ความรับผิดชอบมีความสำคัญต่อ ความสำเร็จของโครงการ ทุก โครงการ ความรับผิดชอบไม่ได้หมายความว่า ผู้จัดการโครงการ จะต้องเลี้ยงดูเด็กเล็ก ๆ หรือคนที่กำลังมองหาสิ่งที่ต้องทำ กลยุทธ์ดังกล่าวก่อให้เกิดการทะเลาะวิวาทและความเกลียดชังต่อผู้จัดการโครงการ แทนที่จะเป็นบุคคลเดียวที่มีความรับผิดชอบต่อผู้จัดการโครงการจะช่วยให้ทีมงานทั้งหมดมีส่วนร่วมในการรักษาความรับผิดชอบของโครงการ
ในขณะที่ผู้จัดการโครงการมีความรับผิดชอบที่สำคัญในการสร้างสภาพแวดล้อมของความรับผิดชอบสมาชิกในทีมโครงการมีหน้าที่รับผิดชอบตัวเองและรับผิดชอบต่อกัน แทนที่จะเป็นผู้จัดการโครงการคนเดียวในความรับผิดชอบทั้งทีมมีส่วนร่วม
ต่อไปนี้เป็นหกวิธีในการสร้างความรับผิดชอบในโครงการ:
01 Address Accountability ในที่ประชุม Kickoff Meeting
การกำหนดความรับผิดชอบเป็นหลักการพื้นฐานของโครงการเป็นสิ่งสำคัญ ผู้สนับสนุนโครงการและผู้จัดการโครงการควรคาดหวังให้ชัดเจนในที่ประชุมนัดพบ ผู้สนับสนุนโครงการควรให้คะแนนสองประเด็นเกี่ยวกับความรับผิดชอบ ประการแรกเขาหรือเธอจะถือผู้จัดการโครงการรับผิดชอบและสองผู้จัดการโครงการจะถือคนอื่นรับผิดชอบ
จากจุดเหล่านี้ผู้จัดการโครงการกล่าวว่าในขณะที่ผู้สนับสนุนโครงการรับผิดชอบผู้จัดการโครงการความรับผิดชอบไม่ได้หยุดอยู่ที่นั่น ผู้จัดการโครงการคาดว่าสมาชิกในทีมจะทำให้เขามีความรับผิดชอบเช่นกัน นอกจากนี้ผู้จัดการโครงการคาดว่าสมาชิกในทีมจะรับผิดชอบต่อกันและกัน ตราบใดที่สมาชิกในทีมทุกคนมีความเป็นมืออาชีพและเคารพผู้อื่น
แถลงการณ์เหล่านี้สร้างความรับผิดชอบในระบบที่ชัดเจน ผู้จัดการโครงการรับผิดชอบต่อความสำเร็จของโครงการ แต่เพื่อที่จะประสบความสำเร็จผู้จัดการโครงการคาดว่าทุกคนจะต้องรับผิดชอบและรับผิดชอบต่อกันและกัน
02 เน้นการเชื่อมต่อระหว่างกันของงาน
โครงการเกือบจะรวมถึงงานพึ่งพาซึ่งกันและกัน บางสิ่งต้องเกิดขึ้นตามลำดับเพื่อให้โครงการประสบความสำเร็จ ในฐานะที่ผู้จัดการโครงการกำหนดรายละเอียดโครงการให้กับทีมผู้บริหารโครงการควรตั้งใจที่จะให้ความสำคัญกับความเชื่อมโยงระหว่างกันของงาน
นี่เป็นตัวอย่างของงานที่เชื่อมต่อกัน โครงการของรัฐบาลกำลังผ่านการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในการทำงานที่เกิดจากการเปลี่ยนแปลงอำนาจตามกฎหมาย เมื่อต้องการทราบว่าโปรแกรมจะทำงานหลังจากการเปลี่ยน โครงการได้รับการเช่าเหมาลำ หนึ่งในสมาชิกของทีมโครงการคือผู้ฝึกอบรมพัฒนาอาชีพซึ่งจะพัฒนาหลักสูตรเพื่อมอบให้กับเจ้าหน้าที่ที่เป็นแบบแผน เพื่อพัฒนาการฝึกอบรมนี้ทีมอื่น ๆ จะต้องตัดสินใจว่าโปรแกรมจะทำงานอย่างไร ผู้ฝึกสอนถือทีมรับผิดชอบในการกำหนดเวลาในการตัดสินใจตามกฎบัตรและ โครงสร้างการทำงาน เพื่อให้เธอมีเวลาเพียงพอในการพัฒนาหลักสูตร
