การเขียนจดหมายการขอนัดพบ
วิธีที่ดีที่สุดในการขอการประชุมคืออะไร? สิ่งสำคัญคือต้องอธิบายอย่างชัดเจนว่าคุณคือใคร (ถ้าคุณไม่รู้จักบุคคลนั้น) วิธีการที่คุณได้รับการอ้างอิงและสิ่งที่คุณต้องการในจดหมายและข้อความอีเมลของคุณ ด้านล่างมีเคล็ดลับสำหรับการเขียนจดหมายที่ขอให้มีการประชุมข้อมูล:
- แนะนำตัวเอง. เป็นสิ่งสำคัญเสมอที่จะเริ่มต้นจดหมายขอให้มีการประชุมพร้อมสรุปวิธีที่คุณรู้จักบุคคลนั้น ถ้าคุณเป็นเพื่อนหรือเพื่อนร่วมงานที่ใกล้ชิดคุณไม่จำเป็นต้องมีการแนะนำตัวเป็นเวลานาน อย่างไรก็ตามถ้าคุณไม่รู้จักคนนั้นให้ดีให้เตือนเขาว่าคุณพบอย่างไร (ถ้ามี) หรือว่าคุณได้ยินเขาหรือเธอ หากเพื่อนร่วมงานหรือเพื่อนร่วมงานใส่ใจคุณให้พูดถึงชื่อของเขาในย่อหน้าแรกของจดหมาย
- อธิบายทักษะและประสบการณ์ของคุณ (สั้น ๆ ) อธิบายประสบการณ์และทักษะที่เกี่ยวข้องกับอุตสาหกรรมของคุณ คุณต้องการแสดงผู้รับว่าคุณจริงจังกับอาชีพของคุณ อย่างไรก็ตามคุณต้องการเก็บส่วนนี้ไว้ให้สั้น ๆ ด้วย คุณอาจพิจารณาแนบ ประวัติการทำงาน ของคุณเพื่อเป็นข้อมูลอ้างอิงหากผู้อ่านต้องการดูข้อมูลเพิ่มเติม
- อธิบายว่าคุณต้องการอะไร ให้คำพูดสุภาพ แต่เป็นรูปธรรมที่บอกว่าคุณต้องการอะไร คุณต้องการพบเพื่อหารือเกี่ยวกับอุตสาหกรรมโดยทั่วไปหรือไม่? คุณต้องการคำแนะนำเกี่ยวกับผลงานของคุณหรือไม่? คุณมีคำถามเกี่ยวกับ บริษัท ของบุคคลนั้นหรือไม่? อย่างไรก็ตามอย่าบอกว่าคุณต้องการความช่วยเหลือในการหางานยกเว้นกรณีที่เป็น จดหมายปกอ่อนที่ติดต่อ ได้ เป้าหมายของจดหมายฉบับนี้คือการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับอุตสาหกรรมของคุณและวิธีที่คุณสามารถพัฒนาทักษะและ / หรือการค้นหางานของคุณ
- ให้สั้นและเป็นมืออาชีพ อย่าไปนานเกินไป - เก็บจดหมายไว้ในหนึ่งหน้าหรือน้อยกว่า คนนี้มีโอกาสยุ่งมากและไม่มีเวลาอ่านจดหมายยาว ที่ถูกกล่าวว่าคุณยังคงต้องการภาษาของคุณสุภาพและเป็นมืออาชีพ อย่าลืม อ่าน จดหมายของคุณก่อนที่จะส่ง เขียนจดหมายของคุณใน รูปแบบจดหมายธุรกิจ ที่เหมาะสม ดูตัวอย่างตัวอักษรด้านล่างเพื่อเป็นตัวอย่าง
ตัวอย่างจดหมายขอการประชุมเชิงข้อมูล
ตัวอย่างที่ 1
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของจดหมายร้องขอการประชุมเพื่อขอคำแนะนำด้านอาชีพ ในตัวอย่างนี้นักเขียนจดหมายมีประสบการณ์มาหลายปีแล้ว นักเขียนกำลังติดต่อกับสมาชิกที่ประสบความสำเร็จในอุตสาหกรรมของตนเพื่อทำความเข้าใจและแนะนำ
