รูปแบบนี้เป็นเพียงคำแนะนำเท่านั้น รูปแบบและการปรับแต่งเป็นเรื่องปกติ ต้องการดาวน์โหลดตัวอย่างนี้โดยไม่ใช้กราฟิกใช่หรือไม่? คลิกดาวน์โหลดตัวอย่างที่นี่หรือในเมนูด้านล่าง
องค์ประกอบของ Business Letter ที่ถูกบล็อกเต็มรูปแบบ
ที่อยู่ที่ส่งกลับ: หากอุปกรณ์สเตชั่นของคุณมีหัวจดหมายให้ข้ามรายการนี้ มิฉะนั้นให้พิมพ์ชื่อที่อยู่และหมายเลขโทรศัพท์ของคุณ วันนี้เป็นเรื่องปกติที่จะมีที่อยู่อีเมล
วันที่: พิมพ์วันที่ของจดหมายของคุณสองถึงหกบรรทัดด้านล่างหัวกระดาษจดหมาย สามมาตรฐาน หากไม่มีกระดาษหัวจดหมายให้พิมพ์ที่ด้านบน
บรรทัดอ้างอิง: ถ้าผู้รับต้องการเฉพาะข้อมูลเช่นการอ้างอิงงานหรือหมายเลขใบแจ้งหนี้ให้พิมพ์ลงในบรรทัดหนึ่งหรือสองบรรทัดซึ่งอยู่ต่ำกว่าวันที่ (2) หากคุณตอบกลับจดหมายโปรดดูที่นี่ได้ที่นี่ ตัวอย่างเช่น:
- เรื่องงาน # 625-01
- เรื่องหนังสือของคุณลงวันที่ 1/1 / 200x
โน้ตจดหมายพิเศษ: พิมพ์อักขระตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหากเหมาะสม
ตัวอย่าง ได้แก่
- การจัดส่งพิเศษ
- CERTIFIED MAIL
- ไปรษณีย์อากาศ
ประกาศเมื่อมาถึง: พิมพ์อักขระตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหากเหมาะสม คุณอาจต้องการใส่สัญกรณ์ในจดหมายส่วนตัวเช่นจดหมายลาออก รวมไว้ในซองจดหมายเดียวกัน ตัวอย่าง ได้แก่
- ส่วนบุคคล
- ความลับ
ที่อยู่ภายใน: พิมพ์ชื่อและที่อยู่ของบุคคลและ / หรือ บริษัท ที่คุณส่งจดหมายสามถึงแปดบรรทัดด้านล่างคอมโพเนนต์สุดท้ายที่คุณพิมพ์
สี่บรรทัดเป็นมาตรฐาน ถ้าคุณพิมพ์บรรทัดความสนใจให้ข้ามชื่อของบุคคลนั้นที่นี่ ทำแบบเดียวกันกับซองจดหมาย
สายเตือน: พิมพ์ชื่อของบุคคลที่คุณส่งจดหมาย ถ้าคุณพิมพ์ชื่อบุคคลในที่อยู่ภายในให้ข้ามรายการนี้ ทำแบบเดียวกันกับซองจดหมาย
คำทักทาย: พิมพ์ชื่อผู้รับที่นี่ พิมพ์ Mr. or Ms. [Last Name] เพื่อแสดงความเคารพ แต่อย่าคาดเดาการสะกดหรือเพศ คำทักทายบางอย่างคือ:
- สุภาพสตรี:
- สุภาพบุรุษ:
- Dear Sir:
- ถึงคุณหรือคุณนาย:
- เรียน [ชื่อเต็ม]:
- ถึงผู้เกี่ยวข้อง:
บรรทัดหัวเรื่อง: พิมพ์ความสำคัญของจดหมายของคุณด้วยตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดหรือล้างออกด้านซ้ายหรือกึ่งกลาง กระชับในบรรทัดเดียว หากคุณพิมพ์บรรทัดอ้างอิงให้พิจารณาว่าคุณต้องการบรรทัดนี้จริงๆหรือไม่ แม้ว่าจะไม่จำเป็นสำหรับตัวอักษรที่เกี่ยวกับการจ้างงานส่วนใหญ่ แต่อย่างใดตัวอย่างด้านล่าง
