เคล็ดลับสำหรับการหัตถกรรมอีเมลที่อ่าน
ในระหว่างการค้นหางานคุณอาจส่งอีเมลจำนวนมากรวมถึง จดหมายแนะนำ ขอขอบคุณบันทึก และข้อความไปยังการเชื่อมต่อที่เกี่ยวกับการค้นหางาน
ในอีเมลเหล่านี้คุณจะต้องการหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่น่าอับอาย (เช่นสะกดชื่อของใครบางคน) นอกจากนี้คุณยังต้องการตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้เขียนบันทึกที่ได้รับการตอบกลับ อ่านข้อมูลเกี่ยวกับมารยาทอีเมลรวมถึงคำแนะนำในการสร้างคำทักทาย
เริ่มอีเมลด้วยคำทักทายแบบมืออาชีพ
มุ่งมั่นเพื่อความชัดเจนในบรรทัดเรื่องของคุณ เลือกสิ่งที่ตรงซึ่งระบุถึงวัตถุประสงค์ของอีเมลเช่น "เวลาการประชุมเปลี่ยนไป" หรือ "แบบสอบถามอย่างรวดเร็วเกี่ยวกับข้อเสนอของคุณ" หลีกเลี่ยงการแครอทกับทีเซอร์เช่น "ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบ ... " ที่พยายามล่อลวงการอ่านให้เปิดอีเมลเพื่อให้ได้ตามที่คุณต้องการ
ผู้คนมักตัดสินใจว่าจะเปิดอีเมลหรือไม่ขึ้นอยู่กับหัวเรื่องดังนั้นเลือกคนที่ระบุวัตถุประสงค์ของคุณไว้อย่างชัดเจน
ใช้คำทักทายเป็นมืออาชีพ รวม คำทักทายที่เหมาะสม สำหรับสถานการณ์และผู้รับ มีคำทักทายที่ยอมรับได้ในอีเมลที่ไม่ได้ใช้เป็นจดหมายธรรมดาและคำทักทายที่ใช้สำหรับทั้งสองคน
เลือกคำทักทายตามความรู้ที่คุณเขียนและประเภทของข้อความที่คุณกำลังเขียน ตัวอย่างเช่นถ้าคุณเขียนคนที่คุณรู้จัก "Hi Jim" มีความเหมาะสม "Dear Mr./ Smith Smith" จะเหมาะสมเมื่อสมัครงานหรือเขียนจดหมายธุรกิจ
หลีกเลี่ยงการเปิดอีเมลด้วย "hey" ซึ่งเป็นข้อมูลที่ไม่เป็นทางการและโดยทั่วไปไม่ได้ใช้ในที่ทำงาน
ยังอายจาก "Hi folks" หรือ "Hi guys" แม้ว่าลักษณะของอีเมลของคุณจะผ่อนคลาย
นี่คือตัวอย่างของคำทักทายที่จะใช้ :
- เรียน Firstname Lastname (นี่ทำงานได้ดีถ้าคุณไม่ทราบเพศของคนที่คุณเขียน)
- เรียน Firstname (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
- สวัสดีชื่อ (เมื่อส่งอีเมลถึงคนที่คุณรู้จัก)
- เรียน Mr./Ms นามสกุล
- เรียน Mr./Ms ชื่อนามสกุล
- Dear Name นามสกุล
- ถึงผู้เกี่ยวข้อง
- เรียนผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล
- เรียนผู้จัดการฝ่ายการจ้างงาน
เพิ่มที่อยู่อีเมลล่าสุด หากคุณไม่มีตัวเลือกในการยกเลิกการส่งอีเมลให้เพิ่มที่อยู่สุดท้ายหากคุณมีแนวโน้มที่จะมีนิ้วเรียกอย่างรวดเร็ว ใส่ชื่อผู้รับเฉพาะเมื่อคุณมั่นใจว่าอีเมลพร้อมใช้งานแล้ว
หลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด "reply all" เก่า ๆ ดูนิ้วของคุณเมื่อกดปุ่มตอบทั้งหมด พิจารณาว่าทุกคนในรายการจำเป็นต้องอ่านสิ่งที่คุณต้องพูดหรือไม่ นอกจากนี้โปรดระวังอีเมลที่เก่ากว่าในห่วงโซ่ที่อาจคุณอาจไม่ต้องการใครสักคนในการตอบกลับรายการทั้งหมดเพื่อดู
ไปอารมณ์ขันได้ง่าย อารมณ์ขันอาจยากที่จะมองเห็นในอีเมลเนื่องจากเสียงของคุณจะไม่จำเป็นต้องส่องผ่าน หากปราศจากภาษากายการแสดงออกทางสีหน้าหรือจังหวะอารมณ์ขันอาจตกหลุมหรืออ่านไม่ได้โดยไม่รู้ตัว เล่นให้ปลอดภัยและปล่อยทิ้งไว้
พิสูจน์อักษร! อย่าทำผิดพลาดในการคิดว่าผู้คนจะให้อภัยกับความผิดพลาดในอีเมลที่ไม่เป็นทางการหรือข้อผิดพลาดที่คาดว่าจะเกิดขึ้นหากคุณพิมพ์บนโทรศัพท์ของคุณ คุณอาจได้รับการตัดสินอย่างรุนแรงโดยข้อผิดพลาดในอีเมลของคุณโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากพวกเขากำลังอาละวาด อย่าพึ่งพาตัวตรวจการสะกดคำซึ่งมักจะเลือกคำที่ผิดสำหรับคุณ - ตรวจสอบอีเมลของคุณเหมือนกับว่าคุณต้องการเป็นเอกสารสำคัญ
โดยเฉพาะอย่างยิ่งโปรดตรวจสอบและตรวจสอบอีกครั้งว่ามีการสะกดชื่อคนอย่างถูกต้องหรือไม่
อย่าใช้ emojis หรืออีโมติคอน ข้อความอีเมลมีลักษณะคล้ายข้อความมากขึ้นเรื่อย ๆ ข้อความในที่ทำงานบางครั้งอาจรวมถึง emoji แบบ "thumbs-up" หรือใบหน้ายิ้ม แม้ว่าพวกเขาจะกลายเป็นเรื่องปกติมากขึ้นหลีกเลี่ยง emojis และอีโมติคอนในการติดต่ออย่างเป็นทางการ (เคล็ดลับ: ถ้าคำทักทายอีเมลของคุณใช้นามสกุลเป็นสัญลักษณ์ที่แน่ใจว่าคุณควรปล่อยอารมณ์และอีโมติคอนออก)
จำอีเมลนั้นได้ตลอดไป คิดอย่างรอบคอบก่อนที่จะส่งอีเมลบางสิ่งบางอย่างหรือเป็นความลับยิงคนผ่านทางอีเมลดูหมิ่นใครบางคนหรือตอบโต้ด้วยความโกรธ
ชนิดของปฏิสัมพันธ์ที่ดีกว่าอาจจะทำด้วยตัวเอง กฎยี่สิบสี่ชั่วโมงเป็นสิ่งที่ดี หากคุณไม่แน่ใจว่าควรส่งข้อความหรือไม่รอจนถึงวันรุ่งขึ้นเพื่อตัดสินใจ อีกกฎง่ายๆ: อย่าเขียนอะไรในอีเมลที่คุณไม่ต้องการที่จะแบ่งปันต่อสาธารณชน (ในคำให้การเป็นพยานการพูดหรือบนโซเชียลมีเดีย)
ข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเขียนและส่งอีเมล: มารยาทในการให้บริการอีเมลสำหรับผู้หางาน | คำทักทายและคำทักทาย