1. เข้าใจท่าทีของคุณ
แม้ในโลกที่เรากำลังเร่งรีบเพื่อทำสิ่งต่างๆให้เร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อที่จะก้าวต่อไปในภารกิจต่อไปให้ใช้เวลาในการใช้มารยาทที่ดีในอีเมลของคุณ
อย่าละเลยที่จะพูดว่า "please" และ "thank you"
เมื่อพูดถึงคนที่คุณไม่รู้จักหรือไม่พูดคุยกับใครหรือมีความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการคุณควรตั้งชื่อและนามสกุลด้วยหากไม่ได้ขอให้คุณทำอย่างอื่น ตัวอย่างเช่นพูดว่า "Dear Mr. White" หรือ "Dear Ms. Grey" หากคุณตอบกลับอีเมลและผู้ส่งข้อความเดิมได้เซ็นชื่อด้วยชื่อแรกของเขาเท่านั้นคุณสามารถสมมติว่าปลอดภัยในการจัดการกับอีเมลเหล่านี้ด้วยวิธีเดียวกัน
2. ดูเสียงของคุณ
เสียงเป็นวิธีที่คุณในฐานะนักเขียนสามารถแสดงทัศนคติของคุณในข้อความอีเมลได้ มันมีอิทธิพลต่อวิธีการที่ได้รับ คุณมักจะต้องการให้แน่ใจว่าจะเจอกับผู้รับเป็นที่เคารพเป็นมิตรและเข้าถึงได้ คุณไม่ต้องการเสียงห้วนหรือเรียกร้อง อ่านข้อความของคุณอีกครั้งหลายครั้งก่อนที่จะกดปุ่มส่ง
เมื่อเขียนถึงคนที่คุณเคยติดต่อมาก่อนเริ่มต้นด้วยการพูดบางอย่างที่เป็นมิตรเช่น "ฉันหวังว่าคุณจะทำได้ดี" ขณะที่ emojis อาจช่วยให้คุณถ่ายทอดเสียงได้ง่ายขึ้นโปรดละเว้นการใช้อีเมลเหล่านี้ในอีเมลแบบมืออาชีพจนกว่าคุณจะเขียนจดหมายถึงบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ
อย่าใช้มันเมื่อเขียนจดหมายไปหานายจ้าง
ถือว่าอีเมลมารยาทอีเมลไม่ดีในการเขียนอีเมลหรือส่วนหนึ่งในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด มันจะทำให้คุณดูเหมือนคุณกำลังตะโกน
3. กระชับ
คนไม่ว่างไม่มีเวลาหรือความชอบที่จะใช้เวลาอ่านจดหมายอีเมลมากกว่าหนึ่งนาที
ถ้าคุณต้องการให้ผู้รับอ่านข้อความของคุณได้อย่างรวดเร็วและยังคงเข้าใจอยู่คุณต้องเก็บไว้อย่างย่อ
อย่าปล่อยให้รายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างไรก็ตาม ตรวจสอบว่าข้อความของคุณบ่งบอกถึงเหตุผลของคุณในการเขียนข้อความในที่แรก ไม่มีใครช่วยประหยัดเวลาถ้าคุณมีการกลับไปกลับมาในขณะที่คุณพยายามอธิบายรายละเอียดที่คุณละเว้น
4. หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อที่เป็นข้อความ
แม้ว่าคุณจะต้องการประหยัดเวลา แต่คุณไม่ควรใช้คำย่อแบบข้อความในอีเมลระดับมืออาชีพของคุณ หากคุณเขียนข้อความเป็นจำนวนมากเช่นเดียวกับคนจำนวนมากคุณอาจคุ้นเคยกับการใช้ชวเลขเพื่อพูดคุยกับเพื่อนของคุณ ตัวอย่างเช่นคุณอาจใช้ "u" "ur" และ "plz" แทน "คุณ" "ของคุณ" และ "โปรด" คำย่อเหล่านี้ไม่มีที่ใดในการติดต่อทางธุรกิจจนกว่าผู้รับจะเป็นบุคคลที่คุณมีความสัมพันธ์แบบไม่เป็นทางการ
5. ใช้ที่อยู่อีเมลระดับมืออาชีพ
สำหรับข้อความที่เกี่ยวข้องกับงานปัจจุบันของคุณโปรดใช้ที่อยู่อีเมลที่นายจ้างมอบหมายให้คุณเสมอ อย่างไรก็ตามคุณไม่ควรใช้เพื่อส่งข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องกับงานของคุณตัวอย่างเช่นหากคุณต้องการหางานใหม่ ใช้บัญชีอีเมลส่วนบุคคลแทน
หากคุณไม่มีบัญชีส่วนบุคคลตัวอย่างเช่นผู้ให้บริการอินเทอร์เน็ตรายหนึ่งที่คุณให้ไว้เมื่อลงชื่อสมัครใช้บริการจะได้รับบัญชีอีเมลฟรี
ใช้ Gmail หรือบริการอื่นเพื่อตั้งค่าที่อยู่ที่ฟังดูเป็นมืออาชีพ อย่าใช้อะไรโง่หรือมีการชี้นำ ชื่อนามสกุลและนามสกุลหรือชื่อเต็มของคุณเป็นทางเลือกที่เหมาะสม
6. อย่าลืมการสะกดและการนับไวยากรณ์
มีความจำเป็นที่คุณจะตรวจสอบอีเมลอย่างละเอียด อย่าละเลยขั้นตอนสำคัญนี้ไม่ว่าคุณจะยุ่งแค่ไหน สิ่งที่คุณต้องการให้ความใส่ใจคือการสะกดและไวยากรณ์ที่ถูกต้อง นอกเหนือจากการสะกดคำสามัญอย่างถูกต้องแล้วคุณยังต้องการสะกดชื่อของผู้คนรวมทั้งชื่อผู้รับและชื่อ บริษัท ของเขาด้วย
โปรดใช้ความระมัดระวังในการตรวจสอบตัวสะกด พวกเขาไม่อาจสังเกตคำสะกดผิดของคำเมื่อใช้ไม่ถูกต้อง ตัวอย่างเช่นเครื่องตรวจตัวสะกดจะไม่ติดธงคำว่า "ถึง" ในประโยค "ฉันต้องถามคำถาม" แม้ว่าในบริบทนี้ก็ควรเป็น "สอง" ตรวจสอบการสะกดแบบสองครั้งที่คุณไม่แน่ใจโดยใช้พจนานุกรมออนไลน์ฟรีเช่น Merriam-Webster