5 องค์ประกอบสำคัญของโครงการที่ประสบความสำเร็จ

01 ผู้สนับสนุนโครงการที่ได้รับมอบหมาย

สปอนเซอร์โครงการมีหน้าที่หลัก 4 ประการที่เกี่ยวข้องกับโครงการ ประการแรกสปอนเซอร์จะเป็นผู้สนับสนุนโครงการนี้ เขาหรือเธอเชียร์ทีมงานโครงการทั้งในที่สาธารณะและส่วนตัว ประการที่สองสปอนเซอร์สนับสนุน ผู้จัดการโครงการ เมื่อผู้จัดการโครงการต้องการสิ่งกีดขวางที่ถูกลบออกเขาเรียกร้องให้สปอนเซอร์ให้ความช่วยเหลือเนื่องจากสปอนเซอร์มีองค์กรที่จะทำให้สิ่งต่างๆเกิดขึ้น ประการที่สามสปอนเซอร์จัดตำแหน่งทรัพยากรโดยให้พวกเขาโดยตรงหรือร่วมงานกับผู้อื่นในระดับสูงเพื่อรับทรัพยากร เมื่อสปอนเซอร์เป็นแชมป์ที่แข็งแกร่งสำหรับโครงการเพื่อนร่วมงานของสปอนเซอร์มีแนวโน้มที่จะมีส่วนร่วมในทรัพยากรที่มีความหมาย ประการที่สี่สปอนเซอร์ช่วยในการตัดสินใจ เมื่อทีมงานโครงการอับปางสปอนเซอร์สามารถนายหน้าตัดสินใจหรือแบนออกให้การตัดสินใจ

สปอนเซอร์จะได้รับแจ้งผ่านการสื่อสารอย่างต่อเนื่องกับผู้จัดการโครงการ ทั้งสองทำงานร่วมกันเพื่อกำหนดว่าเมื่อสปอนเซอร์ต้องการที่จะก้าวเข้ามาและใช้ความรับผิดชอบของสปอนเซอร์อย่างมากในการสนับสนุนผู้จัดการโครงการ ตัวอย่างเช่นผู้จัดการโครงการอาจมีปัญหาในการขอรับข้อมูลจากฝ่ายการเงินขององค์กร ผู้สนับสนุนโครงการสามารถติดต่อเจ้าหน้าที่การเงินเกี่ยวกับสถานการณ์และขอให้จัดลำดับความสำคัญของงานด้านการแข่งขัน

02 กำหนดเป้าหมายและขอบเขตที่ชัดเจน

ก่อนที่โครงการจะเสร็จสิ้นหรือแม้แต่การวางแผนผู้สนับสนุนโครงการจะต้องระบุเป้าหมายและขอบเขตของโครงการ เป้าหมายคือสิ่งที่สำคัญที่โครงการควรจะบรรลุผล ตัวอย่างเช่นโครงการเสริมซอฟต์แวร์ แผนกทรัพยากรบุคคลใช้ซอฟต์แวร์ทางธุรกิจที่ปรับแต่งได้ดีเพื่อจัดการเงินเดือน องค์กรต้องการเพิ่มโมดูลสำหรับการจัดการเรียนรู้ เป้าหมายของโครงการคือการปรับแต่งซอฟต์แวร์การจัดการเรียนรู้ให้สอดคล้องกับความต้องการทางธุรกิจขององค์กรและรวมเข้ากับระบบบัญชีเงินเดือนที่มีอยู่

ขอบเขตกำหนดพารามิเตอร์ของโครงการ ต่อเนื่องกับตัวอย่างโครงการซอฟต์แวร์ ขอบเขตของโครงการนี้ จำกัด ที่จะนำระบบการจัดการเรียนรู้และบูรณาการเข้ากับระบบบัญชีเงินเดือน หลายครั้งจะเป็นประโยชน์ในการระบุสิ่งที่อยู่นอกขอบเขตเพื่อให้เข้าใจถึงสิ่งที่อยู่ในขอบเขต สำหรับโครงการนี้การเพิ่มโมดูลอื่น ๆ อยู่นอกขอบเขต แผนกบัญชีไม่สามารถเข้ามาหาผู้จัดการโครงการและขอให้มีการเรียกเก็บเงินบัญชีลูกหนี้หรือโมดูลบัญชีเจ้าหนี้

การเพิ่มโมดูลเมื่อโครงการได้รับการกำหนดให้สามารถ เล็ดลอดขอบเขต ได้ ผู้ให้การสนับสนุนโครงการที่ดีและผู้จัดการโครงการป้องกันความผิดพลาดจากขอบเขตและไม่เต็มใจที่จะเพิ่มขอบเขตโครงการกลาง การเพิ่มขอบเขตของโครงการจะช่วยเพิ่มความต้องการของโครงการสำหรับทรัพยากรเช่นเวลาและเงิน นอกจากนี้การทำงานในขอบเขตเพิ่มเติมทำให้คุณภาพของผลิตภัณฑ์ที่ทำงานมีความเสี่ยง

