันจันทร์ 5 มีนาคม 2550 เวลา 8.00 น. PST "
- อธิบายความต้องการ : ส่วนนี้เป็นส่วนที่สำคัญที่สุดและมักใช้เวลามากที่สุด คุณจะต้องระบุขนาดและความคมชัดของภาพที่จะส่งและความเร็วที่จำเป็น เฉพาะ แต่ไม่บอกผู้เสนอราคาว่าคุณต้องการให้งานนี้สำเร็จ แต่อย่างใด คุณอาจต้องการแบ่งส่วนนี้ออกเป็นส่วนย่อยตามระบบ ตัวอย่างเช่น: a) ขนาดและคุณภาพของภาพ b) การส่งผ่าน (ซึ่งอาจรวมถึงความเร็วที่ต้องการและข้อกำหนดใด ๆ ที่ทำให้การส่งผ่านแบบปลอดภัย) และ c) ตัวเลือกที่ต้องการ (ซึ่งคุณอาจแสดงสีเป็นตัวเลือกที่ต้องการ)
- เกณฑ์การคัดเลือก : นี่คือที่ที่คุณบอกผู้เสนอราคาว่าคุณจะเลือกราคาเสนอที่ชนะได้อย่างไร คุณสามารถเปิดเผยได้มากหรือน้อยเท่าที่คุณต้องการ ควรรวมประโยคไว้เช่น "ผู้ชนะการประมูลถ้ามีจะถูกเลือกโดยคำตัดสินของ บริษัท XYZ เท่านั้น" RFPs ของรัฐบาลบางฉบับมีความเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับเกณฑ์การคัดเลือก แต่ RFP เชิงพาณิชย์ส่วนใหญ่มีความแม่นยำน้อยกว่า คุณอาจต้องการสร้างสเปรดชีตที่ให้คะแนนแต่ละช่วงเวลาในแต่ละหมวดหมู่จากนั้นให้ทีมเลือกราคาเสนอที่ "ดีที่สุด" จากรายการที่มีคะแนนสูงสุดสามอันดับ
- ระยะเวลา : ในส่วนนี้จะบอก บริษัท ที่ต้องการเสนอราคา RFP ของคุณว่าจะต้องดำเนินการอย่างรวดเร็วและระยะเวลาที่คาดว่าจะได้รับ มีเหตุผลเมื่อคุณกำหนดกำหนดเวลาของคุณ อย่าเสนอข้อเสนอสำหรับระบบที่ซับซ้อนจากนั้นให้ผู้เสนอราคาเพียงไม่กี่วันเพื่อตอบสนอง ให้เวลาในการเตรียมการเสนอราคานานขึ้นถ้า RFP ของคุณมีขนาดใหญ่ถ้าการซื้อที่คุณต้องการมีความซับซ้อนหรือถ้าคุณต้องการคำตอบที่ละเอียดขึ้น นี่เป็นที่ที่คุณสามารถบอกผู้เสนอราคาได้ว่าจะใช้กระบวนการประเมินผลนานเท่าใดเมื่อพวกเขาจะได้รับการแจ้งเตือนหากพวกเขาประสบความสำเร็จและเร็วแค่ไหนที่พวกเขาจะต้องส่งมอบ
- กระบวนการ: ใช้ส่วนนี้เพื่ออธิบายวิธีการทำงานของกระบวนการนี้จากการส่ง RFP ไปยังการให้สัญญาและเริ่มงาน "ราคาเสนอจะครบกำหนดในวันที่ระบุในขั้นตอนที่ 8 การประมูลทั้งหมดจะได้รับการตรวจสอบเพื่อให้แน่ใจว่าตรงตามข้อกำหนดทั้งหมดและตอบสนองการเสนอราคาที่ตอบสนองทั้งหมดจะได้รับคะแนนในหมวดหมู่ X (คุณสามารถตั้งชื่อหมวดหมู่ได้ if คุณต้องการ) และการเสนอราคาสามอันดับแรกจะได้รับการประเมินโดยทีมงานเสนอเพื่อเลือกผู้ชนะที่ชนะและเป็นทางเลือกการเจรจากับผู้ชนะการประมูลที่คาดว่าจะเป็นผลให้ได้รับรางวัลภายในสองสัปดาห์ "
- ตัดสินใจว่าจะส่ง RFP อย่างไร : RFP ส่วนใหญ่จะถูกส่งออก แต่ไม่จำเป็นต้องเป็น คุณสามารถส่ง RFP ทางอีเมลหรือโพสต์ได้ทางเว็บไซต์ของ บริษัท เพียงแค่ต้องแน่ใจว่าได้ระบุชื่อหรือหมายเลขที่ผู้เข้าร่วมประมูลควรใช้เพื่อระบุ RFP ที่พวกเขากำลังตอบสนอง
- ตัดสินใจว่าใครจะได้รับ RFP: คุณอาจระบุซัพพลายเออร์แล้วจากผู้ที่คุณต้องการซื้อแล้ว บริษัท ของคุณอาจมีรายชื่อผู้ขายที่ยอมรับได้ ถ้าไม่คุณสามารถหาผู้ขายที่เป็นไปได้ผ่านทาง เครือข่ายมืออาชีพ ของคุณโดยการค้นหาทางออนไลน์หรือขอให้ผู้จำหน่ายที่เชื่อถือได้ของวัสดุอื่น ๆ ขอคำแนะนำได้ อย่า จำกัด รายชื่อผู้ที่ได้รับ RFP ของคุณไปยัง บริษัท ขนาดใหญ่หรือผู้ค้าที่เป็นที่ยอมรับเท่านั้น คุณอาจพบความคิดที่ดีขึ้นและการกำหนดราคาที่ดียิ่งขึ้นจากผู้ขายรายเล็กที่มักสนใจในธุรกิจของคุณมากขึ้น
- ส่ง RFP