การกำกับดูแลโครงการ: คำนิยาม
การจัดการในแง่การบริหารจัดการโครงการหมายถึงนโยบายกระบวนการมาตรฐานขั้นตอนและหลักเกณฑ์ที่กำหนดว่าโครงการมีการดำเนินการควบคุมและดำเนินการโดยองค์กรของคุณอย่างไร
การปกครองสามารถทำได้อย่างกว้างขวางและ "หนัก" โดยมีระบบราชการจำนวนมากหรือไม่ซับซ้อนและ "เบา" (ซึ่งอาจเป็นไปได้ว่าไม่มีประสิทธิภาพ)
ผู้จัดการควรมุ่งให้มีระดับของการกำกับดูแลที่เหมาะสมกับสภาพแวดล้อมและวัฒนธรรมของตน ตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายการกำกับดูแลของคุณเหมาะสมสำหรับวัตถุประสงค์เป็นปัจจัยสำคัญในการสร้างความมั่นใจว่ามีประสิทธิภาพ
การกำกับดูแลเริ่มต้นที่ด้านบน คณะกรรมการ บริษัท ควรให้ความสำคัญกับแนวคิดเรื่องธรรมาภิบาลและความโปร่งใสของโครงการควรได้รับการจัดการอย่างถูกต้องตามหลักเกณฑ์ที่กำหนด ทัศนคติและมาตรฐานที่คาดว่าจะกรองลงไปยัง บอร์ด โครงการและผู้นำโครงการ (และทีมงานของโครงการที่มีอยู่)
เหตุใดเรื่องการกำกับดูแลโครงการ
ผู้สนับสนุนโครงการและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียรายอื่น ๆ ของคุณต้องการทราบว่าคุณกำลังใช้จ่ายงบประมาณโครงการอย่างถูกต้อง พวกเขาต้องการเห็นว่าคุณกำลังติดตามความก้าวหน้าโครงการของคุณได้อย่างมีประสิทธิภาพและก้าวไปสู่การบริหารจัดการความเสี่ยงของโครงการตามที่จำเป็น
แต่เหตุผลในการกำกับดูแลที่ดีในโครงการไปไกลกว่าที่
การปกครองเป็นที่ต้องการของลูกค้าโดยเฉพาะอย่างยิ่งในภาครัฐ
รัฐบาลและหน่วยงานกำกับดูแลขอให้ (และในบางกรณีบังคับ) มาตรฐานบางอย่างสำหรับโครงการบางโครงการ การปกครองไม่ได้เป็นเพียงประเด็นภายในเท่านั้น บริษัท หลายแห่งที่ดำเนินงานในตลาดที่มีการควบคุมจะต้องปฏิบัติตามคำแนะนำจากกฎหมายภายนอกอย่างเช่น Sarbanes-Oxley การกำกับดูแลโครงการถือเป็นส่วนเล็ก ๆ ของความสามารถในการพิสูจน์ว่า บริษัท ของคุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและอยู่ภายใต้คำแนะนำและกฎเกณฑ์ที่กำหนดไว้สำหรับอุตสาหกรรมของคุณ
การกำกับดูแลโครงการยังช่วยให้คุณ:
- ช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนและติดตามการลงทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพ
- รับซื้อ - ซื้อโครงการ
- หลีกเลี่ยงสาเหตุที่ทำให้โครงการล้มเหลว
- ติดต่อสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
- แนะนำมาตรฐานระหว่างโครงการทำให้ง่ายต่อการเปรียบเทียบประสิทธิภาพ
- ลดความเสี่ยง
- พัฒนาและกระตุ้นให้พนักงานในสภาพแวดล้อมที่มีโครงสร้าง
การกำกับดูแลโครงการมีลักษณะอย่างไร
ดังนั้นตอนนี้เรารู้ว่าการกำกับโครงการคืออะไรมันมีลักษณะอย่างไรในโครงการ? ต่อไปนี้เป็นประเภทของกิจกรรมที่แสดงถึงการกำกับดูแลในสภาพแวดล้อมของโครงการ:
- มีวงจรชีวิตการจัดการโครงการที่มีระเบียบวินัยซึ่งรวมถึงจุดที่กำหนดไว้สำหรับการอนุมัติ ประเด็นเหล่านี้คือประเด็นที่จะกล่าวถึงความเป็นไปได้ของโครงการและมีการตัดสินใจว่าจะดำเนินการต่อไปหรือไม่
- โครงการมีกรณีธุรกิจที่ชัดเจนและกรณีธุรกิจมีข้อมูลเพียงพอที่จะทำให้ทีมผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้อย่างถูกต้อง
- การตัดสินใจเหล่านี้ได้รับการบันทึกและสื่อสารอย่างเพียงพอ
- คนที่ทำงานในโครงการได้กำหนดบทบาทและความรับผิดชอบ
- มีวัฒนธรรมของการเรียนรู้อย่างต่อเนื่องซึ่งจะช่วยให้ทีมงานโครงการสามารถปรับปรุงและพูดคุยบทเรียนที่ได้เรียนรู้ในสภาพแวดล้อมที่ปราศจากข้อบกพร่อง
- มีกระบวนการและขั้นตอนต่างๆที่ทำให้ทีมงานโครงการสามารถทบทวนโครงการของตนเองและขอความช่วยเหลือเป็นอิสระได้หากจำเป็น
- ผู้มีส่วนได้เสียมีส่วนร่วมและเชื่อถือกระบวนการนี้
- ทีมงานโครงการประกอบด้วยบุคคลที่มีประสบการณ์และมีคุณสมบัติในบทบาทที่เกี่ยวข้อง