บางครั้งงานจะทำงานพร้อม ๆ กัน นี้อาจเกิดขึ้นจากความจำเป็นหรือเพื่อประโยชน์ของประสิทธิภาพ หลังจากที่งานเสร็จสมบูรณ์แล้วผลิตภัณฑ์งานของพวกเขาจะถูกนำไปใช้ในงานที่ตามมา โครงสร้างความรับผิดชอบทำงานตามตัวอย่างข้างต้น ผู้ที่ทำงานเกี่ยวกับงานต่อ ๆ ไปจะรับผิดชอบต่อผู้ที่ทำงานเกี่ยวกับงานก่อนหน้านี้
โดยผู้จัดการโครงการแสดงให้สมาชิกในทีมเห็นว่างานที่เกี่ยวข้องกับแต่ละคนและวิธีการที่สมาชิกในทีมแต่ละคนต้องทำงานที่ดีเพื่อประโยชน์ของสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ ผู้จัดการโครงการจูงใจให้สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบต่อกัน ถ้าสมาชิกในทีมคนหนึ่งไม่สามารถเริ่มต้นงานได้จนกว่าสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ จะเสร็จสิ้นภารกิจก่อนหน้าสมาชิกในทีมที่พึ่งพามีส่วนได้เสียในความสำเร็จของสมาชิกในทีมคนอื่น ๆ และจะทำให้สมาชิกในทีมมีความรับผิดชอบในการปฏิบัติงานที่มีคุณภาพและรวดเร็ว
03 ดูคำมั่นสัญญาสาธารณะเกี่ยวกับรายการดำเนินการ
ผู้จัดการโครงการมีการประชุมเป็นทีมด้วยเหตุผลหลายประการ เหตุผลประการหนึ่งคือการกำหนดขั้นตอนต่อไปโดยพิจารณาจากความก้าวหน้าของโครงการ เมื่อเป็นไปได้สิ่งที่ควรจะไปตามแผน แต่เมื่อปัญหาที่ไม่คาดคิดเกิดขึ้นพวกเขาต้องได้รับการจัดการ ผู้จัดการโครงการสามารถดูแลหลายอย่าง แต่ไม่ทั้งหมด
ไม่ว่าใครจะตกลงที่จะรับมือกับปัญหานี้สมาชิกในทีมที่เข้าร่วมกิจกรรมควรให้ความสำคัญกับสาธารณะ ความมุ่งมั่นไม่จำเป็นต้องเป็นเรื่องที่เป็นทางการบางอย่าง แต่ทุกคนควรรู้สิ่งที่คาดหวัง เมื่อมีคนเห็นด้วยกับรายการดำเนินการผู้จัดการโครงการควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าจะจับภาพว่าจะทำอะไรและเมื่อไหร่ควรทำเสร็จ
รายการการดำเนินการควรได้รับการบันทึกไว้ในบันทึกการประชุมหรือในบันทึกรายการกิจกรรม ปรัชญาการจัดการโครงการที่แตกต่างกันทำแบบนี้แตกต่างกัน สิ่งสำคัญคือการเขียนรายการการดำเนินการสำหรับการอ้างอิงในอนาคต
04 ติดตามการดำเนินการสาธารณะต่อสาธารณะ
เมื่อสมาชิกในทีมมีความมุ่งมั่นทั้งทีมต้องสามารถพึ่งพาการปฏิบัติตามข้อผูกพันเหล่านี้ได้สำเร็จ การเขียนข้อผูกพันเหล่านั้นเป็นเรื่องที่ดี แต่ถ้าไม่มีใครติดตามผลการดำเนินงานสมาชิกในทีมจะเชื่อว่าข้อผูกพันเหล่านั้นไม่สำคัญ ทำไมพวกเขาถึงทำตามเมื่อไม่มีใครถามว่าพวกเขาทำ?
