การเขียนธุรกิจเป็นเรื่องที่เลอะเทอะไม่ดีเขียนไม่เป็นระเบียบยุ่งเหยิงกับศัพท์แสงและไม่สมบูรณ์
บ่อยครั้งที่มีความยาวหรือสั้นเกินไป คุณลักษณะทั้งหมดเหล่านี้ช่วยให้การเขียนธุรกิจไม่ได้ผล
ไม่ว่าคุณจะ เขียนข้อเสนอขาย อีเมลสำหรับเจ้านายของคุณหรือคู่มือคำแนะนำสำหรับชุดซอฟต์แวร์มีขั้นตอนบางอย่างที่คุณต้องปฏิบัติตามเพื่อให้มีประสิทธิภาพ ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้ห้าขั้นตอน:
- จัดระเบียบวัสดุของคุณ
- พิจารณาผู้ชมของคุณ
- เขียนความคิดของคุณ
- พิสูจน์เนื้อหาของคุณ
- แก้ไขเนื้อหาของคุณ
องค์การคือคีย์
ถ้าคุณไม่จัดระเบียบวัสดุของคุณมันจะไม่ไหลได้ดีและมันจะไม่สมเหตุสมผล การเขียนสามารถทำได้ง่ายหรือซับซ้อน เมื่อเขียนอีเมลประกาศการพบปะกับพนักงานนี่ง่ายพอ ๆ กับการรวบรวมความคิดของคุณ ในทางกลับกันคุณอาจจำเป็นต้องพัฒนาโครงร่างที่ซับซ้อนก่อนวัสดุสำเร็จรูปหากคุณกำลังเขียนผลการทดลองทางเภสัชกรรมขั้นพื้นฐาน ไม่ว่างานนั้นจะไม่มีระดับที่เหมาะสมขององค์กร (แม้แต่การจัดความคิดของคุณ) คุณอาจไม่รวมทุกอย่างที่คุณต้องการหรือไม่ให้ความสำคัญกับหัวข้อที่สำคัญที่สุด
การละเลยหรือการโฟกัสที่ไม่ถูกต้องจะทำให้การเขียนธุรกิจของคุณไม่ชัดเจน
รู้จักผู้ชมของคุณ
ก่อนเริ่มเขียนลองคิดถึงผู้ชมที่ตั้งใจไว้ ตัวอย่างเช่นงานนำเสนอเกี่ยวกับโปรแกรม 401 (k) ใหม่ของ บริษัท อาจมีเค้าโครงเดียวกันเมื่อมอบให้กับ CFO และพนักงานของคุณ แต่ระดับรายละเอียดที่คุณใส่จะแตกต่างกันไป
นอกจากนี้คุณยังต้องพิจารณาเสียง อีเมลด่วนสำหรับทีมของคุณซึ่งจะเตือน บริษัท picknick ประจำปีจะไม่มีลักษณะเหมือนกับข้อความประจำตัวของคุณเกี่ยวกับรายงานประจำปีของ บริษัท
นอกจากนี้โปรดจำไว้ว่าคุณจะสื่อสารกับผู้ชมได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นหากคุณ มุ่งเน้นสิ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาฟังมากกว่าสิ่งที่คุณกำลังจะพูด
คำเกี่ยวกับการเขียนที่ดี
นักเขียนที่ดีมีรูปแบบการเขียนที่แตกต่างกัน บางคนชอบเขียนทุกอย่างออกแล้วกลับไปแก้ไข คนอื่น ๆ ชอบที่จะแก้ไขตามที่พวกเขาไป บางครั้งสไตล์ที่พวกเขาต้องการจะแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับสิ่งที่พวกเขาเขียน
ขณะที่คุณเขียน (หรือเมื่อคุณแก้ไข) จะต้องทราบความยาว คุณควรใช้คำศัพท์เพียงพอที่จะทำให้ความหมายของคุณชัดเจน แต่อย่าใช้คำที่ไม่จำเป็นเพียงเพื่อให้มันมีประกาย การเขียนเชิงธุรกิจต้องมีความชัดเจนและรัดกุมไม่ละเอียดและมีเสน่ห์ โปรดจำไว้ว่าไม่มีใครในธุรกิจมีเวลาอ่านมากกว่าที่จำเป็น