การบริหารจัดการโครงการเชื่อมโยงกับโครงสร้างการกำกับดูแลในองค์กรโดยรวม ถ้าคุณคิดว่าจุดมุ่งหมายหลักของการกำกับโครงการคือเพื่อให้แน่ใจว่าโครงการมีการดำเนินการอย่างถูกต้องคุณจะเห็นได้ว่าการเชื่อมโยงกับการกำกับดูแลด้านการเงินในระดับองค์กรการบริหารความเสี่ยงขององค์กรและอื่น ๆ เป็นอย่างไร
การกำกับดูแลโครงการควรสอดคล้องกับกระบวนการขององค์กรในปัจจุบันของคุณ กล่าวอีกนัยหนึ่งอย่าสร้างกระบวนการจัดการด้านการเงินใหม่เมื่อคุณมีงานด้านการจัดการด้านอื่น ๆ อยู่แล้ว! ใช้สิ่งที่มีอยู่ในปัจจุบันและปรับแต่งกระบวนการขององค์กรเพื่อให้เหมาะสมกับการใช้งานในโครงการ
5 ประเด็นสำคัญสำหรับการกำกับดูแลโครงการ
เมื่อคุณเริ่มมองเข้าไปในนั้นคุณจะรู้ว่าการกำกับดูแลโครงการแพร่หลายไปทั่วทุกองค์ประกอบของการจัดการโครงการ
อย่างไรก็ตามมีบางประเด็นที่สำคัญซึ่งการกำกับดูแลมีความเกี่ยวข้องเป็นพิเศษ
- วิธีการและกระบวนการ: ช่วยให้งานของคุณทำงานได้อย่างน่าเชื่อถือและยั่งยืน
- การจัดการความรู้: นี่เป็นสิ่งสำคัญสำหรับบทเรียนที่ได้เรียนรู้และสร้างความมั่นใจว่าองค์กรได้เรียนรู้จากประสบการณ์ของโครงการ การจัดการความรู้มีความสำคัญหากคุณต้องการหยุดทำผิดเดียวกันหลาย ๆ ครั้ง
- การบริหารจัดการโครงการ: เมื่อการจัดการโครงการขององค์กรเติบโตขึ้นความสามารถในการส่งมอบจะประสบความสำเร็จ
- ระดับซื้อระดับสูง: ความมุ่งมั่นในการบริหารจัดการโครงการจะเริ่มต้นที่ด้านบน หากคุณมีการสนับสนุนด้านการจัดการนี้จะลดลงทุกระดับของธุรกิจและวิธีการในการกำกับจะมีความยั่งยืนมากขึ้น
- วัฒนธรรมสนับสนุน: วัฒนธรรมการสนับสนุนไม่โทษจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการมีสภาพแวดล้อมที่เหมาะสมในการเจริญเติบโต วัฒนธรรมสนับสนุนที่นำโดยสำนักงานจัดการโครงการหรือผู้อำนวยการโครงการจะช่วยให้ผู้จัดการโครงการบรรลุเป้าหมายและเป้าหมายของโครงการ
จะทำอย่างไรถ้าไม่มีมาตรฐานองค์กร
ผู้จัดการโครงการหลาย ๆ โครงการในองค์กรขนาดเล็กพบว่าตัวเองกำลังดำเนินโครงการในสภาพแวดล้อมที่สนับสนุนและในกรณีที่มีการซื้อแนวคิดแนวคิดการจัดการโครงการ แต่ไม่มีโครงสร้างองค์กรที่เป็นทางการในสถานที่ที่จะให้อาหาร
ในสถานการณ์เช่นนั้นและไม่ใช่เฉพาะตัวขององค์กรขนาดเล็กคุณจะออกแบบโมเดลการจัดการโครงการของคุณตั้งแต่เริ่มต้น หากไม่มีแนวทางการกำกับโครงการที่คุณสามารถถอดชั้นวางและพอดีกับโครงการของคุณคุณจะต้องสร้างตัวเอง
ไม่ยากเท่าที่อาจดูเหมือน!
เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าพื้นฐาน:
- สร้างเอกสารบทบาทและความรับผิดชอบ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีผู้สนับสนุนโครงการ
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณมีคณะกรรมการโครงการหรือกลุ่มควบคุมและจัดให้มีการประชุมตามปกติซึ่งคุณทำและแจกจ่ายนาที
- ตั้งค่า กระบวนการบริหารความเสี่ยง
- ตั้งค่า กระบวนการจัดการการเปลี่ยนแปลง
- สร้างจุดลงในกำหนดการโครงการของคุณซึ่งคุณจะตรวจสอบความเป็นไปได้ของโครงการเทียบกับเป้าหมายเดิมของธุรกิจ (สิ้นสุดระยะแต่ละขั้นเป็นจุดธรรมชาติที่จะนำเช็ค)
ในที่สุดผู้รับผิดชอบโครงการจะต้องรับผิดชอบในการดูแลให้มีการกำกับดูแลที่เพียงพอ แต่ผู้จัดการโครงการก็สามารถมีส่วนร่วมในเรื่องนี้ได้
การกำกับดูแลอาจเป็นหนึ่งในหัวข้อที่แห้งกว่าในการจัดการโครงการ แต่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด เป็นวิธีที่ทีมผู้บริหารอาวุโสรู้ว่าคุณกำลังทำงานได้ดีและมั่นใจว่าโครงการดังกล่าวกำลังคลี่คลายตามที่ควร นอกจากนี้ยังมีการตรวจสอบและยอดคงเหลือที่จำเป็นสำหรับผู้จัดการเพื่อให้ทราบว่าเงินนั้นมีการใช้จ่ายไปในทางที่เหมาะสมและสอดคล้องกับกรณีทางธุรกิจ