วิธีการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพ

01 ก่อนอื่นพิจารณาข้อความและผู้รับ

จากนั้นให้คำนึงถึงมุมมองของผู้รับ เขาหรือเธอต้องการข้อมูลใดบ้างที่ต้องดำเนินการหรือเข้าใจข้อความของคุณ ให้ข้อมูลพื้นฐานที่จำเป็น (แต่ไม่มากเกินไป) โปรดระลึกถึงมารยาทที่เหมาะสมสำหรับผู้รับรายนี้ด้วย อีโมติคอนและคำย่อเช่น OMG หรือ LOL ไม่เหมาะสมสำหรับการสมัครงานและอีเมลธุรกิจส่วนใหญ่

02 เขียนบรรทัดหัวเรื่องอีเมลที่เป็นคำอธิบาย

เมื่อคุณเขียนอีเมลอย่าเขียนสิ่งที่คลุมเครือในบรรทัดหัวเรื่องเช่น "hi" หรือ "work-at-home jobs" หรือปล่อยให้ว่างเปล่า อีเมลที่มีหัวเรื่องแบบนี้มีโอกาสที่จะสิ้นสุดในกล่องจดหมายขยะของผู้รับหรือเพียงแค่ละเว้น หากคุณกำลังสมัครงานให้ใส่ชื่อตำแหน่งในบรรทัดหัวเรื่อง ถ้าอีเมลเป็นเพื่อนร่วมงานให้บรรทัดหัวเรื่องเป็นวลีสั้น ๆ ที่สรุปวัตถุประสงค์ของข้อความ ข้อดีอีกประการหนึ่งในการเขียนหัวเรื่องที่อธิบายคือการค้นหาในกล่องจดหมายของคุณจะง่ายกว่าถ้าคุณต้องการค้นหาในภายหลัง บางอย่างที่มีบรรทัดอีเมลเช่น "Question" จะไม่เป็นประโยชน์แม้ว่า

03 ทักทายผู้รับอย่างถูกต้อง

หากคุณรู้จักชื่อผู้รับ แต่ไม่รู้จักเขาด้วยตัวเองให้ทักทายโดยใช้ชื่อเช่น เรียนคุณ Brunelli (ใช้ "Ms. " สำหรับผู้หญิงเมื่อไม่แน่ใจว่า "Mrs. " หรือ "Miss" เหมาะสมหรือไม่) ถ้าคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับเพศคุณเพียงแค่ใช้ชื่อและนามสกุลเช่น Dear Chris Smith ถ้าคุณไม่รู้จักชื่อของบุคคลนั้นให้เริ่มอีเมลของคุณโดยไม่ต้องทักทายหรือใช้คำทักทายง่ายๆเช่น สวัสดี, สวัสดี, ผู้จัดการที่รัก ฯลฯ

ถ้าอีเมลเป็นเพื่อนร่วมงานหรือคนอื่นที่คุณรู้จักใช้ชื่อที่คุณจะใช้ด้วยตนเองหรือทางโทรศัพท์

04 ใช้ไวยากรณ์และเครื่องหมายวรรคตอนที่ถูกต้อง

การใช้ไวยากรณ์ที่ถูกต้องในอีเมลเป็นสิ่งสำคัญมาก ผู้ต้องหาเข้าใจผิดหรือแอบแฝงผู้อ่านลงโทษผู้ส่งสำหรับข้อผิดพลาดทางไวยกรณ์

• Run-On Sentences - เมื่อคุณเขียนอีเมลอย่าลืมช่วงเวลา การหยุดพักชั่วคราวขนาดเล็กช่วยให้ผู้อ่านใช้เวลาในการทำความเข้าใจคำว่า ' ประโยคสั้นช่วยให้สามารถหยุดการทำงานได้มากขึ้น แบ่งประโยคที่ยาวขึ้นแม้ว่าจะไม่ได้ใช้ประโยคทางเทคนิคก็ตาม
• จุลภาค - จุลภาคจำนวน น้อยเกินไปหรือมากเกินไปอาจทำให้เกิดความสับสน เรียนรู้การใช้เครื่องหมายจุลภาคอย่างถูกต้อง
• ข้อตกลงเรื่องกริยา - ประโยคที่มีข้อผิดพลาดประเภทนี้คือธงสีแดงสำหรับนายจ้างที่กำลังมองหาผู้สมัครที่มีทักษะการสื่อสารที่ดี ทบทวนกฎกติกาเรื่องกริยา

05 ตรวจสอบการสะกดและการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่

ใช้ตัวตรวจสอบการสะกด แต่ไม่พึ่งพา ตัวตรวจสอบการสะกดจะไม่จับ "พวกเขา" สำหรับ "หรือ" ที่นั่น "สำหรับ" ของพวกเขา "และข้อผิดพลาดประเภทนี้แสดงถึงความประมาท อย่าใช้คำย่อแบบข้อความเช่น "u" สำหรับ "คุณ" หรือ "tho" สำหรับ "though"

ใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่ที่ถูกต้อง คนส่วนใหญ่รู้จักใช้ประโยชน์จากจุดเริ่มต้นของประโยคและคำนามที่ถูกต้อง แต่หลายคนไม่สามารถทำได้ในอีเมล แสดงว่าคุณไม่สนใจที่จะใช้เศษพิเศษเป็นวินาทีในการกดปุ่ม shift ในทางกลับกันตัวพิมพ์ใหญ่จำนวนมากเกินไปอาจทำให้ผู้อ่านเสียสมาธิได้ หลีกเลี่ยงการเขียนวลีในตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด (ซึ่งแปลได้หลายคำเท่า ๆ กันกับการกรีดร้องด้วยตัวเอง) รวมถึงการใช้อักษรตัวพิมพ์ใหญ่เพื่อเน้นข้อความตัวแรกของคำที่ไม่ใช่จุดเริ่มต้นของประโยคหรือคำนามที่เหมาะสม

06 ใช้การจัดรูปแบบง่ายๆในอีเมล

โปรดทราบว่าโปรแกรมอีเมลทั้งหมดแสดงผลแตกต่างกัน สิ่งที่มีลักษณะสอดคล้องกันอย่างลงตัวบนหน้าจอของคุณอาจทำงานร่วมกันกับคนอื่นได้ ด้วยเหตุนี้อย่าหลีกเลี่ยงการวางเอกสารการประมวลผลคำที่มีการจัดรูปแบบอย่างเช่น ประวัติส่วนตัว หรือจดหมายสมัครงานไว้ในอีเมล ใช้เอกสารที่เขียนในรูปแบบข้อความธรรมดา

ย่อหน้าสั้น ๆ เช่นเดียวกับช่วงเวลาการแบ่งย่อหน้าจะทำให้ผู้อ่านสามารถมองเห็นส่วนที่เหลือได้ คนอ่านอีเมลบนโทรศัพท์มือถือจะได้รับประโยชน์จากย่อหน้าสั้น ๆ แต่โปรดระวังให้ปฏิบัติตามกฎพื้นฐานเกี่ยวกับย่อหน้า

07 กระชับ

อีเมลที่คดเคี้ยวที่ฝังจุดได้รับการจัดกลุ่มและลืมในท้ายที่สุด หรือแย่กว่านั้นก็อาจจะเข้าใจผิดได้ ทำให้วัตถุประสงค์ของคุณชัดเจนโดยใช้ภาษากระชับ

• ขจัดความเพ้อฝัน - เขียนด้วยคำกริยาที่ใช้งานอยู่ "แจ็คส่งแบบฟอร์ม" ใช้คำกริยาที่ใช้งานอยู่ "แบบฟอร์มถูกส่งให้ฉันโดยแจ็ค" เป็นแบบพาสซีฟ แบบพาสซีฟใช้เพียงไม่กี่คำ แต่เพิ่มขึ้น ยิ่งกว่านั้นผู้อ่านต้องการให้จัดเรียงแนวคิดใหม่ ๆ ในหัวของตนเอง
• ยึดติดกับจุด - ต่อต้านการล่อเพื่อเพิ่มข้อมูลหรือความคิดภายนอก บันทึกเหล่านี้สำหรับอีเมลอื่น
• ใช้ Bullet Points - อนุญาตให้ผู้อ่านของคุณใช้เบาะแสในการมองเห็นสิ่งสำคัญ แต่ถ้าสงสัยว่ากระสุนจะแสดงอย่างไรให้ใช้เครื่องหมายดอกจันหรือเครื่องหมายยัติภังค์เพื่อสร้างสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย

08 Sign Email เหมาะสม

หากอีเมลของคุณเป็นค่าเริ่มต้นเป็นลายเซ็นมาตรฐานตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลที่คุณส่งมีความเหมาะสม ลายเซ็นที่มีแถลงการณ์ทางการเมืองหรือชื่อและอายุของบุตรหลานของคุณเป็นเรื่องปกติสำหรับอีเมลส่วนบุคคล แต่สำหรับการใช้ลายเซ็นส่วนตัวของผู้อื่นน้อยลง ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานและนายจ้างของคุณคุณอาจยังคงใช้ลายเซ็นอีเมลของคุณกับข้อความ เลือกสิ่งที่ไม่ขัดแย้งกัน หากคุณกำลังสอบถามเกี่ยวกับงานให้ใช้ลายเซ็นของคุณเพื่อให้ข้อมูลการติดต่อที่เหมาะสมโดยไม่มีคำพูดหรือการปรับเปลี่ยนเป็นส่วนตัว

09 Reread / Rethink ก่อนที่จะกดปุ่ม Send

ตรวจสอบการสะกดและเครื่องหมายวรรคตอนก่อนที่คุณจะกดส่ง ถ้าคุณพบข้อผิดพลาดในอีเมลสำหรับแอปพลิเคชันงานให้แก้ไขแล้วอ่านซ้ำอีกครั้งก่อนที่คุณจะกดส่ง แต่ยัง reread สำหรับเนื้อหา ถ้าอีเมลของคุณยาวคิดเกี่ยวกับวิธีที่จะทำให้กระชับมากขึ้น และหากอีเมลของคุณแย้งหรือเขียนด้วยความโกรธให้กด save not send กลับมาดูอีกสักสองสามชั่วโมงหรือหนึ่งวันต่อมาและดูว่าคุณยังต้องการส่งไหม

อาจเป็นเรื่องที่ต้องทำมากก่อนที่จะส่งอีเมล แต่ถ้าคุณส่งอีเมลที่มีประสิทธิภาพและมีประสิทธิภาพในการจัดอีเมลของคุณคุณจะพบว่าคุณมีเวลามากขึ้นไม่น้อย