การชดเชยค่าแรงสำหรับการใช้รถยนต์ของคุณเอง
การชดใช้ค่าใช้จ่ายของพนักงานสำหรับการใช้รถยนต์ของคุณเองจะแตกต่างกันไปเล็กน้อยโดยนายจ้างและภาค แต่องค์กรส่วนใหญ่จะชดเชยพนักงานโดยประมาณที่อัตราไมล์สะสมมาตรฐานที่กำหนดโดย IRS หรืออัตราการคืนเงินของยานพาหนะของเอกชน
อัตราค่าบริการนี้กำหนดไว้ในแต่ละปีโดยฝ่ายบริหารบริการทั่วไป (GSA) จากการวิจัยที่ดำเนินการโดย บริษัท ที่ปรึกษาอิสระเกี่ยวกับต้นทุนปัจจุบันสำหรับการใช้ยานพาหนะ
สำหรับปี 2018 อัตราค่าบริการ IRS ได้รับการกำหนดไว้ที่ 54.5 เซนต์ต่อไมล์ซึ่งเพิ่มขึ้นจาก 53.5 เซนต์ในปีพ. ศ. 2560 และลดลงจาก 54 เซนต์ในปี 2016 และ 57.5 เซนต์ในปี 2015 อัตราค่าบริการคงที่รวมถึงค่าบริการประกันการลงทะเบียนแก๊ส, น้ำมันและการบำรุงรักษา สำหรับคนที่ขับรถเป็นจำนวนมากสำหรับการทำงานนี้อาจส่งผลให้เกิดการหักเงินที่สำคัญมาก
นายจ้างส่วนใหญ่จะคืนเงินให้กับ IRS หรือ GSA เนื่องจากสามารถหักค่าใช้จ่ายดังกล่าวเป็นจำนวนเงินที่เสียภาษีเมื่อยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคลแม้ว่าจะมีสูตรภาษีอื่นที่นายจ้างสามารถใช้ได้ เมื่อแรงงานที่มีคุณวุฒิหาได้ยากในช่วงที่เศรษฐกิจขยายตัวนายจ้างมีแนวโน้มที่จะให้อัตราการแข่งขันที่ดีขึ้น
บริการสรรพากรภายในเรียกร้องการชำระเงินคืนที่ต้องทำแยกต่างหากจากบัญชีเงินเดือนโดยไม่ต้องเสียภาษีใด ๆ
นายจ้างส่วนใหญ่จะดำเนินการชำระเงินค่าใช้จ่ายผ่านระบบบัญชีเจ้าหนี้เพื่อแยกบัญชีออกจากบัญชีเงินเดือนและรักษาความสอดคล้องกับกฎหมายของ IRS
หากนายจ้างของคุณได้รับการชดเชยในหรือใกล้เคียงกับอัตรา GSA หรือ IRS คุณจะมั่นใจได้ว่าคุณได้รับข้อเสนอที่เป็นธรรม หากคุณได้รับน้อยกว่าอัตรากรมสรรพากรคุณอาจสามารถหักค่าใช้จ่ายบางส่วนของภาษีเงินได้บุคคลธรรมดาของคุณได้
การชดเชยพนักงานของรัฐบาล
พนักงานของรัฐบาลจะได้รับการชำระเงินคืนตามอัตรา GSA ทั้งหมดหากว่าได้รับอนุญาตจากเจ้าของรถหรือเมื่อไม่มีรถของรัฐบาล
ความต้องการการชดเชยค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับรถยนต์
คุณจำเป็นต้องจัดทำบันทึกไมล์สะสมใบเสร็จรับเงินก๊าซและเอกสารประกอบการรับค่าใช้จ่ายอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับรถของคุณ หากไม่มีบันทึกรายละเอียดรายงานค่าใช้จ่ายของคุณอาจถูกปฏิเสธ หรือแย่กว่านายจ้างของคุณอาจมีการลงโทษทางวินัยหากเขาคิดว่าการอ้างสิทธิ์ของคุณอาจเป็นการฉ้อโกง นายจ้างจำนวนมากต้องการการบันทึกข้อมูลในทำนองเดียวกันเช่นเดียวกับ IRS อย่าพยายามประเมินระยะทางของคุณเนื่องจากอาจละเมิดนโยบายของนายจ้างของคุณ
