7 คำถามที่ต้องถามตัวเองก่อนที่จะโดนส่ง
อีเมลอาจเป็นจุดเริ่มต้นของการติดต่อกับใครบางคนและด้วยเหตุนี้โอกาสครั้งแรกของคุณจึงสร้างความประทับใจ ระมัดระวังในการเขียนข้อความของคุณ ก่อนที่คุณจะตีส่งให้ตอบ 7 ข้อนี้
1. My Message Error ฟรีหรือไม่?
การตรวจสอบอีเมลเพื่อหาข้อผิดพลาดเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้ก่อนที่จะส่ง การสะกดและไวยากรณ์ไม่ถูกต้องจะทำให้คุณดูประมาท ที่ไปกับความประทับใจที่คุณพยายามทำโดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณกำลังสมัครงาน
พิสูจน์อักษรจนกว่าคุณจะมั่นใจว่าคุณได้ตรวจสอบการสะกดและข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์รวมทั้งการพิมพ์ผิด Grammarly.com มีเครื่องมือฟรีรวมถึงส่วนขยายสำหรับเบราว์เซอร์ Chrome ที่สามารถช่วยคุณได้
2. ที่อยู่อีเมลของฉันพูดอะไรเกี่ยวกับฉัน
ที่อยู่อีเมลที่ทำงานของคุณซึ่งโดยวิธีนี้คุณไม่ควรใช้สำหรับการค้นหางานซึ่งอาจตรงไปตรงมามาก น่าจะเป็นชื่อของคุณบ้าง
คุณอาจเลือกที่อยู่ที่มีธุรกิจน้อยกว่าเพื่อใช้สำหรับอีเมลส่วนบุคคล ที่อยู่ที่มีการชี้นำบุตรหลานหรือน่ารักก็โอเคหากคุณใช้เฉพาะเพื่อส่งข้อความถึงเพื่อนและครอบครัวของคุณเท่านั้น แต่ถ้าคุณต้องการเขียนอีเมลมืออาชีพให้ลงชื่อสมัครใช้บัญชีใหม่ที่ถ่ายทอดความเป็น มืออาชีพ
ตั้งค่าที่อยู่อีเมลที่ใช้ชื่อจริงของคุณ ลองใช้ชื่อและนามสกุลของคุณ ชื่อจริงชื่อกลางและนามสกุล; หรือส่วนผสมบางอย่าง อย่าส่งอีเมลระดับมืออาชีพของคุณจาก chickybabe@mymail.com
3. ชื่อและที่อยู่อีเมลในฟิลด์ "ถึง" ถูกต้องหรือไม่?
เมื่อคุณเริ่มพิมพ์ชื่อผู้รับลงในช่อง "ถึง" ลูกค้าอีเมลส่วนใหญ่จะเติมชื่อส่วนที่เหลือด้วยรายชื่อจากที่อยู่ติดต่อของคุณ คุณสามารถลงเอยด้วยชื่อที่ไม่ถูกต้องในฟิลด์นี้ได้ดังนั้นจึงควรใส่ใจกับเรื่องนี้
ลองจินตนาการถึงปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหากคุณส่งอีเมลไปยังผู้รับที่ไม่ถูกต้อง สมมติว่าคุณกำลังมองหางานในขณะที่คุณ ยังคงจ้าง ผู้จัดการการจ้างงานที่นายจ้างที่คาดหวังอาจมีชื่อที่ขึ้นต้นด้วยตัวอักษรเดียวกับชื่อเจ้านายปัจจุบันของคุณ น่าอายเท่าไหร่ถ้าคุณส่งเจ้านายของคุณให้กับผู้จัดการว่าจ้างงาน ไม่เพียง แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณถึงปลายทางที่ตั้งใจไว้ แต่คุณต้องการให้แน่ใจว่าข้อความของคุณไม่ถึงที่ไม่ได้ตั้งใจ
4. ฉันใช้ชื่อที่ถูกต้องเพื่อระบุผู้รับ?
หากคุณใช้ชื่อจริงกับบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลอยู่แล้วก็จะสามารถจัดการกับข้อความดังกล่าวได้
อย่างไรก็ตามหากนี่เป็นครั้งแรกที่คุณติดต่อกับคนอื่นหรือคุณไม่แน่ใจว่าพวกเขาชอบที่จะพูดถึงเรื่องนี้อย่างไรควรใช้ชื่ออย่างเป็นทางการเช่นนายนางสาวนางหรือดร. และผู้รับของคนสุดท้าย ชื่อ.
ผิดพลาดเสมอในด้านของความระมัดระวัง ไม่สามารถทำร้ายได้อย่างเป็นทางการ สำหรับคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีที่คนที่คุณมีความสัมพันธ์ที่เป็นที่รู้จักอยู่แล้วจะได้รับการพิจารณาให้มองย้อนกลับไปดูข้อความก่อนหน้าเพื่อดูว่าพวกเขาลงชื่อเข้าใช้อย่างไร ที่จะช่วยให้คุณตัดสินใจว่าจะทำอย่างไร
5. เสียงของฉันถ่ายทอดข้อความของฉันได้ดีหรือไม่?
เป็นคำพูดไป "ไม่ใช่สิ่งที่คุณพูด แต่วิธีการที่คุณพูดว่า." เมื่อคุณพูดคุยกับใครบางคนแบบเห็นหน้าคุณสามารถพึ่งพาการออกเสียงภาษากายและการแสดงออกทางสีหน้าเพื่อช่วยให้คำศัพท์ของคุณมีความหมายมากขึ้น
เมื่อคุณพยายามสื่อข้อความเดียวกันเป็น ลายลักษณ์อักษร จะมีความเข้าใจผิดมากขึ้นเนื่องจากผู้อ่านไม่สามารถมองเห็นใบหน้าอ่านภาษากายหรือได้ยินเสียงของคุณได้
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความของคุณสุภาพและฟังดูเป็นมิตรและความหมายที่คุณตั้งใจจะชัดเจน
6. ข้อความของฉันเรียบง่าย แต่ไม่ลึกลับ?
การเก็บข้อความสั้น ๆ และหวานจะทำให้เข้าใจง่ายขึ้น ในเวลาเดียวกันคุณไม่ควรละเว้นสิ่งที่สำคัญ คุณไม่ต้องการบังคับให้ผู้รับอีเมลของคุณคาดเดาสิ่งที่คุณกำลังพยายามจะพูด ข้อความของคุณควรมีความแม่นยำที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ แต่รวมถึงข้อมูลที่จำเป็นทั้งหมด
7. ฉันได้รวมสิ่งที่แนบมาที่ไม่พึงปรารถนาหรือไม่?
หลายคนปฏิเสธที่จะเปิดเอกสารแนบทางอีเมลที่พวกเขาไม่คาดหวัง พวกเขามีสิทธิที่จะหลีกเลี่ยงการทำเช่นนั้น ไวรัสคอมพิวเตอร์มักถูกส่งผ่านไฟล์แนบเหล่านั้น ถ้าคุณต้องการส่งไฟล์ให้กับบุคคลอื่นเช่นประวัติการทำงานของคุณก่อนอื่นขอให้คุณขอความยินยอมจากผู้รับก่อน ส่งเฉพาะเมื่อเขากล่าวว่าไม่เป็นไร