การป้อนข้อมูลในตารางเวลาเหล่านี้โดยปกติพนักงานใน แผนกโฆษณาจะ บันทึกเวลาที่ใช้ในทุกส่วนของโครงการ
นั่นไม่ใช่แค่การสร้างแคมเปญ แต่เป็นการ บรรยายสรุป เบื้องต้นการนำเสนอของลูกค้าและแม้แต่เวลาที่ใช้ในการถ่ายทำและสตูดิโอผลิต หน่วยงานสามารถจัดการภาระงานการจัดวางบิลของลูกค้าและวิธีจัดสรรเวลาระหว่างทีมได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยการให้ภาพที่ชัดเจนเกี่ยวกับระยะเวลาที่ใช้ไป
Timesheet สรุปย่อ
ในช่วงเริ่มต้นของการโฆษณาเช่นเดียวกับงานจำนวนมากในยุคนั้นเวลาถูกบันทึกลงบนกระดาษด้วยปากกาและดินสอด้วยตัวเอง (และลบออกมาก) วันนี้มีการป้อนข้อมูลลงในคอมพิวเตอร์หรือแท็บเล็ตโดยใช้ซอฟต์แวร์ที่มีความซับซ้อนซึ่งสามารถดึงข้อมูลรายงานทั้งหมดได้ ร้านค้าส่วนใหญ่มีเทมเพลตที่คล้ายกันมาก ได้แก่ :
- หมายเลขงาน
- ลูกค้า
- งานที่มีอยู่ในมือ
- พนักงานทุกคนที่ได้รับมอบหมาย
- วันที่และจำนวนชั่วโมงทำงาน
- ราคาต่อชั่วโมง
- ล่วงเวลา
เมื่อเริ่มต้นโครงการสำหรับลูกค้าผู้จัดการบัญชีหรือผู้จัดการการจราจรจะเปิดหมายเลขงานและเริ่มติดตามชั่วโมง
โดยทั่วไปจะตรงกับข้อเสนอหรือราคาเสนอที่มอบให้แก่ลูกค้าและจะแบ่งออกเป็นหลายชั่วโมงโดยใช้เป็นหลักในการวิจัยการวางแผนและกลยุทธ์การพัฒนาความ คิดสร้างสรรค์ การผลิตและการบริหารโครงการ
ถ้าทุกอย่างเป็นไปตามแผนเวลาจริงที่ใช้ในโครงการจะสัมพันธ์กับการประมาณการณ์ แต่โดยปกติแล้วไม่ใช่กรณี
การพัฒนาความคิดสร้างสรรค์มักกินมากขึ้นกว่าส่วนอื่น ๆ ของกระบวนการเนื่องจากการเปลี่ยนแปลงทิศทางความคิดเห็นของลูกค้าหรือไม่สามารถสรุปสั้น ๆ ได้ นี่อาจกลายเป็นจุดโต้แย้งกับลูกค้าเพราะพวกเขาไม่ต้องการที่จะใช้จ่ายเงินเป็นจำนวนมากในช่วงเวลาที่สร้างสรรค์เนื่องจากแผนกสร้างสรรค์กำลังประสบปัญหาในการระบุโซลูชัน
อย่างไรก็ตามต้องมีการใส่ timesheet อย่างถูกต้องเพื่อติดตามเวลานั้นและแสดงให้ลูกค้าเห็นว่าการใช้จ่ายเงินเป็นอย่างไรและวิธีการดำเนินการของหน่วยงาน เป็นวิธีที่ดีในการดูว่าโครงการบางแห่งมีปริมาณมากเกินไปสำหรับการทำกำไรหรือหากคนอื่นมีกำไรมากพอสมควรที่จะได้รับการลงทุนในลูกค้ารายนั้นเพื่อทำงานต่อไป และสรุปได้ว่านี่คือบทบาทของ timesheet
ข้อดีของ Timesheets
นี่เป็นเหตุผลที่ทำไม timesheets เป็นเส้นเลือดของหน่วยงานใด ๆ :
- Money - Timesheets แสดงหน่วยงาน (แม้แต่ในบ้าน) จำนวนชั่วโมงที่บันทึกไว้สำหรับแต่ละส่วนของทุกแคมเปญ ง่ายมากที่จะดูว่าพนักงานเก็บเงินของลูกค้ามีค่าหรือถ้าถึงเวลาที่จะทำให้ลูกค้าเป็นแบบโครงการโดยแต่ละโครงการ กับหน่วยงานภายในเวลานั้นอาจไม่ได้นำไปสู่การเรียกเก็บเงินโดยตรง แต่จะแสดงการจัดการว่าพวกเขาใช้เวลาในการสร้างสรรค์ของแผนกสร้างสรรค์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากพบว่าพวกเขาใช้เวลา 90% ของเวลาในธุรกิจเพียงอย่างเดียวซึ่งสามารถสร้างธงสีแดงได้
- ความโปร่งใส - หากทำเป็นตารางเวลาอย่างถูกต้องคุณจะเห็นได้ง่ายว่าสิ่งต่างๆกำลังทำงานอย่างราบรื่นและที่ที่ปัญหาคอขวดหรือความไม่มีประสิทธิภาพเกิดขึ้นได้อย่างไรเหตุใดการใช้จ่ายงบ โฆษณา ครึ่งหนึ่งของลูกค้าเครื่องหนึ่งเกินกว่าที่อื่น และหากจำเป็นต้องใช้โฆษณามากขึ้นการดูอย่างรวดเร็วใน timesheet จะดูว่าแผนกทำงานหนักเกินไปหรือไม่
