ถ้าคุณเขียนจดหมายเป็นตัวแทนขององค์กรทราบว่าในขณะที่บาง บริษัท อนุญาตให้พนักงานเขียนจดหมายอ้างอิงได้อย่างอิสระคนอื่น ๆ อาจเซ็นเซอร์หรือห้ามไม่ให้พวกเขาทั้งหมด
ดังนั้นโปรดตรวจดูว่านโยบายของนายจ้างของคุณเป็นอย่างไรก่อนได้รับความยินยอม
หลายองค์กรมีการอ้างอิงถึงทรัพยากรมนุษย์ (HR) ตรวจสอบกับนโยบายของ บริษัท ก่อนดำเนินการต่อ
หากคุณเป็น เจ้าของธุรกิจและ ผู้รับเหมาราย เดิมหรืออดีต ต้องการหนังสือแนะนำจากคุณโปรดอ่านคู่มือต่อไปนี้เพื่อใช้ดุลยพินิจของคุณ
เมื่อคุณควรเขียนจดหมายแนะนำ
ผู้สมัครควรเป็นคนที่คุณรู้จักดีและเป็นคนที่คุณเพิ่งทำงาน ตัวอย่างเช่นคุณอาจไม่สามารถให้คำแนะนำสำหรับคนที่คุณทำงานกับสิบปีที่ผ่านมาหรือกับคนที่คุณทำงานได้เพียงเดือนเดียว แม้ว่าอาจเป็นเรื่องที่น่าสนใจ แต่คุณก็ควรพึ่งพาข้อมูลเก่าหรือไม่มากพอซึ่งทั้งสองอย่างนี้อาจทำให้เข้าใจผิด ไม่มีทางรู้เลย ดังนั้นถ้าคุณไม่สามารถคุยกับทักษะที่มีอยู่ของผู้อื่นได้อย่างสุภาพจะปฏิเสธคำขอของพวกเขา
คุณควรจะรู้จักผู้สมัครในบทบาทที่ช่วยให้คุณเขียนการอ้างอิงที่มีความหมายได้ ตัวอย่างเช่นถ้าคุณทำงานกับบุคคลนั้นในฐานะนักเขียนอิสระ แต่ตอนนี้เขากำลังเริ่มต้นทำธุรกิจการเดินสุนัขคุณไม่สามารถรับรองทักษะในแดนอื่นได้
ในกรณีดังกล่าวเป็นการดีที่สุดที่จะปฏิเสธและอาจให้คำแนะนำว่าใครจะเป็นผู้สมัครที่ดีกว่า ถ้าเขาต้องการเริ่มต้นธุรกิจการเดินสุนัขเขาควรมีลูกค้าที่มั่นคงซึ่งสามารถรับรองความสามารถของเขาได้อย่างแท้จริง
เขียนจดหมายเฉพาะเมื่อคุณสามารถให้ข้อมูลอ้างอิงเชิงบวกได้ ถ้าคุณไม่มีอะไรที่ดีในการพูดเกี่ยวกับการแสดงของพวกเขาให้ทำในสิ่งที่ซื่อสัตย์และบอกว่าคุณไม่สามารถมีส่วนร่วมได้
ถ้าคุณรู้สึกว่าจำเป็นต้องให้เหตุผลว่าทำไม:
- ซื่อสัตย์และบอกว่าคุณรู้สึกไม่สบายใจในการเขียนแทน
- บอกโกหกขาวเช่น "ฉันไม่อยู่ในฐานะที่จะเขียนจดหมายแนะนำ"
แม้ว่าคุณจะรู้สึกอึดอัดใจหรือผิดก็ตามเชื่อสัญชาตญาณของคุณ นอกจากนี้หนังสือที่ไม่ได้รับการรับรองจะไม่เป็นประโยชน์กับผู้สมัครหรือนายจ้างที่มีศักยภาพของพวกเขาด้วย
ยึดติดกับข้อเท็จจริง
เมื่อคุณเห็นด้วยที่จะเขียนจดหมาย ให้จดจำไว้และรวมเฉพาะข้อมูลที่เป็นข้อเท็จจริงและเป็นความจริง เท่านั้น หลีกเลี่ยงการพูดอะไรบางอย่างที่เป็นความคิดเห็นอย่างเคร่งครัด - อาจใช้กับคนที่ได้รับการพิจารณาให้ทำงานในอนาคตและอาจทำให้เกิดปัญหาทางกฎหมายกับคุณและ บริษัท ของคุณ การอ้างสิทธิ์สูงเช่น "Louisa เป็นนักเขียนที่ยอดเยี่ยม" ด้วยตัวเองเป็นสิ่งที่อันตราย คุณควรจะสามารถสนับสนุนมันด้วยการรับรู้ด้านนอกหรือรางวัลที่งานของเธอได้รับ ถ้าคุณไม่สามารถทำได้คุณอาจพูดว่า "Louisa ผลิตเนื้อหาที่ยอดเยี่ยมสำหรับเราเสมอ"
หลีกเลี่ยงแถลงการณ์เชิงบวกและบวกมากเกินไป ถ้าคุณสร้างคนขึ้นมากเกินไปจดหมายอาจไม่ได้รับน้ำหนักใด ๆ กับลูกค้าหรือนายจ้างในอนาคต
วิธีการจัดโครงสร้างหนังสืออ้างอิง
1. แนะนำตัวเองในย่อหน้าเปิดเพื่อตั้งตำแหน่งและความสัมพันธ์ของคุณกับผู้สมัคร
ให้ผู้อ่านทราบว่าเหตุใดคุณจึงมีคุณสมบัติในการจัดทำจดหมายดังกล่าว
2. ยืนยันข้อเท็จจริงเกี่ยวกับผู้สมัครและสถานที่ที่เขาทำงานอยู่ (ถ้ามี):
- ตำแหน่งงานและ บริษัท ของบุคคล
- คุณทำงานกับคนนานแค่ไหน
- เมื่อคุณทำงานกับบุคคลนั้นถ้าคุณยังไม่ได้
- ลักษณะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจของคุณหรือความสามารถที่คุณทำงานร่วมกับผู้สมัคร
- เสนอวิจารณญาณของคุณเกี่ยวกับทักษะและคุณภาพของผู้สมัครเกี่ยวกับบริการระดับมืออาชีพของพวกเขา เน้นลักษณะที่มีค่าที่สุดเช่นการเขียนทักษะการแก้ปัญหาหรือการจัดการเวลา คุณสามารถวาดออกความสามารถพิเศษใด ๆ ระบุว่าคุณจะมีความสุข reemploy พวกเขาและทราบเฉพาะว่าบริการระดับมืออาชีพของพวกเขาได้รับประโยชน์คุณและองค์กรของคุณ
4. ใช้ย่อหน้าสุดท้ายเพื่อเพิ่มตัวอย่างหรือเกร็ดเล็กเกร็ดน้อยที่เห็นสมควร
5. สุดท้ายปิดโดยเสนอเพื่อตอบคำถามใด ๆ เพิ่มเติมหรือให้ข้อมูลการติดตามผล
จดหมายอ้างอิงสำหรับธุรกิจที่แนะนำบริการระดับมืออาชีพ
ทบทวนจดหมายแนะนำทางธุรกิจต่อไปนี้ซึ่งแนะนำบริการระดับมืออาชีพ
ตัวอย่างที่ 1
เรียนนาย Eggleston
ฉันเขียนเพื่อแนะนำบริการของ Daniel Lightheart, CPA แดเนียลทำงานให้กับ บริษัท กฎหมายของฉันเป็นเวลา 15 ปีที่ผ่านมาในฐานะนักบัญชีและผู้ทำบัญชีของเรา ความรู้และความใส่ใจในรายละเอียดของเขาได้ช่วยในการรักษา บริษัท ของเราในการติดตามในช่วงภาวะเศรษฐกิจถดถอยล่าสุดและผ่านการปรับโครงสร้างที่สำคัญ
ฉันรู้สึกมั่นใจในการแนะนำบริการด้านบัญชีของแดเนียล
เขาไม่ได้เป็นเพียงอย่างละเอียด แต่ยังง่ายต่อการทำงานและเต็มใจที่จะใช้เวลาในการอภิปรายเกี่ยวกับข้อกังวลและตอบคำถามของฉัน
หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมโปรดติดต่อฉัน
ความนับถือ,
Annabelle Sebastian
Partner, Sebastian & Associates
สำนักงาน: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
ตัวอย่างที่ 2
เรียน Ms. Kelly,
ฉันเป็นรองประธานของ ABC Watches กำลังเขียนเพื่อแนะนำบริการด้านการตลาดของ Michaela Brown Michaela สร้างและดำเนินการแคมเปญที่ประสบความสำเร็จมากมายให้กับเราตั้งแต่กรกฎาคม 2012 ถึงมกราคม 2016
ความเชี่ยวชาญด้านซอฟท์แวร์การออกแบบของเธอควบคู่ไปกับจิตวิญญาณที่สร้างสรรค์และร่วมกันของเธอทำให้เธอเป็นผู้เชี่ยวชาญในการดำเนินโครงการที่สำคัญที่สุดของเรา เธอโดดเดี่ยวนำ Twitter ของเราต่อไปนี้จาก 1,000 ถึงกว่า 52,000 ในเวลาเพียงสามเดือนโดยใช้กลยุทธ์การคิดล่วงหน้า เธอเป็นคนที่มีรายละเอียดเป็นอย่างดีมีการจัดระเบียบและเปิดรับข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์ทำให้ความสัมพันธ์ทางธุรกิจของเราทั้งง่ายและน่ารื่นรมย์
ฉันแนะนำ Michaela สำหรับบทบาทผ่านที่เธอสามารถมีส่วนร่วมในความคิดสร้างสรรค์ที่โดดเด่นและความทุ่มเทของเธอ หากได้รับการว่าจ้างผมเชื่อมั่นว่าเธอจะใช้ความพยายามทางการตลาดของคุณให้สูงขึ้นใหม่
หากคุณมีคำถามเพิ่มเติมโปรดติดต่อฉัน
ความนับถือ,
ลิซ่ามัวร์
รองประธาน บริษัท ABC Watches
สำนักงาน: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
ตอบคำถามติดตามผลใด ๆ
การส่งหนังสือรับรองเป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้สมัครงานหรือผู้ให้บริการที่มีศักยภาพและตามรูปแบบนี้คุณจะให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ต่อลูกค้าหรือนายจ้างที่คาดหวัง คุณอาจได้รับคำตอบ "ขอบคุณ" แบบง่ายๆหรืออาจถามคำถามเพิ่มเติมเกี่ยวกับผู้สมัคร ไม่ว่าในกรณีใดโปรดตอบอย่างรวดเร็ว