เช่นเดียวกับที่สัญญามีขึ้นในที่สาธารณะผู้จัดการโครงการควรติดตามข้อผูกพันเหล่านั้นต่อสาธารณะ นี้บังคับให้คนที่ติดคำของพวกเขา อับอายสาธารณะเป็นแรงจูงใจที่มีประสิทธิภาพ
ส่วนที่ดีที่สุดคือผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องเป็นคนเลว เมื่อผู้จัดการโครงการได้สร้างบรรยากาศแห่งความรับผิดชอบแล้วไม่มีใครเป็นคนเลวเพราะทุกคนมีความรับผิดชอบต่อกัน ครั้งเดียวที่มีคนไม่ดีคือเมื่อเขาหรือเธอไม่ปฏิบัติตามในความมุ่งมั่น
ผู้จัดการโครงการไม่จำเป็นต้องมีใครบางคนที่ไม่ปฏิบัติตาม พลวัตรของกลุ่มจะดูแลสถานการณ์ แรงกดดันจากเพื่อนสามารถทำงานได้ในแง่บวกผู้จัดการโครงการเพียงต้องการเรียกร้องความสนใจไปยังรายการดำเนินการและให้ผู้รับผิดชอบพูด บางครั้งผู้จัดการโครงการอาจต้องถามคำถามเกี่ยวกับสาเหตุที่ไม่พบข้อผูกมัด แต่โดยปกติแล้วผู้รับผิดชอบจะเตรียมพร้อมสำหรับข้อผิดพลาดการคำนวณผิดพลาดหรืออุปสรรคและจะทำให้เกิดความมุ่งมั่นใหม่ในการดำเนินการรายการดำเนินการเดิมและ อาจจะชดใช้สำหรับการหมดอายุใด ๆ ในการปฏิบัติงาน
05 ผลการดำเนินงานแย่ ๆ
ผลงานที่ น่าสงสาร ของสมาชิกทีมโครงการ เป็นเรื่องที่ผู้บริหารโครงการต้องจัดการอย่างรวดเร็วและ ต่อเนื่อง หากสมาชิกในทีมโครงการอื่น ๆ เห็นว่าการปฏิบัติงานไม่ดีพอที่จะยอมรับได้แรงจูงใจของพวกเขาจะลดลงและผลการปฏิบัติงานของพวกเขาจะลดลงตามไปด้วย อย่างไรก็ตามผู้จัดการโครงการไม่สามารถคาดการณ์ได้ว่าจะลดผลงานที่ไม่ดีออกไปเมื่อพวกเขาไม่เป็นไปตามความคาดหวัง เป็นการกระทำที่สมดุลระหว่างการจัดการกับสิ่งต่างๆได้อย่างรวดเร็วและจัดการกับพวกเขาอย่างมีมนุษยธรรม
ประสิทธิภาพที่ไม่ดีไม่หายไปเอง ไม่สามารถอนุญาตให้อ้อยอิ่งได้ แต่ผู้จัดการโครงการต้องให้เวลาในการแก้ไขพฤติกรรมผู้กระทำที่ไม่ดีหลังจากที่ได้รับความสนใจ
06 เพิ่มประสิทธิภาพปัญหาเมื่อจำเป็น
หากการจัดการประสิทธิภาพต่ำหนึ่ง - ต่อ - หนึ่งไม่ทำงานผู้จัดการโครงการต้องเพิ่มปัญหาให้กับผู้บังคับบัญชาของสมาชิกทีม หากล้มเหลวผู้สนับสนุนโครงการจะต้องเข้าสู่สถานการณ์ การพูดคุยแบบตัวต่อตัวกับผู้บังคับบัญชาและเพิ่มพูนขึ้นเพื่อเป็นผู้สนับสนุนคือคำสั่งที่ดีที่สุดในการจัดการประสิทธิภาพที่ไม่ดีจากสมาชิกทีมโครงการ การข้ามขั้นตอนอาจทำให้ผู้ที่เกี่ยวข้องและเสียเวลาเสียไป
ก่อนที่จะมีปัญหากับผู้สนับสนุนโครงการผู้จัดการโครงการควรใช้ทางเลือกอื่น ๆ ทั้งหมด ในกรณีของประสิทธิภาพที่ไม่ดีหมายถึงการรับมือกับสถานการณ์แบบตัวต่อตัวแล้วดึงดูดผู้บังคับบัญชาของสมาชิกในทีม
ผู้จัดการโครงการควรมีความเฉพาะเจาะจงกับผู้สนับสนุนโครงการเกี่ยวกับสิ่งที่ผู้จัดการโครงการแนะนำให้ผู้สนับสนุนโครงการทำ หากผู้จัดการโครงการต้องการให้สมาชิกในทีมที่ได้รับคำปรึกษาจากผู้จัดการสายที่สองผู้จัดการโครงการควรจะพูดเช่นนั้น ถ้าผู้จัดการโครงการต้องการให้สมาชิกของทีมแทนผู้จัดการโครงการควรจะขอให้ทำเช่นนั้น ผู้สนับสนุนโครงการต้องการตัวเลือกและข้อดีข้อเสียของแต่ละตัวเลือก