จัดเก็บบันทึกการประชุมหรือที่ประชุมในที่ทำงาน
ต่อไปนี้คือคำแนะนำบางประการที่จะช่วยให้คุณสามารถจัดการงานนี้ได้อย่างกลมกลืน ค้นหาสิ่งที่ควรทำก่อนระหว่างและหลังการประชุม
ก่อนการประชุม
- เลือกเครื่องมือบันทึกของคุณ: สิ่งแรกที่คุณต้องทำคือตัดสินใจว่าคุณจะจดบันทึกอย่างไร คุณจะไปโรงเรียนเก่าและใช้ปากกาและกระดาษหรือจะไปใช้เทคโนโลยีและใช้คอมพิวเตอร์แล็ปท็อปแท็บเล็ตหรือสมาร์ทโฟน ตรวจสอบกับเจ้านายของคุณเพื่อดูว่าเขาหรือเธอต้องการให้คุณใช้วิธีใดวิธีหนึ่ง ไม่เป็นไปได้ แต่เป็นไปได้
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเครื่องมือที่คุณเลือกอยู่ในลำดับการทำงานและมีการสำรองข้อมูลในกรณีที่ไม่สามารถใช้งานได้ ถ้าคุณนำแล็ปท็อปเช่นมีปากกาและกระดาษที่มีประโยชน์เช่นกัน คุณไม่ต้องการที่จะต้องหยุดการประชุมในขณะที่คุณค้นหาสิ่งที่จะเขียนในถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณล่ม
- อ่าน ระเบียบวาระการประชุม ก่อนเริ่มการประชุม จะช่วยให้คุณสามารถกำหนดร่างสำหรับนาทีของคุณได้ ปล่อยให้บางส่วนด้านล่างแต่ละรายการในนั้นและเขียนบันทึกย่อของคุณมี การทำเช่นนี้จะทำให้งานของคุณง่ายขึ้นเพียงเล็กน้อยตราบเท่าที่ผู้ดำเนินการประชุมยังคงอยู่ในวาระการประชุม
ในระหว่างการประชุม
- ผ่านรอบแผ่นงานและตรวจสอบว่าทุกคนลงชื่อเข้าใช้คุณจะต้องรวมรายชื่อผู้เข้าร่วมทั้งหมดในรายงานการประชุมอย่างเป็นทางการ
- ให้แน่ใจว่าคุณรู้ว่าใครคือใคร ด้วยวิธีนี้คุณจะสามารถระบุผู้ที่พูดและบันทึกข้อมูลดังกล่าวได้อย่างถูกต้อง
- หมายเหตุเวลาที่เริ่มการประชุม
- อย่าพยายามเขียนความคิดเห็นทุกข้อ ไม่เป็นไรรวมเฉพาะความคิดหลัก ระวังอย่าให้ออกจากรายการที่คุณไม่เห็นด้วย อคติของคุณไม่ควรมีอิทธิพลต่อคุณ จำไว้ว่านี่เป็นบัญชีอย่างเป็นทางการไม่ใช่ความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น!
- เขียนการเคลื่อนไหวทั้งหมดที่ทำให้พวกเขาและผลการลงคะแนนถ้ามี คุณไม่จำเป็นต้องเขียนผู้ที่สนับสนุนการเคลื่อนไหว กฎขององค์กรของคุณอาจแตกต่างไปจากเดิมดังนั้นโปรดตรวจสอบความถูกต้องก่อน
- ถ้าคะแนนเสียงในการเคลื่อนไหวหรือการอภิปรายใด ๆ ถูกเลื่อนออกไปจนกว่าจะถึงการประชุมครั้งต่อไปโปรดจดบันทึกไว้
- บันทึกเวลาสิ้นสุดของการประชุม
หลังการประชุม
- พิมพ์รายงานการประชุมให้เร็วที่สุดหลังการประชุมในขณะที่ทุกอย่างยังคงสดอยู่ในใจของคุณ หากพบข้อผิดพลาดในบันทึกย่อของคุณหรือหากมีคำถามคุณสามารถทำความสะอาดได้โดยเร็วโดยพูดคุยกับผู้เข้าร่วมรายอื่น ๆ
- รวมถึงชื่อขององค์กรชื่อเรื่องของคณะกรรมการประเภทของการประชุม (รายวันรายสัปดาห์รายเดือนรายปีหรือพิเศษ) และวัตถุประสงค์ของรายงาน
- ให้เวลาที่เริ่มและสิ้นสุด
- จัดเตรียมรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมและบันทึกเกี่ยวกับผู้ที่เข้าร่วมการประชุม นอกจากนี้คุณยังสามารถระบุได้ที่นี่ว่าคุณใช้เวลานาที ใส่ชื่อของคุณในรายชื่อผู้เข้าร่วมและในวงเล็บหลังจากชื่อของคุณบอกว่าคุณได้รับนาที อีกทางเลือกหนึ่งคือเมื่อท้ายเอกสารคุณสามารถลงชื่อออกได้โดยการเขียน "ส่งตามลำดับโดย" ตามด้วยชื่อของคุณ
- พิสูจน์อักษรก่อนที่จะส่ง ขอให้คนอื่นเข้าร่วมดูพวกเขาด้วยเช่นกัน เขาหรือเธอจะสามารถแจ้งให้คุณทราบหากบังเอิญคุณทิ้งอะไรบางอย่างไว้
- ส่งให้ผู้ที่ดำรงตำแหน่งเว้นแต่ได้รับคำสั่งให้ทำอย่างอื่น