วิธีการอยู่ในการควบคุมการประชุมทางธุรกิจของคุณ

กลยุทธ์การประชุมเพื่อรับมือกับคำถามของพนักงาน

การประชุมทางธุรกิจสามารถทำงานได้อย่างไม่มีที่สิ้นสุดหากคุณเปิดชั้นเพื่อรับคำถามจากพนักงานหากคุณไม่ได้ตั้งค่าพารามิเตอร์ตั้งแต่ต้นและรักษาระดับการควบคุมพื้น คำพูด "มีทุกอย่างในทุกกลุ่ม" ใช้ได้ดีในบริบทของการประชุมทางธุรกิจเนื่องจากพนักงานที่ไม่พอใจมักจะเต็มใจที่จะพูดในการตั้งค่ากลุ่ม ทั้งหมดจะใช้เวลาเป็นหนึ่งความคิดเห็นเชิงลบหรือคำถามที่จะได้รับคนอื่น ๆ ที่จะเริ่มต้นการตีระฆังในในข้อตกลง

แต่สิ่งที่ตรงกันข้ามอาจเป็นเรื่องจริง: เริ่มต้นการสนทนาเชิงบวกและเชิญชวนให้คนอื่นเข้าร่วมและผลที่ได้จะเป็นประโยชน์ต่อทุกคนที่เดินออกไปรู้สึกว่าการประชุมนั้นคุ้มค่ากับเวลาของพวกเขา

หนึ่งในข้อร้องเรียนที่ใหญ่ที่สุดเกี่ยวกับการประชุมทางธุรกิจคือการที่พวกเขามักไม่จำเป็นและเสียเวลาทำงานที่มีค่า ให้แน่ใจว่าคุณระบุ วัตถุประสงค์ของการประชุม อย่างชัดเจนกำหนดเวลาที่คุณจะอุทิศให้กับการประชุม (เช่นเดียวกับการอภิปรายแบบเปิด) จากนั้นให้ติดที่หัวข้อการประชุมและระยะเวลาตามแผน นอกจากนี้คุณยังอาจต้องการให้การประชุมเป็นเรื่องที่น่าสนใจยิ่งขึ้นด้วยการ พบกับเรือตัดน้ำแข็งการประชุมหรือกิจกรรมอุ่นเครื่อง

ต่อไปนี้เป็นกลยุทธ์ในการติดต่อกับ พนักงานที่ตั้งคำถาม ในระหว่างการประชุมที่คุณไม่ต้องการตอบทันทีหรือไม่ต้องการระบุที่อยู่ในระหว่างการประชุม

เมื่อต้องการดำเนินการกับคำถามทันที

หากคำถามเป็นไปในเวลาที่เหมาะสมและคุณรู้สึกว่าควรส่งคำตอบไปให้ตอบทันที แต่ในเวลาสั้น ๆ จากนั้นให้ติดตามด้วยการระบุว่าคุณจะมีคำถามเพิ่มเติมในตอนท้ายของการประชุมถ้าคุณมีเวลา

สนับสนุนแถลงการณ์ของคุณว่าคุณกำลังเคลื่อนไหวด้วยภาษากาย มองไปที่โน้ตของคุณหรือหันไปหากระดานไวท์บอร์ด ฯลฯ โดยการทำลายสายตาในชั่วขณะที่คุณแสดงให้เห็นว่ากำลังเคลื่อนที่อยู่ ถ้าคุณมองเข้าไปในกลุ่มผู้ชม (โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับการยกคิ้วขึ้น) คุณอาจส่งสัญญาณที่คุณกำลังออกจากการเปิดสำหรับคำถามเพิ่มเติม

ถ้าผู้ชมเป็นเชิงลบหรือไม่เป็นมิตรรับทราบความกังวลของพวกเขา แต่โดยทางอ้อมเท่านั้น ใช้เวลาสักครู่เพื่ออธิบายว่าคุณเข้าใจและแบ่งปันความกังวลของพวกเขา แต่ถ้าคุณได้รับมากเกินไปหัวข้ออะไรจะทำได้ แนะนำให้คนเขียนคำถามของพวกเขาในภายหลังหรือจัดการพบปะกับคุณในแบบของเอกชนซึ่งคุณสามารถพูดคุยเกี่ยวกับข้อกังวลของตนเองได้อย่างละเอียดมากขึ้น

การตอบคำถามหนึ่งข้อมีประโยชน์เพราะ:

• ช่วยให้เจ้าของที่ประชุมสามารถจัดการกับสิ่งที่อาจไม่ได้คิดถึง
• จะส่งข้อความว่าคุณกำลังฟังผู้ชมของคุณ
• เมื่อถามคำถามเพียงอย่างเดียวคุณจะส่งข้อความว่าคุณยังคงควบคุมการประชุมอยู่ แต่สนใจว่าผู้เข้าร่วมประชุมกำลังคิดอะไรอยู่

วิธีการเลื่อนคำถามได้อย่างคล่องแคล่ว

หากคำถามที่ถามจะได้รับการแก้ไขในภายหลังให้ระบุว่า "นี่เป็นคำถามที่ดีและเราจะกล่าวถึงในไม่ช้านี้"

หากคำถามที่ถามไม่ตรงประเด็นและไม่ได้ระบุไว้ในที่ประชุมให้ตั้งคำแนะนำเฉพาะสำหรับการแก้ปัญหา หากคุณเพียงแค่ปฏิเสธที่จะตอบคำถามหรือไม่ผ่านการตัดสิน "นั่นไม่ใช่จุดประสงค์ของการประชุมครั้งนี้" คุณอาจจะส่งข้อความผิดไปให้พนักงานของคุณ: ฝ่ายบริหารไม่สนใจ

อีกวิธีหนึ่งในการเลื่อนคำถามที่ไม่ได้พูดถึงในที่ประชุมคือการขอให้บุคคลนั้นพบปะกับคุณ (หรือสมาชิกผู้บริหารคนอื่น ๆ ที่เหมาะสม) เพื่อหารือเกี่ยวกับข้อกังวลของพวกเขาในรายละเอียดเพิ่มเติม

คุณอาจแนะนำ (ถ้าเหมาะสม) ว่าคำถามนั้นมีความสำคัญพอที่จะพิจารณาการเข้าร่วมการประชุมแยกต่างหากในอนาคต

การเลื่อนคำถามมีประโยชน์เพราะ:

• ในสภาพแวดล้อมการทำงานแบบสบาย ๆ พนักงานอาจรู้สึกอิสระที่จะพูดความคิดของตนและสามารถควบคุมการประชุมได้
• พนักงานโกรธหรือไม่พอใจ ส่วนใหญ่ต้องการรับฟังมากกว่าสิ่งอื่น การให้บอร์ดเสียงในเวลาที่ถูกต้องและการตั้งค่าสามารถช่วยหลีกเลี่ยงปัญหาเล็ก ๆ ที่กลายเป็นปัญหาใหญ่ได้ และ
• พนักงานต้องการและตอบสนองต่อความเป็นผู้นำที่ดี หากฝ่ายบริหารควบคุมการควบคุมอย่างยุติธรรมและสมดุลจะส่งข้อความไปยังพนักงานที่ผู้บริหารกำลังฟังอยู่ แต่ต้องกำหนดขอบเขตที่เหมาะสม