- SUBJECT: RESIGNATION
- หนังสืออ้างอิง
- สอบถามเกี่ยวกับงาน
Body: พิมพ์สองช่องว่างระหว่างประโยค ให้สั้นและตรงประเด็น
การปิดฟรี: สิ่งที่คุณพิมพ์ที่นี่ขึ้นอยู่กับเสียงและระดับของพิธีการ ตัวอย่างเช่น:
- ขอแสดงความนับถือ (อย่างเป็นทางการ)
- ขอแสดงความนับถือ (ปกติไม่เป็นทางการ)
- ของคุณอย่างแท้จริง (สุภาพเป็นกลาง)
- ขอแสดงความนับถือ (เป็นมิตรและไม่เป็นทางการ)
ลายเซ็นบล็อก: ปล่อยให้สี่บรรทัดว่างหลังจาก ปิดฟรี เพื่อลงนามชื่อของคุณ
ลงชื่อเข้าใช้ชื่อของคุณตรงกับที่คุณพิมพ์ลงใต้ลายเซ็นของคุณ ชื่อเป็นตัวเลือกขึ้นอยู่กับความเกี่ยวข้องและระดับของความเป็นทางการ ตัวอย่าง ได้แก่
- จอห์นโดผู้จัดการ
- P. Smith
ผู้อำนวยการฝ่ายสนับสนุนด้านเทคนิค - RT Jones - วิศวกรภาคสนาม
การระบุตัวตน: ถ้ามีคนเขียนจดหมายสำหรับคุณเขาหรือเธอมักจะใส่ชื่อย่อของตัวละครสามตัวไว้ด้วยกันทั้งสองตัวด้วยตัวอักษรตัวพิมพ์เล็กทั้งหมด หากคุณพิมพ์จดหมายของคุณเองเพียงข้ามไปเนื่องจากชื่อของคุณอยู่ใน Block ลายเซ็นแล้ว รูปแบบทั่วไปอยู่ด้านล่าง
- JAD / ซม.
- JAD: ซม.
- CLM
โน้ต Enclosure: บรรทัดนี้บอกให้ผู้อ่านมองดูซองจดหมายเพื่อดูข้อมูลเพิ่มเติม พิมพ์เอกพจน์สำหรับสิ่งหนึ่งสิ่งที่แนบมาเป็นพหูพจน์เพียงอย่างเดียว ถ้าคุณไม่ใส่อะไรให้ข้ามไป รูปแบบทั่วไปอยู่ด้านล่าง
- กรงขัง
- เปลือกหุ้ม: 3
- สิ่งที่แนบมา (3)
cc: แทน สำเนาที่ได้รับความอนุเคราะห์ ( สำเนา เดิมของคาร์บอน) แสดงรายชื่อบุคคลที่คุณแจกจ่ายสำเนาตามลำดับตัวอักษร หากที่อยู่มีประโยชน์ต่อผู้รับจดหมายให้รวมไว้ด้วย ถ้าคุณไม่ได้คัดลอกจดหมายของคุณให้ใครให้ข้ามไป
เคล็ดลับทั่วไป
- แทนที่ข้อความในวงเล็บ [] ด้วยคอมโพเนนต์ที่ระบุไว้ อย่าพิมพ์วงเล็บ
- พยายามเก็บจดหมายไว้ในหนึ่งหน้า แต่ดูหน้า 2 ของตัวอย่างนี้ถ้าคุณต้องการหน้าต่อ ๆ ไป
- จำนวนเส้นว่างเปล่าที่คุณเพิ่มระหว่างบรรทัดที่ต้องมีมากกว่าหนึ่งบรรทัดขึ้นอยู่กับจำนวนพื้นที่ที่มีอยู่ในหน้าเว็บ
- เช่นเดียวกับอัตรากำไร นิ้วครึ่งหนึ่ง (108 จุด) สำหรับตัวอักษรสั้นและหนึ่งนิ้ว (72 จุด) สำหรับตัวอักษรที่ยาวขึ้นเป็นมาตรฐาน หากมีหัวกระดาษจดหมายตำแหน่งจะกำหนดส่วนบนสุดในหน้า 1
- หากคุณไม่ได้พิมพ์ส่วนประกอบที่เป็นทางการมากขึ้นอย่าปล่อยให้พื้นที่ว่าง ตัวอย่างเช่นหากคุณไม่พิมพ์บรรทัดอ้างอิงข้อความพิเศษในการรับจดหมายและประกาศเมื่อมาถึงให้พิมพ์ที่อยู่ภายในสี่บรรทัดด้านล่างวันที่