03 ผู้จัดการโครงการที่ดี

ผู้จัดการโครงการมักมีลักษณะดังต่อไปนี้เพื่อช่วยในการย้ายโครงการไปพร้อมกัน ผู้จัดการโครงการเป็นผู้วางแผน พวกเขาคิดถึงลำดับการทำงานและรู้ว่าอะไรจะเกิดขึ้นหลังจากที่ทีมงานเสร็จสิ้นภารกิจ พวกเขามีแผนงานที่ดี แต่ยังทราบว่าเมื่อใดควรมีความยืดหยุ่นและหันเหออกจากแผน ผู้จัดการโครงการเป็นที่น่าเชื่อถือ ด้วยความสำเร็จของพวกเขาขึ้นอยู่กับการทำงานของคนอื่นผู้จัดการโครงการต้องการคนที่ไว้วางใจในเจตนาและความสามารถที่ดีของพวกเขา ความเชื่อถือมีความสำคัญเป็นพิเศษในความสัมพันธ์ระหว่างผู้จัดการโครงการและผู้สนับสนุนโครงการ ผู้จัดการโครงการมีแนวโน้มที่จะเป็นคนชอบธรรมเพราะงานส่วนใหญ่ของพวกเขาเกี่ยวข้องกับการสื่อสาร

พวกเขาถือคนรับผิดชอบต่อความมุ่งมั่นของพวกเขา นี่คือตัวอย่าง หัวหน้าโครงการของทีมงานบอกผู้จัดการโครงการว่าสมาชิกในทีมสามารถทุ่มเทเวลาสี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ให้กับโครงการ สมาชิกทีมคนนี้พลาดการประชุมรายสัปดาห์สองครั้งติดต่อกันและไม่มีความคืบหน้าเกี่ยวกับงานที่ได้รับมอบหมายในโครงสร้างการทำงาน หลังจากการประชุมพลาดครั้งแรกผู้จัดการโครงการได้พบกับสมาชิกในทีมเพื่ออภิปรายเรื่องเวลาที่ขาดไปและกำหนดเวลาที่ไม่ได้รับ สมาชิกในทีมกล่าวว่าเขามีความสำคัญเร่งด่วนมากขึ้น ผู้จัดการโครงการสงสัยว่าเรื่องนี้ไม่เป็นความจริงดังนั้นหลังจากที่พลาดการประชุมครั้งที่สองผู้จัดการโครงการจึงได้พบกับหัวหน้างานของทีม ผู้บังคับบัญชาบอกผู้จัดการโครงการว่าจะให้แน่ใจว่าพฤติกรรมของสมาชิกในทีมจะหันไปรอบ ๆ

04 ผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง

ผู้มีส่วนได้เสียในโครงการคือผู้ที่มีส่วนได้เสียในความสำเร็จของโครงการ แต่ไม่ได้เป็นสมาชิกของทีมโครงการ พวกเขาไม่ได้คิดเกี่ยวกับโครงการในชีวิตประจำวันเช่นผู้จัดการโครงการหรือสมาชิกในทีมโครงการทำ แต่พวกเขาต้องการที่จะอยู่ในวงในการตัดสินใจที่สำคัญและความคืบหน้าโดยรวมต่อเป้าหมายของโครงการ

ผู้มีส่วนได้เสียมีแรงจูงใจในการอยู่เคียงข้างกันของกิจกรรมของโครงการ แต่ผู้บริหารโครงการต้องรับผิดชอบในการจัดทำเป็นแนวพับในรูปแบบต่างๆที่มุ่งไปสู่เป้าหมายของโครงการ ในหลายกรณีการทำเช่นนี้เกี่ยวข้องกับความสมดุลที่ละเอียดอ่อนระหว่างการป้อนข้อมูลมากเกินไปและการป้อนข้อมูลน้อยเกินไป ผู้มีส่วนได้เสียไม่สามารถมีส่วนร่วมในการตัดสินใจทุกครั้ง ที่จะลุ่มหลงโครงการและตัดสินใจทุกการต่อสู้ ในทางตรงกันข้ามผู้มีส่วนได้ส่วนเสียไม่สามารถปิดตัวได้เนื่องจากส่วนใหญ่ของเกือบทุกโครงการเป็นที่น่าพอใจผู้มีส่วนได้เสีย

05 สมาชิกทีมโครงการเฉพาะ

สมาชิกในทีมโครงการบรรลุผลงานของโครงการ หลายครั้งที่สมาชิกในทีมโครงการได้รับมอบหมายให้ทำโครงการตามหน้าที่ปกติซึ่งหมายความว่าไม่มีการลดงานอื่นใดเพื่อชดเชยงานเพิ่มเติมที่โครงการนำมา ผู้จัดการโครงการสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมเจรจาต่อรองกับหัวหน้างานในเรื่องนี้ได้ แต่ผู้จัดการโครงการไม่สามารถควบคุมความรับผิดชอบของสมาชิกในโครงการได้นอกโครงการ

ความทุ่มเทของสมาชิกในทีมต่อโครงการมีค่ามาก โดยไม่ต้องทุ่มเทการจัดส่งใบแจ้งหนี้และผลิตภัณฑ์ที่ทำงานมีคุณภาพไม่ดี สมาชิกในทีมทุ่มเทมีแรงจูงใจที่จะบรรลุเป้าหมายของโครงการในเวลาภายในงบประมาณและถึงความคาดหวังที่มีคุณภาพ