การรักษาปากกาและกระดาษไว้ในรถของคุณเป็นวิธีการหนึ่งที่แม้ว่าจะน่าเบื่อก็ตาม ทางเลือกที่ดีกว่าคือแอปติดตามระยะทางที่จะติดตามการเดินทางของคุณโดยอัตโนมัติในบันทึกที่เกิดขึ้นพร้อมกันซึ่งคุณสามารถพิมพ์หรือดาวน์โหลดได้ เป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการติดตามไมล์สะสมระยะเริ่มต้นและจุดสิ้นสุดและวัตถุประสงค์ทางธุรกิจสำหรับไดรฟ์เพื่อรวมไว้ในรายงานค่าใช้จ่ายของคุณ
ผลเสียภาษี
การเบิกจ่ายไมล์สะสมถือเป็นเงินที่นายจ้างหักภาษีฟรีตราบเท่าที่เอกสารเหล่านี้เป็นเอกสารและไม่เกินค่าใช้จ่ายที่แท้จริงของคุณ
อย่างไรก็ตามนายจ้างของคุณไม่สามารถจ่ายเงินโดยตรงสำหรับค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานเช่นการซ่อมแซมหรือบำรุงรักษารถยนต์ของคุณโดยไม่ต้องเสียภาษี ค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่นค่าผ่านทางที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการขนส่งทางธุรกิจสามารถได้รับการชดเชยโดยไม่ต้องเสียภาษีหากคุณมีรายรับ
นายจ้างบางรายให้ค่าเบี้ยเลี้ยงรายเดือนสำหรับค่าใช้จ่ายรถยนต์ หากพนักงานต้องจัดทำบันทึกค่าใช้จ่ายพวกเขาจะถูกหักภาษีเฉพาะจำนวนเงินที่ได้รับเกินกว่าค่าใช้จ่ายที่บันทึกไว้ หากนายจ้างไม่จำเป็นต้องจัดทำเอกสารแล้วเงินสำรองอาจต้องเสียภาษี
การเริ่มต้นในปีภาษีปี 2561 โดยมีการดำเนินการตามพระราชบัญญัติการตัดภาษีและการจ้างงานคนงานจะไม่สามารถหักค่าใช้จ่ายรถยนต์ที่ยังไม่ได้เรียกคืนได้ ในปี 2560 และปีก่อนค่าใช้จ่ายเหล่านี้สามารถหักลดหย่อนภาษีได้เท่ากับร้อยละ 2 ของรายได้รวมที่ปรับแล้ว
ดังนั้นคนงานที่จะขับรถอย่างกว้างขวางในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติหน้าที่ในการทำงานควรประเมินนโยบายการชำระเงินคืนของ บริษัท อย่างรอบคอบเมื่อทบทวนข้อเสนองาน หากนายจ้างไม่จ่ายเงินค่ารถให้โดยปกติคุณอาจเสนอลดเงินเดือนเพื่อแลกกับการชำระเงินคืนเนื่องจากการชำระเงินคืนจะได้รับการปกป้องจากการเก็บภาษีหากค่าใช้จ่ายถูกจัดทำเป็นเอกสารไว้อย่างเหมาะสม หรือคุณอาจเจรจาต่อรองเงินเดือนที่สูงขึ้นเพื่อพิจารณาภาระภาษีที่เพิ่มขึ้นภายใต้กฎหมายภาษีใหม่
ปรึกษากับนายจ้างหรือนักบัญชีภาษีเพื่อขอคำแนะนำว่ากฎข้อบังคับนี้ใช้กับสถานการณ์ของคุณอย่างไร
อ่านเพิ่มเติม: วิธีที่ดีที่สุดในการคืนเงินค่าแรงให้กับพนักงาน