- ความมุ่งมั่นและความรับผิดชอบ - ลูกค้าส่วนใหญ่คาดว่าจำนวนชั่วโมงที่จะใช้ในโครงการ ถ้าพวกเขาไม่เชื่อว่าความพยายามที่เหมาะสมถูกใส่ลงไปในงาน timesheets สามารถให้ข้อมูลที่จะพูดเป็นอย่างอื่น นอกจากนี้ยังเป็นหนทางที่จะ แสดงให้ลูกค้าบางราย เห็นว่ามีมูลค่าเท่าใดที่พวกเขาได้รับจากเอเจนซี่
- การวิเคราะห์ - ผลการดำเนินงานในอดีตเป็นตัวบ่งชี้ที่ดีในอนาคต หากลูกค้ากำลังดูดชีวิตออกจากเอเจนซี่และทำให้ทุกคนสะดุ้งข้อมูลจาก Timesheets จะแสดงว่าลูกค้าควรรักษาลูกค้าไว้หรือไม่หรือถ้าถึงเวลาที่จะปล่อยมือ ในอีกด้านหนึ่งของสมการก็สามารถแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการทำกำไรของลูกค้าบางรายซึ่งต้องใช้ความพยายามและความพยายามน้อยที่สุด แต่ก็ให้ผลตอบแทนสูงสุดจากการลงทุน
ข้อเสียของ Timesheets
ด้วยคะแนนบวกทั้งหมดปัญหาคืออะไร? ดีมีเหตุผลที่ timesheets จะเกลียดชังโดยทั่วไปเกือบทุกคนยกเว้น crunchers หมายเลขของหน่วยงาน:
- เวลา - หลายคนในเอเยนซีโดยเฉพาะอย่างยิ่งในแผนกสร้างสรรค์ไม่ต้องการอุทิศเวลาในการบริหาร เป็นความคิดสร้างสรรค์อาจเป็นอันตรายที่จะแยกออกจากการระดมความคิดที่ดีในการสร้างสรรค์เพื่อเติมชั่วโมง ผู้จัดการบัญชีหลายรายมีปัญหาเช่นเดียวกัน เป็นเรื่องน่าขัน แต่เวลาในการจัดทำ timesheets ไม่ค่อยมีการจัดสรร
- ข้อผิดพลาด - นี่จะตรงไปที่จุดแรก ครีเอทีฟโฆษณาจำนวนมากจะออกจากช่วงเวลาจนถึงนาทีสุดท้ายก่อนรายงานการเรียกเก็บเงินในช่วงปลายเดือน และนั่นหมายความว่าความถูกต้องของ timesheet จะไปจากค่อนข้างดีจนน่ากลัว เป็นการยากที่จะจดจำจำนวนนาทีที่คุณใช้ไปในงานหนึ่ง ๆ เมื่อสองสัปดาห์ก่อนดังนั้นจึงมักเป็นการคาดเดา หาก timesheets ทั้งหมดเดาได้ก็จะทำให้พวกเขาเกือบไร้ประโยชน์
- Focus ไม่ดี - เวลาไม่ใช่ตัวบ่งชี้ ยอดเยี่ยมในการโฆษณา ร้านหนึ่งสามารถใช้เวลา 40 ชั่วโมงและไม่ได้ผลิตอะไรก็ได้อีกทั้งยังสามารถทำงานได้ 10 ชิ้นและเป็นผลงานชิ้นเอก Timesheets ไม่ได้บันทึกคุณภาพของการคิดเพียงแค่ใช้เวลาในการทำ
อนาคตของ Timesheets
Timesheets อยู่ที่นี่เพื่อให้อยู่และต้องทำด้วยตนเอง การติดตามเวลาอัตโนมัติไม่ทำงานเนื่องจากต้องเริ่มต้นและหยุดด้วยตนเอง ถ้าคุณลืมที่จะเริ่มต้นนาฬิกาคุณจะสูญเสียชั่วโมง ลืมที่จะหยุดมันและบางส่วนของลูกค้าที่ไม่ดีจะถูกเรียกเก็บเงินสำหรับชั่วโมงการทำงานที่มีการใช้จ่ายในโครงการอื่น ซึ่งในที่สุดก็อาจทำให้เกิดปัญหา (และแม้กระทั่งคดี) กับการทับถมเกินและการสูญเสียลูกค้าที่มีคุณค่า
วิธีเดียวที่จะรับประกันการติดตามเวลาที่ดีคือการยืนยันทุกคนในเอเจนซี่อัปเดต timesheets อย่างน้อยวันละสองครั้งก่อนรับประทานอาหารกลางวันและอีกครั้งก่อนเดินทางกลับบ้าน หากทำเช่นนี้ timesheets จะถูกต้องและเป็นประโยชน์ และถ้ามันไม่ได้ทำหน่วยงานควรได้รับการสร้างสรรค์ด้วยแรงจูงใจ ค้นหาวิธีกระตุ้นการติดตามเวลา
ให้พนักงานเหล่านั้นที่เก็บบันทึกอย่างพิถีพิถันในเรื่องเวลาโบนัสรายสัปดาห์หรือไม่กี่ชั่วโมงในวันศุกร์ อาจดูเหมือนเสียเวลาและเงิน แต่เวลาที่ถูกต้องอาจคุ้มค่ากับหน่วยงานมากกว่าไม่กี่ร้อยเหรียญที่นี่หรือที่นั่นในแต่ละสัปดาห์