ในอีกแง่หนึ่งอย่าทำให้ชิ้นงานของคุณสั้นเกินไป คุณต้องเขียนพอเพื่อให้ความหมายของคุณชัดเจนและไม่เข้าใจผิด ลองจินตนาการดูว่าอุปกรณ์ชิ้นหนึ่งในคลังสินค้ามีชื่อว่า "ใช้แล้วแต่ดี" มันจะไม่ชัดเจนว่านั่นหมายความว่าชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ได้รับการใช้จำนวนมากหรือว่าชิ้นส่วนของอุปกรณ์ที่ไม่ใหม่ แต่ยังคงทำงาน
คำเพิ่มเติมบางคำอาจทำให้ความหมายชัดเจน หลีกเลี่ยงการใช้ศัพท์แสงหรือคำย่อเพราะอาจหมายถึงสิ่งที่แตกต่างไปจากผู้อ่านที่แตกต่างกันโดยไม่คำนึงถึงรูปแบบการเขียนของคุณนักเขียนทุกคนจำเป็นต้องตรวจสอบและแก้ไขเนื้อหาที่เขียนทั้งหมดแม้แต่อีเมล
แก้ไขและแก้ไข
โดยไม่คำนึงถึงสไตล์การเขียนของคุณนักเขียนทุกคนจำเป็นต้องตรวจสอบและแก้ไขเนื้อหาที่เขียนทั้งหมดแม้แต่อีเมล หลังจากเขียนเสร็จแล้วให้ตรวจสอบงานของคุณ จากนั้นคุณอาจต้องแก้ไข การอ่านข้อเขียนคือการอ่านสิ่งที่คุณเขียนใหม่เพื่อให้แน่ใจว่าคำพูดทั้งหมดในหัวของคุณทำให้มันถูกต้องบนกระดาษ เนื่องจากสมองของเราทำงานได้เร็วกว่านิ้วมือของเราคุณอาจข้ามคำพูดออกนอกเวลาหรือใช้คำพ้องไม่ถูกต้อง (เช่น "มี" แทนคำว่า "ของพวกเขา") การตรวจพิสูจน์จะจับข้อผิดพลาดเหล่านี้ เห็นได้ชัดว่าการตรวจทานข้อความอีเมลบรรทัดเดียวเป็นเรื่องง่ายและเพียงแค่มองข้ามไปในขณะที่คุณพิมพ์อาจจะเพียงพอ
อย่างไรก็ตามหากคุณเขียนคู่มือการสอนการตรวจทานของคุณก็จะซับซ้อนมากขึ้นและใช้เวลานานกว่า
หลังจากที่คุณได้ตรวจทานเนื้อหาของคุณแล้วก็ถึงเวลาที่จะแก้ไข บางครั้งการพิสูจน์อักษรและการแก้ไขสามารถทำได้พร้อมกัน แต่จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นเมื่อทำตามลำดับ
เหตุผลที่คุณแก้ไขคือการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงสิ่งที่คุณเขียนเพื่อให้เสียงวัสดุ (และอ่าน) ดีขึ้น เมื่อเขียนเพื่อธุรกิจหมายถึงการแก้ไขข้อผิดพลาดและทำให้ข้อความมีความชัดเจนและกระชับมากที่สุด
คุณไม่ได้เขียนนวนิยาย
เมื่อคุณเขียนเรื่องธุรกิจคุณไม่ได้เขียน "นวนิยายชาวอเมริกันที่ยอดเยี่ยม" ต่อไป การเขียนของคุณควรมีความหมายเท่าที่จำเป็น แต่คุณไม่จำเป็นต้องวาดภาพคำศัพท์ที่มีชีวิตชีวาโดยใช้คำและคำพูดขนาดใหญ่จำนวนมาก ถ้าคุณหมายถึง "บ้านแก้ว" อย่าเขียน "ภูมิลำเนา" เขียน "บ้านแก้ว"