ชื่อผู้ติดต่อ
หัวข้อ
องค์กร
ที่อยู่
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์
วันที่
เรียน Mr./Ms ชื่อนามสกุล,
ในช่วง 10 ปีที่ผ่านมาฉันได้ติดตามอาชีพของคุณผ่านกิจกรรมข่าวการสัมภาษณ์และการวิจัยทางเว็บ การอุทิศตนเพื่อสื่อและความเข้าใจเกี่ยวกับบทบาทของนักข่าวที่เล่นในถนนทางข้อมูลที่รวดเร็วในปัจจุบันควบคู่ไปกับความเชื่อในพลังของสื่อมวลชนเป็นแบบอย่าง นอกจากนี้ฉันรู้ว่าคุณเป็นนักเรียนที่ Columbia กับ John Smith ซึ่งเป็นศาสตราจารย์วารสารศาสตร์ของฉันที่รัฐ Missouri
ฉันมีสิทธิ์ในการฝึกฝนความสามารถด้านการสื่อสารมวลชนให้กับสิ่งตีพิมพ์ที่แตกต่างกันสามแบบ เมื่อฉันออกจากวิทยาลัยฉันก็ไปทำงานหนังสือพิมพ์เมืองเล็ก ๆ ทั่วไปและได้เรียนรู้ทุกแง่มุมของการได้รับกระดาษให้กับคนในเวลาที่เหมาะสม จากนั้นฉันก็ย้ายไปเป็นผู้จัดการระดับภูมิภาคของ บริษัท สื่อที่ประกอบด้วยหนังสือพิมพ์ขนาดเล็กถึงขนาดกลางในมิดเวสต์ ในตำแหน่งปัจจุบันของฉันฉันเป็นผู้สื่อข่าวหัวหน้าของหนังสือพิมพ์รายใหญ่ที่สุดแห่งหนึ่งในตะวันตกเฉียงใต้
ฉันจะขอบคุณโอกาสที่จะได้พบปะกับคุณเพื่อทำความเข้าใจกับข้อเสนอแนะของคุณเกี่ยวกับทักษะและความสามารถของฉันที่มีค่ามากที่สุดในสาขานักข่าวไม่ใช่แค่หนังสือพิมพ์ แต่สื่ออื่น ๆ ด้วย
สัปดาห์ที่ 15-19 มีนาคมฉันจะอยู่ที่นครนิวยอร์ก ฉันต้องการไปพบปะกับคุณและรับความคิดเห็นเกี่ยวกับความสามารถในการเขียนของฉันพร้อมกับคำแนะนำในการที่ทักษะของฉันจะมีค่ามากที่สุดจากมุมมองของคุณ
ฉันมีผลงานของฉันที่ฉันจะมีกับฉัน
ขอบคุณมากสำหรับเวลาของคุณ ฉันจะโทรไปที่สำนักงานของคุณเพื่อตั้งเวลาที่สะดวก ฉันหวังว่าจะได้พบคุณ
ขอแสดงความนับถือ
ลายเซ็นของคุณ (ตัวอักษรที่พิมพ์ยาก)
ชื่อที่คุณพิมพ์
ที่อยู่ของคุณ
เมืองรัฐรหัสไปรษณีย์ของคุณ
หมายเลขโทรศัพท์ของคุณ
อีเมลของคุณ
ตัวอย่างที่ 2
ต่อไปนี้เป็นตัวอย่างของจดหมายที่ร้องขอการประชุม จดหมายประกอบด้วยคุณสมบัติและประสบการณ์ของผู้เขียนเหตุผลในการเขียนรวมถึงการขอนัดหมาย
Mikael Blue
1234 ถนนพีชทรี
Atlanta, GA 30329
นางสาว Epina Jobina
กรรมการบริหาร
โครงการศูนย์ช่วยเหลือเด็กและทารกแห่งชาติ SIDS
1234 วิถีการเฝ้าระวัง
แอตแลนตา 30344
23 มกราคม 20XX
เรียนคุณโยชินา:
Buster Brown, ผู้บังคับบัญชาปัจจุบันของฉันที่กองระบาดวิทยาและการเฝ้าระวัง CDC ของโครงการการฉีดวัคซีนแห่งชาติแนะนำให้ฉันติดต่อคุณเพื่อเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ SIDS แห่งชาติและศูนย์ช่วยเหลือเด็กทารกในโครงการ ฉันสำเร็จการศึกษาระดับปริญญาโทสาขาสาธารณสุขศาสตร์จากโรงเรียนสาธารณสุขศาสตร์มหาวิทยาลัยมหิดลในเดือนพฤษภาคมและมีประสบการณ์ด้านสุขภาพมารดาและเด็ก ความหวังของฉันคือการเรียนรู้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับองค์กรของคุณมากกว่าที่จะสามารถใช้ได้ผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือสิ่งตีพิมพ์ที่ผลิตโดยศูนย์
ฉันวางแผนจะเดินทางไปที่บัลติมอร์ในเดือนหน้าหรือมากกว่านั้นและหวังว่าคุณจะสามารถพบกับฉันในเวลาที่สะดวกสำหรับคุณขณะที่ฉันอยู่ในเมือง เนื่องจากฉันแน่ใจว่าคุณยุ่งมากฉันได้ให้ข้อมูลที่เลือกบางอย่างเกี่ยวกับทักษะและประสบการณ์สำหรับข้อมูลของคุณ
จุดเด่นของคุณสมบัติ
- การวิเคราะห์ด้านความยอดเยี่ยมและความถนัดของโปรโตคอลการวิจัย ได้แก่ การสร้างแบบจำลองทางคณิตศาสตร์การรวบรวมข้อมูลและความสามารถขององค์กร
- ความรู้เกี่ยวกับสถานะทางเศรษฐกิจและสังคมและเรื่องเชื้อชาติ / เชื้อชาติที่เกี่ยวกับสุขภาพของประชาชน
- นักแก้ปัญหาที่สร้างสรรค์และผู้เล่นทีมที่มีประสิทธิภาพ
- ทักษะด้านคอมพิวเตอร์ ได้แก่ SAS, EpiInfo, SUDAAN, MINITAB, Freelance Graphics, Paradox
ประสบการณ์ของฉันรวมถึงการทำงานให้กับสำนักอนามัยแม่และเด็กนิวยอร์กซิตี้กรมอนามัยในปัจจุบัน ในฐานะที่เป็นนักฝึกงานฉันได้เรียนรู้เกี่ยวกับ SIDS ในขณะที่การวิเคราะห์ข้อมูลเพื่อสนับสนุนการประเมินความต้องการของชุมชนสำหรับกรมสุขภาพและการพัฒนาโปรแกรมชุมชน ปัจจุบันฉันเป็นผู้ฝึกอบรม ASPH / CDC / ATSDR สำหรับกิจกรรมความปลอดภัยและการพัฒนาวัคซีนที่ CDC ในตำแหน่งนี้ฉันประสานการพัฒนาโปรโตคอลการติดตามมาตรฐานและการประเมินตัวบ่งชี้สถานะทางสังคมและเศรษฐกิจในโครงการ Vaccine Safety Datalink
หลังจากสำเร็จการศึกษาแล้วผมหวังว่าจะได้มีโอกาสใช้ทักษะเหล่านี้และทักษะอื่น ๆ ในการทำงานในด้านสุขภาพมารดาและเด็ก ฉันหวังว่าคุณหรือสมาชิกในทีมของคุณจะสามารถใช้เวลาในการอภิปรายเกี่ยวกับโครงการของคุณและการริเริ่มใหม่ที่น่าตื่นเต้น ฉันจะติดต่อคุณสัปดาห์ที่ 1 กุมภาพันธ์เพื่อพยายามจัดให้มีการประชุม
ขอแสดงความนับถือ
Mikael Blue
อ่านเพิ่มเติม: สิ่งที่ต้องทำหลังจากการประชุมที่มีข้อมูล | วิธีการเขียนบทสัมภาษณ์ที่ให้ข้อมูลขอบคุณจดหมาย